מי קרא את המייל שלי? הבעת דעה שימושית 

כל מי שעובד או עבד בחברת הייטק ובעיקר בחברות הגדולות שבהן יודע שהתוכנה הראשונה שמפעילים בבוקר כשפותחים את המחשב (לעיתים לפני הקפה של הבוקר) היא OUTLOOK וזה גם החלון שמלווה את שורת המשימות לאורך כל היום ולמי שעובד עם לקוחות עם חו"ל גם בלילה וגם ביום שאחרי...

אני לא חושב שאוכל להעלות על דעתי עוד כלי עבודה נוסף עם פוטנציאל שימוש לרעה כמו התוכנה הזו ובמיוחד כאשר ניתן לכל דכפין ונמצא בשימוש של כל זב חוטם בחברה אשר בוחר לכתב את כל העולם כאשר הוא מגלה שבמדפסת שנמצאת בקומה 3 (ליד הפטיו) נגמר הטיונר.

דבר ראשון שאפשר להגיד על הקונספט הזה בארגון הוא שקריאת מיילים גוזלת הרבה מאוד זמן, זה שוד לאור היום ואחד המטרדים הגדולים ביותר במקום עבודה מודרני. אני לא מדבר דווקא על "דואר זבל" שמגיע מכל מיני אנשים שמתעקשים לשלוח אלייך סרטונים של פרסומות לבירה שאבד עליהם הכלח. אלא "דואר זבל" פנים ארגוני.

כמויות הדואר האלקטרוני שרצות בין מחשבי החברה הם פשוט בלתי נתפסות.
לפחות חצי מהמיילים שמגיעים לא ממוענים לאדם הנכון שבאמת צריך להיות מיודע והרבה מאוד מהמיילים הם "לידיעה" עבור כל העולם, אשתו ובני דודו. זה מרגיז, מתסכל שתיבת הדואר נסתמת אחת ליום ושהרבה זמן מתבזבז בניסיונות כושלים לעצור את שטף המיילים הזורמים.

כאשר תיבת הדואר שלכם מוצפת במיילים פנים ארגוניים באופן שלא מאפשר לכן להשתמש,אין דרך יותר טובה מאשר להגדיר זאת כשימוש לרעה. Abuse. ניצול רע של דרך תקשורת לגיטימית בצורה לא הגיונית ולא מקובלת.

לדעתי, כדי לפתור חלק מהרעה החולה הזו אפשר וצריך לבצע כמה צעדים בונים אמון בינינו ולבין השד הזה שמסתתר בתוך ערימת המיילים ולשלוט בשטף הלא הגיוני הזה שכן, אחרת, כבר עדיף לחזור לשיטת המזכרים על השולחן הזכורה לטוב משנות השבעים המוקדמות.

ההתחלה היא פשוטה מאוד ותלויה בידיים שלכם (מילולית). תפסיקו מיידית לשלוח מיילים בתפוצה כלל עולמית כבדרך קבע. לא צריך לכתב את המנהל של המנהל ואת המנהל של המנוהל או את כל המחלקה. זה מטופש. זה פרנואידי. ובעיקר מעצבן. והכי גרוע שברגע שתא שולח מייל כזה אתה יכול לצפות לעשרים מיילים חוזרים תוך שתי דקות כי לכל ישראלי יש מה להגיד בנידון ואין שום סיכוי שהוא יפספס את ההזדמנות לענות לכם.

אני מוכן לחתום שהוא גם יצרף אנשים נוספים שלא היום מכותבים למייל המקורי וזה רק יגרום לאווירה לוהטת יותר ולשרשרת מיילים נוספת. תהיו חכמים תשאירו את הדיונים לחדר ישיבות וגם את זה תעשו בצורה ממוקדת וקצרה.

הפעמים היחידות שבהן אני רואה לנכון לשלוח מיילים בתפוצה רחבה (לא צריך להגזים) הן כאשר רוצים אולי להודות למישהו או לצוות על עבודה שנעשתה. וגם עם זה לא צריך להגזים.

