תיבת הדואר בבית מלאה בימים אילו בדואר פרסומי רב שאנו זורקים בפח שליד תיבת הדואר בכניסה לבית
למרות זאת עדיין ממשיכים להגיע אלינו דברי דואר רבים מגורמים רבים אשר סיפקו לנו שרות לביתנו.
אפשרות נוספת לחסוך בנייר ובדואר המגיע לתיבת הדואר היא בפנייה אל בית העסק בבקשה שישלח חשבונית או דברי דואר מקוונים.
כיום בנקים, חברות כרטיסי אשראי, סלולר ותקשורת שולחות לבתי הלקוחות חשבוניות מקוונות שניתן לשמור בתיבת הדואר האלקטרוני.
מה שנשאר אילו מסמכים המגיעים מרשויות אחרות כמו , רשות השידור, רשות מקומית, בתי ספר , רישוי, ביטוחים שבד"כ מחויבים עדיין לשלוח חומר
פיזי אל הלקוחות.
ומה עושים עם כל הניירת הזו?
ראשית רצוי לשמור אותה על פי חוק 7 שנים כיוון שישנה התיישנות רק לאחר 7 שנים, ואולי נרצה לתבוע רשות כלשהי , או שמישהו יבקש מאיתנו משהו.
ולכן מסמכי מקור רצויים בהישג יד.
שנית – ניתן לשמור את החומר בקלסרים או לחילופין להשתמש בתוכנת ניהול מסמכים שמאפשרת סריקת החומר – וצירוף המסמכים שמגיעים גם לתיבת הדואר האלקטרוני
ובכך לנהל את כל המידע שלנו במקום אחד מרכזי.
בדרך זו ניתן לחסוך בנייר מאוחסן. ניתן לגבות את החומר, וגם לשמור אותו לתקופה יותר ארוכה.
עלויות של תוכנות ניהול מסמכים ביתיות זולות יחסית ועולות כמה מאות דולרים. בדרך זו הבית יותר מסודר וניתן לאתר כל מסמך בלחיצת כפתור.
כמובן שיש לקחת בחשבון מחשב המאפשר אחסנת נתונים והתקנת תוכנות לניהול מסמכים, חיבור למכשיר משולב הכולל מדפסת וסורק וכן חיבור לרשת האינטרנט.
למי שלא מעוניין לרכוש תוכנה לניהול מסמכים תמיד יכול להעלות לרשת האינטרנט לאתרים המאפשרים איחסון מידע ותמונות את המסמכים , אתרים אילו בדרך כלל מאובטחים
ומאפשרים אחסנת מידע של כמה ג'יגות ללא תשלום.
אנו לרשותכם בכל עת פנו אלינו ונוכל לסייע לכם בפתרון הבלגאן בבית.
רונן כהן צמח בעל תואר שני מוסמך מנהל עסקים בהתמחות מערכות מידע משמש כמנכ"ל ובעלים של חברת ארכיביון מקבוצת ארכיב גרופ. החברה משרתת אלפי עסקים ברחבי ישראל במתן שירותי ארכיב . בנוסף משמש רונן כיו"ר ארגון חברות הארכיב תחת איגוד לשכות המסחר וכן כמנהל ארכיון מוסמך מטעם גנזך המדינה. רונן חבר כנציג ישראל בארגון העולמי של חברות ארכיב prism .
