מנכ"לים ובעלי עסקים רבים מבינים את חשיבותו של ניהול המידע בעסק, אך כשמדובר בניהול תקציב וניהול הוצאות, הניסיון מראה כי דברים עשויים להשתבש ומידע קריטי להמשכו התקין של הארגון עלול ללכת לאיבוד. איך זה קורה ומה ניתן לעשות כדי למנוע זאת? בכתבה הבאה.
ניהול מידע – זו מילת הבאזז החזקה ביותר כיום בניהול עסקים. כמות המידע שזורמת בעסק – קטן כגדול – היא אדירה ומצריכה התייחסות בהתאם. בגדול, ניהול מידע כולל את ניהולו של כל המידע שזורם בעסק, לרבות ניהול תקציב ובקרת תקציב. כאן לא מדובר רק בתיעוד, תיוק ושליפה מהירה של המידע, אלא גם בניהולו.
כלומר, שימוש במידע המצטבר לצורך לקבל החלטות מושכלות יותר, המבוססות על מידע קונקרטי הנמצא בידי הארגון: מידע על לקוחות, על פרויקטים, על ספקים, עובדים וכולי. כל אלה מתאפשרים באמצעות תוכנות שונות לניהול מידע בעסק.
כיום רבים חושבים כי כל תוכנה ל-ניהול מידע מספיקה על מנת לעשות את העבודה. האמנם?
תוכנה לניהול הוצאות ו-תוכנה לניהול תקציב
בשוק קיימות כיום תוכנות רבות לניהול מידע. ביניהם תוכנות מדף המציעות תכונות רבות ומגוונות, אך עם יכולת דלה להתאמה מלאה לעסק. מעברו השני של המתרס נמצאות תוכנות הבנויות בהתאמה אישית לצרכי העסק. אלה לרוב יהיו תוכנות יקרות יותר, אך יעילות הרבה יותר. במקרים רבים, מספיקה תוכנת מדף כדי לספק את צרכי הארגון.
יחד עם זאת, דווקא בנושא רגיש כל כך כמו ניהול תקציב או ניהול הוצאות, תוכנות רבות מציגות פערים גדולים מאוד בין תיאוריה למציאות. כלומר, בין מה שרואים על הנייר לבין מה שקורה בפועל. ארגונים רבים חווים זאת בצורה בולטת בדוח תזרים מזומנים, בו נדמה כאילו העסק צועד לעבר עתיד כלכלי טוב יותר, בעוד המציאות מראה אחרת. למה זה קורה ואיך ניתן למנוע זאת?
על הנייר הצלחה – במציאות אכזבה...
ניהול תקציב ובקרת תקציב מאפשרים איתור בעיות מהיר על מנת לוודא שהעסק ממשיך בנתיבו המתוכנן ומשיג את יעדיו. אלא שגם אם העסק עומד במשימה ויוצר תקציב מאוזן לשנה הבאה, המשימה החשובה שעומדת כעת לפניו היא לייצר בקרה המתריעה בפועל על פערים בין התוכנית למציאות. לשם כך יש לבחור תוכנה טובה לניהול מידע.
איך בוחרים תוכנה לניהול מידע?
תוכנה טובה לניהול תקציב צריכה לעמוד בשני קריטריונים עיקריים: האחד - עליה להיות נוחה לעבודה. הכנת תקציב מצריכה התעסקות עם מאות ולעיתים אלפי נתונים שונים ואם העבודה עם התוכנה אינה נוחה, קל מאוד ללכת לאיבוד או להתייאש ולוותר על כל העניין. תוכנה טובה תוביל את המשתמש בשביל הזהב שבין פירוט יתר ובין נתוני סיכום כלליים מדי שלא ניתן לגזור משימות אופרטיביות מהם וכדומה.
דבר שני שיש להקפיד עליו הוא העובדה שתוכנה לניהול תקציב צריכה לייצר בקרה תקציבית בחתכים רבים ושונים בהתאם לצרכי המנהל וצוותו. לדוגמה: דו"ח לקוחות, דו" מכירות כמותי, דו"ח מכירות כספי וכן הלאה.
חשוב לזכור שתפקידה של התוכנה מצד אחד הוא לספק בסיס ידע עבור הכנת הדו"חות, אבל מן הצד האחר, אל לה להיות מפורטת מדי, כדי לא להטביע בידע מיותר את מקבלי ההחלטות.
בשורה התחתונה, תוכנה מציגה להנהלה התראות על פערים בתקציב בזמן אמת ומצביעה מהיכן נובע הפער, היא תוכנה שיכולה להתאים לעסקים בכל גודל ובכל תחום. בצורה כזו היא מאפשרת להנהלה לשנות את הפעולות שלה על מנת לסגור את הפער ולייצר תיקון. בהצלחה !