ובכלל לגבי מיילים. אנשים קוראים מיילים ומתייחסים לזה כמו אל שיחה פנים אל פנים. אני הייתי "שומר את צעדי" בעניין הזה. לעיתים, אפילו אם "השיחה" היא סביב נושא מקצועי וחסר רגשות, כל סימן קריאה או מילה שנכתבה בכתב מודגש עלולה לעורר תגובה חוזרת. אנשים לא מבינים אחד את השני במיילים ושימוש במחוות מוגזמות עלול להתפרש בצורה לא נכונה.

בעניין הזה, הפתרון שלי פשוט. אני משתמש בסגנון גופן משעמם ביותר וללא הדגשות או צבעים מיותרים. המיילים שלי קצרים ותמציתיים ולא מביעים דעה חריפה אלא אינפורמציה יבשה ועניינית, בעיקר עובדות. כל השאר עושים פנים מול פנים.

אין מה להביע רגשות במיילים, זה לא מובן וזה לא הכלי המתאים. תשמרו את זה למקומות אחרים. צריך לזכור שמיילים זה תכתובת שקל מאוד להעביר הלאה, לתייק ולשמור וגם לעשות בה שימוש (עריכה) בניגוד לתכנון המקורי.אתם יכולים בקלות למצוא את עצמכם במצב שבו כתבתם משהו אישי או מתלהם במייל ואחר כך המייל הזה מועבר הלאה בלי שיש לכם אפשרות לשלוט או להתחרט.

לו רק היה לי שקל על כל מקרה כזה שמייל הגיע לעיניים הלא נכונות. בקיצור, תתאפקו. אם יש לכם להגיד למישהו משהו חריף תשמרו את זה לפגישה או למסדרון. לא במיילים.

ואם כבר אנחנו עוסקים בעניין הזה. יש לזכור שמיילים מייצגים אתכם. לא משנה איזה מייל או מי המכותב אליו.שימו לב תמיד לשפה ולבחירת המילים והעימוד (אתם לא באמצע שיחה), שימוש מושכל בבדיקת איות גם יימנע שגיאות כתיב מביכות. וכדי להשלים את המגע האישי כדאי ברוב המקרים (בעיקר במיילים רשמיים) להוסיף בתחתית המייל חתימה דיגיטאלית שמייצגת אתכם. בעניין החתימה הדיגיטאלית אני ממליץ להשתמש בתוכנות (חינם) שמייצרות חתימות מעוצבות לפי הטעם האישי לכם. בעידן הדואר האלקטרוני שמבוסס על HTML השמיים הם הגבול.

עד כאן לגבי שליחה מושכלת של מיילים.

ובנושא ההתמודדות עם שטף המיילים "הלגיטימיים" שסותם את התיבה, גם כאן יש ,לדעתי, דרך נכונה יותר להתנהלות. אני אתחיל דווקא מהסוף באופן שיצמצם בצורה מסיבית את כמות המיילים שאינם רלוונטיים ישירות אליכם.

תעשו פעם אחת מעבר ייסודי על המיילים שמגיעים אליכם ביום עבודה נתון. כמה מהם באמת מעניינים אתכם? כמה מהם חשובים לקריאה מעמיקה וכמה מהמיילים באמת צריכים להיות מונחים על שולחנכם לטיפול? לא הרבה. אתם תגלו שנושאים חשובים באמת לטיפול לא מגיעים במייל. ושיש מיילים שאפשר לקרוא מאושר יותר או לא לקרוא בכלל.

