השימוש בטכנולוגיה מבוססת ענן לניהול משימות אחזקת בניינים והשפעתו על עתיד חברות ניהול ועד הבית בישראל 

ניהול ועד בית, הכולל ניהול ואחזקה של בניינים מרובי קומות ועמוסי מערכות מכניות מורכבות, כבר מזמן אינו עניין פשוט לביצוע. כמות המשימות, מורכבותן, הצורך לבצע מעקבים אחרי ביצוען הופכת ניהול בניין מגורים או משרדים לפרויקט רב שלבי, המצריך שילוב של ידע ומיומנות, שימוש במגוון רחב של מקורות וספקים, ואשר מעורבים בו עלויות, מקורות וזמן. ניהול הפרויקט הינו למעשה יישום מלא של אלמנטים אלה, תוך לימוד והסקת מסקנות לשיפור מתמיד וזאת על מנת לעמוד בדרישות השירות להן התחייבה חברת הניהול כלפי הדיירים ובעלי הנכסים. מחקר שערכתי מגלה תוצאות עגומות בכל הנוגע לקיום התחייבויות השירות של חברות הניהול והאחזקה ומצביע על חוסר שביעות רצון מובהק מרמת ואיכות השירות בקרב מקבלי השירות, הלוא הם דיירי הבניינים ובעלי הנכסים. במאמר זה אסקור את המצב הנוכחי בשוק חברות הניהול והאחזקה, אציג את הסיבות לאי עמידתן של החברות בייעדי השירות ולחוסר שביעות הרצון של לקוחותיהן בכל הנוגע לאחזקת בניינים ולניהולו השוטף של ועד הבית, ואציע פתרון מבוססי טכנולוגית ענן, לשינוי מצב זה.

בינואר 2007 הוציאה ועדת המחקר והמידע של הכנסת דוח "קשיים בניהול בתים משותפים"[1] , בו נחקרה מורכבות הניהול והתחזוקה של בניינים רבי קומות. דוח זה מספק תמיכה איתנה לטענה כי חברות הניהול והאחזקה, ברוב המקרים, אינן מספקות פתרונות יעילים לניהול הבית המשותף ולטיפול בו וכי על אף הנטייה הרווחת בשנים האחרונות לבחור בשירותיהן של חברות ניהול ואחזקה, בייחוד בבניינים רבי קומות, דיירים רבים מתלוננים שהן אינן עומדות בהתחייבויותיהן לאורך זמן או שרמת השירותים שהן מספקות יורדת לאחר זמן מה. הסיבות למצב זה רבות ומגוונות, החל בחוסר סטנדרטים ותקנים רשמיים לתחזוקת בניינים מגורים, דרך העלויות הגבוהות הנדרשות לצורך מתן שירותי אחזקה ברמה הנדרשת למערכות מכניות מורכבות, ריבוי חברות קיקיוניות בתחום, כישורי ניהול (ותמחור) נמוכים של העומדים בראש החברות, וכלה בתחרות הולכת וגוברת ושחיקת שולי הרווח של החברות, שגוררת אי עמידה בהתחייבויות, ובמקרים קיצוניים פשיטת רגל והעלמת כספי דיירים. אך הסיבה העיקרית והנפוצה ביותר לאי עמידה בהתחייבויות השירות של חברות הניהול והאחזקה נובעת מאי שימוש באמצעים טכנולוגיים לצרכי ניהול פרויקטים של אחזקת בנייני מגורים ומשרדים. טענתי היא ששימוש בתוכנות ניהול משימות עוזרת לא רק לשפר את ביצועי חברות הניהול והאחזקה, אלא שתרומתה העיקרית היא בהנעת  תהליכי הסקת מסקנות ושיפור הקצאת משאבים תוך שימוש במדידה ובחינה כמותיים של נתוני עבר. חישבו על מערכת, שאוגרת נתוני אמת על כמות המשימות הפתוחות, מי טיפל בהן ובמשך כמה זמן. כמה אנשים עובדים על משימה, ומה היו העלויות בפועל. דמיינו מערכת שמתריעה כשמשימות לא נסגרות תוך פרק זמן מוגדר מראש וששולחת הודעות למנהלים כשכמות המשימות הפתוחות לאורך זמן עוברת רף מסוים. ומה אם ניתן לפלח את הנתונים האלה פר נכס מנוהל ובצורה גרפית? קיבלנו מערכת אוטומטית ש"דואגת" שהחברות יוכלו להפיק לקחים ולתגבר כוח אדם ולהקצות שעות עבודה נוספות במקומות הנדרשים. וזהו רק צד אחד של היתרונות. הצד השני, והחשוב לא פחות, הוא השקיפות כלפי הדיירים, שמתקבלת משימוש בטכנולוגיה כזו. חוסר שביעות הרצון של דיירי הבניינים נובע בבסיסו מאי תאום ציפיות ומאכזבה. רישום המשימות ופרסומן באתר האינטרנט של החברה מביא לשקיפות של חברת הניהול מול הדיירים. פרסום רשימת המשימות כמוהו כהצהרת החברה על התחייבויותיה בפועל (ולא רק בחוזה). הדיירים מקבלים רשימה מוסדרת של השירותים אותם הם אמורים לקבל ונוצר תאום בין הציפיות לבין הביצוע. זהו הבסיס לשיתוף פעולה פורה וארוך טווח בין חברת ניהול ואחזקה לבין דיירי הבניין אותו היא מנהלת.

