איך להפיק אירוע מושלם מבחינת הלקוח? 

איך להפיק אירוע מושלם מבחינת הלקוח?

כשזוג מחליט לערוך חתונה רמת הציפיות שלו גבוהה מאד, הם רוצים שהאירוע שלהם יהיה הכי מיוחד, במקום הכי יפה והאוכל הטעים ביותר. הם רוצים שידברו על האירוע הזה הרבה זמן אחרי החתונה ובעיקר על האוכל...

מה עושים כדי להפוך את האירוע לכזה?

• 1.      ההתחברות ללקוח צריכה להיות מהרגע הראשון- עוד לפני סגירת החוזה ביניכם צריך להבין את הטעם, המורכבות, האופי, הקונספט ולהתחבר. לרכוש את אמונו. אם לא כן לא יהיה אירוע מוצלח מבחינת הלקוח.
• 2.      משדרים בטחון ומקצועיות בכל תחום- עוברים על האירוע, ההכנות, הצרכים של כל שלב בהכנות ומכינים רשימות מסודרות.
• 3.      זמינות- 24 שעות במידת הצורך. הלקוחות צריכים את הביטחון שיש להם כתובת מרגיעה בכל שעה, במיוחד ככל שמתקרב התאריך...
• 4.      קשר ישיר עם הלקוח הדומיננטי ביותר- במידה וזה אחד או שמעורב פה קרוב משפחה. לא לפספס את עניין חשיבות השליטה מבחינת הלקוח על האירוע שלו.
• 5.      מוצאים מקום יפה ומיוחד שמתאים לחלום שלהם, לצרכים, לתקציב ולקהל.
• 6.      קובעים 3 טעימות- לא צריך יותר. שלושת החברות צריכות להיות בהתאם לתקציב ולטעם הלקוחות.
• 7.      מכינים טבלת תקציב- מכניסים את כל נתוני האירוע ומעדכנים את הלקוחות בכל שלב. במידה ויש חריגה בתקציב היא צריכה להיות רק מצד הלקוח. המפיק תמיד צריך לנסות לחסוך ולא להגיע למקסימום התקציב על מנת שללקוח תהיה הרגשה טובה שגם חסכנו לו.
• 8.      מעדכנים את הלקוח בכל שלב- כל דבר שנסגר סופית מדברים עליו ומעדכנים.
• 9.      בעלי מקצוע לאירוע- מוצאים מראש את מי שמתאים להם אישית. כידוע יש הרבה בעלי מקצוע התחום האירועים שהם ברמה גבוהה מאד, החוכמה היא לחבר בין האנשים המתאימים ביותר.

10. בדיקת לחץ ומצב רוח- ככל שמתקרב האירוע לתת תחושה שהמפיק הוא הביטחון, המרגיע, העוזר. הלקוחות צריכים את זה, גם הקשוחים ביותר.

11. הגשמת כל החלומות- בדיקת התוספות, הכנסה לפרופורציה במידה וזה יקר מאד, שכנוע של הדברים החשובים באמת מול מה שמיותר וחבל להוציא כסף.

12. סגירת כל הקצוות- פגישות ספקים מקצועיות, העברת רמת הציפיות, נתינת אינפורמציה מדויקת על הלקוח.

13. ביום האירוע- דאגה לביצוע מושלם של כל הנוגעים בדבר.

14. באירוע עצמו- הלקוח הוא המרכז, דאגה לצרכיו- אוכל, שתייה, הורדת לחץ, היכן לעמוד, מה לעשות בכל שלב.

במידה ותקפידו לקחת אירועים שמתאימים לכם, תתחברו ללקוחות, תקשיבו להם, תזרמו איתם, בסופו של דבר זה ישתלם לשני הצדדים. הסיפוק הוא אין סופי כאשר הלקוח מאושר!

בהצלחה.

הדס קרן

יועצת לחברות קייטרינג וגני אירועים ומפיקת אירועים.