אחת השיטות לסינון מיילים שאינם "מעניינים" היא לפתוח תיקייה ולהעביר אליה באופן אוטומטי (על ידי rule) מיילים שאתם מכותבים אליהם ב - CC בלבד. כן, אני יודע שזה מפחיד בהתחלה אבל עומדת מאחורי זה אסטרטגיה שלמה. תחשבו על זה מזווית הראייה הבאה: מי שכתב מיילים ומכתב אתכם ב- CC בלבד לא התכוון שתבצעו פעולה או משימה כלשהי בעקבות המייל. המייל מופנה לאדם אחר, לא אליכם. וזה מוריד את מידת הדחיפות שבה אתם צריכים לקרוא את המייל הנ"ל. אתם תתפלאו לגלות כמה מיילים מגיעים לתיקייה הזו ומה גדול המספר של המיילים שדילגתם עליהם ופשוט לא התרחשה שום טרגדיה עקב כך. בסוף היום או אחת לשבוע, מי שתבחרו, צריך פשוט לעבור על התיקייה, לראות אם משהו לא התפספס או הגיע לשם בטעות ואז, למחוק (shift delete). נגמר. לא מעניין. ושבפעם הבאה יפסיקו להטריד אתכם בזוטות שאינם נוגעות לכם.

בכלל, בנושא מחיקת מיילים, אני לא מבין מה הבהלה של אנשים ומדוע הם נמנעים בצורה כל כך אובססיבית מלמחוק מיילים. אני מכיר אנשים שמתייקים כל מיילים ומייל ומגיעים לתיבות דואר בעלות גודל מפלצתי. תוכנת OUTLOOK איטית שנסתמת כל כמה דקות ואי אפשר עכב כך לשלוח מיילים או לעבוד בצורה רציפה בלי לקבל הודעות שצריך למחוק. מיילים הם לא תחליף לשיטות עבודה מסודרות ואם הגעתם למצב שבו אתם מתייקים תכתובות כדי להוכיח אנשים בשעת הצורך, משהו בשיטת העבודה שלכם לא תקין או בשיטת העבודה וההתנהלות של הארגון. מיילים זה כלי להעביר אינפורמציה באופן מהיר במקום יונת דואר. לא יותר.

ארגונים מסוימים (למשל זה שאני עובד בו נכון לכתיבת שורות אלו) שולחים מידי פרק זמן כלשהו (פעם בשעה) מיילים אוטומטיים. בדרך כלל אלו מיילים שנשלחים ממערכות תוכנה ומציינים תקינות של תהליך שרץ והצליח או נכשל. מספר עובדים חששניים שאני מכיר נרשמו לקבל חיוויים מכל מערכת שקיימת ובפרט שיהיו בשליטה ויידעו מה קורה עם המערכות. דבר אחד אי יכול להגיד, כשנסתמת להם תיבת הדואר, הם לא בשליטה ומלבד סימני עצבנות ודאגה לא רואים דבר. בטלו את ההרשמות האלו או העבירו גם אותם לתיקייה ייעודית שבודקים אותה אחת ליום ותתרכזו במיילים החשובים.

בכלל, בתוך סדר העדיפויות, קריאת מיילים היא לא פעולה דחופה. אפשר ורצוי לרכז את קריאה המיילים לשעות מוגדרות מראש. אני קורא את המיילים בצורה מרוכזת בתחילת היום ובסופו, אם אני אשב ואנסה לקרוא מיידית כל מייל שמגיע וגם ולענות עליו, אני לא אצליח לעשות את העבודה שלי.

הדבר נכון לגבי כל אחד, אני לא מכיר מישהו שהתואר שלו בעבודה הוא "קורא ועונה למיילים", אולי אנשים שתפקידם הוא צנזורה לסוגיה. מלבד זה אני בטוח שיש לכם דברים אחרים וחשובים יותר לעשות. ולאלו שפונים אליי בתלונה חצופה כדי לשאול אם קראתי את המייל שהם שלחו בדיוק לפני עשר שניות אני עונה בלי היסוס "שיש לי עוד דברים לעשות מאשר לשבת מול המחשב ולחכות למייל המאוד חשוב שהם כתבו שלא מחדש שום דבר מעבר למה שכבר ידוע." הכול בחיוך. אבל זה באמת מרגיז שמישהו ששלח מייל לפני כמה שניות בא בתלונה בשעה שהדיו עוד לא התייבש. באמת שיש דברים יותר חשובים לעשות.

כאשר בכל אופן מתחילים לקרוא מיילים צריך להקפיד על שיטה מושכלת. אני מתחיל תמיד לקרוא כמובן את המיילים האחרונים שהתקבלו. בדרך כלל מהיום האחרון או אתמול. כל מה שהגיע לפני שבוע בדרך כלל כבר לא רלוונטי ובא על פתרונו.