אנחנו בהום קר התחלנו להשתמש במערכת מבוססת ענן בתחילת שנת 2011. בעבר הלא רחוק, הקמת מאגר נתונים כזה וניהולו השוטף לא היה אפשרי עבורנו בגלל עלויות ההקמה הראשוניות והעלויות השוטפות הגבוהות הנדרשות לתפעולו. כעת, פתרונות טכנולוגיה מבוססי ענן, מאפשרים לעסקים קטנים ובינוניים כשלנו להקים ולנהל מרכזי מידע בעלויות סבירות. כמנהל בחברה אני יכול להעיד כי השימוש במערכת שיפר בצורה דרמטית את יכולת הניהול ומוטת השליטה שלי. המערכת נותנת לי אפשרות להקצות משימות לעובדים שלי, לעקוב אחרי ביצוען, ולקבל תמונת מצב עדכנית, בכל שלב, על הנעשה בכל נכס ונכס אותו אנחנו מנהלים. המערכת עוזרת לי ולמנהלים האחרים בחברה לתכנן בצורה יעילה את העבודה לזמן הקרוב. אני יודע כמה משאבים (בעיקר זמן וכוח אדם) הוקצו בעבר למשימה מסוג מסוים ואני מקצה בהתאם משאבים למשימה דומה. פרסום רשימת המשימות לכל בניין ובניין באתר האינטרנט שלנו מייתרת את הצורך של הדיירים לשאול שאלות - כל השירותים אליהם התחייבנו מרוכזים באתר האינטרנט שלנו ובצורה שקופה. הדיירים יכולים להיכנס לאתר ולבדוק את סטטוס ביצוע המשימות. אנחנו מספקים שקיפות מלאה גם בכל הנוגע להכנסות וההוצאות של הבניין. באתר שלנו ניתן למצוא דוחות הכנסות והוצאות מפורטים ולכל אחד מהדיירים יש גישה לדוחות הללו. אחת לשבוע נפגשת הנהלת החברה ואנחנו מנתחים יחד את אופן ביצוע המשימות בשבוע שעבר במטרה לשפר תהליכים להבא. כך אנחנו יכולים להגדיר תכנית פעולה, לפרק את המשימות לתת משימות ולהעבירן לביצוע בתוך המחלקות, לייצר תקשורת ברורה ועקבית עם העובדים והספקים הנוגעים לביצוע, לזהות צווארי בקבוק ולהקצות משאבים בצורה יעילה. איסוף הנתונים מתבצע על ידי העובדים שלנו. במשרד מכניסות המזכירות את המידע הגולמי לתוך מאגר נתונים ייחודי מבוסס ענן. המנהלים שולפים מידע מפולח המעניין אותם. לקוחותינו ניגשים למידע ספציפי אודות הנכס שלהם דרך אתר האינטרנט שלנו.

השימוש בטכנולוגיה חדשה מבוססת ענן לניהול משימות הניהול והתחזוקה עוזר לנו בהום קר להגדיר, לבצע ולבקר באופן דינמי תהליכים, שבחברות אחרות מנוהלים באמצעות משלוח מספר רב של הודעות דואר אלקטרוניות ומסמכים רבים וגורמים לעומס מידע, לחוסר יעילות ולאי עמידה ביעדים. אנחנו מסוגלים לעבד נתוני עבר ולבסס עליהם קבלת החלטות עתידית. הדיירים בבניינים שאנחנו מנהלים יכולים בכל רגע נתון לקבל מידע עדכני אודות הפעילות והשירותים המתבצעים בנכס שלהם באמצעות אתר האינטרנט שלנו. אנחנו בהום קר מאמינים ששימוש בטכנולוגיה ייעודית לניהול משימות תחזוקה יביא לשיפור משמעותי ברמת ניהול ואחזקת המבנים בארץ וברמת שביעות הרצון מן השירותים שמספקות חברות הניהול והאחזקה.

[1]  רועי גולדשמיט, קשיים בניהול בתים משותפים, הכנסת מרכז המחקר והמידע, 4 ינואר 2007