כך שאת המיילים הישנים אפשר ברוב המקרים למחוק אחרי רפרוף מהיר או לוותר בכלל על קריאתם. לאחר מכן, כדאי לקרוא מיילים שהגיעו מאנשים ספציפיים בחברה, יש אופציה למיין את המיילים לפי שם השולח. ואם עוסקים כבר בפוליטיקה ארגונית, להתחיל לקרוא את המיילים של המנהלים שלכם, לאחר מכן את המיילים שמקדמים את העניינים שלכם בעבודה ורק אחר לצלול מטה בסולם החשיבות. זה נשמע מעט מניפולטיבי אבל זו הדרך הנכונה להתנהל. כל שאר המיילים ומכתבי השרשרת שקיבלתם לא יקדמו אתכם בעבודה.

ההערות לגבי סדר עדיפויות בקריאת מיילים לא תופסות לגבי מצב שבו אתם חוזרים לעבודה לאחר חופשה ארוכה (מעל שבוע) או שירות מילואים. מי שהתנסה בוודאי שיודע שברגע שהוא פושט את המדים הצבאיים וחוזר את הכיסא המשרדי מחכים לו בתיבת הדואר כמה מאות מיילים שגם אם יירצה אין שום סיכוי שיוכל להדביק את הקצב.

מה שרצוי לעשות (לא לפחד) זה פשוט להעביר את המיילים למקום צדדי או למחוק אותם ולהחיל מתיבת דואר נקייה. גם ככה רוב המיילים כבר לא רלוונטיים ואם הייתי בשירות מילואים וחזרתם בוודאי שמתם לב שהחברה לא התמוטטה ושהסתדרו טוב מאוד גם בלעדיכם. אני מקווה שלא לקחתם LAPTOP כדי לקרוא מיילים. זה כבר ממש פשע.

בכלל, כאשר יוצאים לחופשה או מילואים, תקפידו להפעיל את ה - Out of Office עם הודעה רלוונטית. זה נחמד אדיב ושירותי ומקטין את סף התסכול של עמיתים לעבודה שלא מבינים למה אתם לא עונים למיילים שלהם בשעה שאתם גולשים לכם במורד איזה מדרון סקי בשוויץ. בהודעה תשאירו פרטים של מי שמחליף אתכם, מתי אתם חוזרים? ואיך אפשר להשיג אתכם במקרים דחופים בלבד. וכשאתם חוזרים אל תשכחו לכבות את ההודעה.

ומהצד השני יש מנגנון אחר שאותו דווקא אנשים לא שוכחים להפעיל ואפילו עושים בו שימוש יתר על המידה. יש אופציה בדואר אלקטרוני לדעת אם המכותב קרא או לא קרא את המייל ששלחתם (read request) ואז אתם מקבלים חיווי בחזרה לגבי כך. נחמד. אבל שימו לב מתי וכמה אתם משתמשים במנגנון זה. קחו בחשבון שזה שמקבל את המייל גם מקבל ברוב המקרים הודעה "שעוקבים אחריו" וזה לא תמיד מתקבל בברכה. בכל מקרה, זה לא הגיוני, לא נכון ואנטי סוציאלי להוסיף המעקב הזה לכל הודעה שיוצאת מתיבת הדואר שלכם. זה משדר פרנואידיות וזה לא נעים למי שמקבל את הודעה. אני ממליץ להשתמש בזה רק במקרים הכרחיים.

ולסיום, וכפי שאני תמיד אומר, לא ניתן להחליף יחסי אנוש בריאים בשום אוסף של פולסים אלקטרונים שמשודרים ברשת מחשבים. בחברה שבה אני עובד מספר לא מבוטל של עמיתים קיבלו ממני "שטיפה" הגונה לאחר שניצלו לרעה את הפריבילגיה לשלוח אלי דואר אלקטרוני.בפעם הבאה, אני חוסם. ;-)