מגזר לוהט בשנים האחרונות הוא מערכות התוכנה הארגוניות (ERP) הינו מגזר ה - SMB (Small & Medium (Business. יותר ויותר מנהלי מערכות מידע, מנהלים ויועצים בחברות קטנות ובינוניות מגיעים למסקנה שהטמעת מערכת ERP היא שלב הכרחי להצמחת העסק. כיום השוק מציעי שפע של פתרונות המיועדים לעסקים קטנים ובינוניים. מה שהופך את הבחירה במערכת הנכונה לסיפור מורכב מתמיד. לפניך מספר עצות שיסייעו לך בתהליך בחירת המערכת שתתאים לעסק שלך.
1. בחרו מנהל פרוייקט - תפקידו של מנהל הפרויקט יהיה לשמש כציר בין החברה לספקי הפתרונות השונים. הוא צריך לייצג את החברה בקרב ספקי הפתרונות ולהיות הנציג של הספקים בתוך החברה. בנוסף מומלץ להקים צוות בדיקה בראשותו של מנהל הפרויקט בו ישבו נציגים ממחלקות אחרות בארגון: מכירות, ייצור, כספים וכיו"ב.
אם החלטתם לשכור חברת ייעוץ שתסייע בבחירת מערכת ה-ERP, מנהל הפרויקט יוכל לשמש כאיש קשר קבוע.
2. אפיון צורכי משתמשים - אם אתם משדרגים מערכת ישנה כדאי להגדיר אילו פונקציות לשמר ואילו כדי לשפר. אפיון צורכי משתמשים יכול להיות תהליך מסובך וממושך. ניתן למצוא באינטרנט עשרות כלים שיסייעו בתהליך זה אך אפשר להשתמש בגיליון אלקטרוני פשוט שמגדיר את כל המשתנים כמו מלאי, ניהול לוח זמנים, תקציב, שירות לקוחות וכיו"ב.
3. המכרז- צרו מפרט ברזולוציה גבוהה ככל האפשר בהתבסס על אפיון צורכי המשתמשים שגיבשתם קודם.
פנו למספר ספקי פתרונות ושלחו להם את המפרט עם בקשה לקבלת הצעה.
4. דרגו את הספקים - לאחר שקיבלתם הצעות מהספקים דרגו אותם לפי המשתנים: מחיר, מענה על צרכים. אפשר להשתמש בגיליון שמילאתם לאפיון צרכי משתמשים כדי לבדוק את רמת ההתאמה של ההצעות השונות.
5. תאמו הדגמות - אחרי שצמצמתם את ההצעות למספר ספקים עם רמת ההתאמה הגבוה ביותר תאמו עימם הדגמה. כדי לא להתבלבל מומלץ לתאם הדגמה עם לא יותר מ2-3 ספקים. הדגמות של אנשי מכירות נלהבים יכולות לעיתים להטעות , אל תשכחו את מטרת ההדגמה, בדיקת התאמת המערכת לצרכים שלכם.
6. למדו מניסיון של אחרים - אם אפשר כדאי לבקר אצל עסקים (שאינם מתחרים שלכם) שכבר הטמיעו את המערכת. הם יוכלו לתרום לכם רבות מהידע והניסיון שהם צברו בעבודה שוטפת עם המערכת.
7. קחו בחשבון גם משתנים אחרים - צריך לשקול לא רק את המחיר ואת מידת ההתאמה של המערכת אלא גם גורמים אחרים. יציבות הכלכלית של ספק הפתרונות (אתם מעוניינים שהם יתנו מענה גם אחרי התקנת התוכנה) , המוניטין שלהם בשוק והיכולת שלהם להתעדכן בטכנולוגיות חדשות.
1. בחרו מנהל פרוייקט - תפקידו של מנהל הפרויקט יהיה לשמש כציר בין החברה לספקי הפתרונות השונים. הוא צריך לייצג את החברה בקרב ספקי הפתרונות ולהיות הנציג של הספקים בתוך החברה. בנוסף מומלץ להקים צוות בדיקה בראשותו של מנהל הפרויקט בו ישבו נציגים ממחלקות אחרות בארגון: מכירות, ייצור, כספים וכיו"ב.
אם החלטתם לשכור חברת ייעוץ שתסייע בבחירת מערכת ה-ERP, מנהל הפרויקט יוכל לשמש כאיש קשר קבוע.
2. אפיון צורכי משתמשים - אם אתם משדרגים מערכת ישנה כדאי להגדיר אילו פונקציות לשמר ואילו כדי לשפר. אפיון צורכי משתמשים יכול להיות תהליך מסובך וממושך. ניתן למצוא באינטרנט עשרות כלים שיסייעו בתהליך זה אך אפשר להשתמש בגיליון אלקטרוני פשוט שמגדיר את כל המשתנים כמו מלאי, ניהול לוח זמנים, תקציב, שירות לקוחות וכיו"ב.
3. המכרז- צרו מפרט ברזולוציה גבוהה ככל האפשר בהתבסס על אפיון צורכי המשתמשים שגיבשתם קודם.
פנו למספר ספקי פתרונות ושלחו להם את המפרט עם בקשה לקבלת הצעה.
4. דרגו את הספקים - לאחר שקיבלתם הצעות מהספקים דרגו אותם לפי המשתנים: מחיר, מענה על צרכים. אפשר להשתמש בגיליון שמילאתם לאפיון צרכי משתמשים כדי לבדוק את רמת ההתאמה של ההצעות השונות.
5. תאמו הדגמות - אחרי שצמצמתם את ההצעות למספר ספקים עם רמת ההתאמה הגבוה ביותר תאמו עימם הדגמה. כדי לא להתבלבל מומלץ לתאם הדגמה עם לא יותר מ2-3 ספקים. הדגמות של אנשי מכירות נלהבים יכולות לעיתים להטעות , אל תשכחו את מטרת ההדגמה, בדיקת התאמת המערכת לצרכים שלכם.
6. למדו מניסיון של אחרים - אם אפשר כדאי לבקר אצל עסקים (שאינם מתחרים שלכם) שכבר הטמיעו את המערכת. הם יוכלו לתרום לכם רבות מהידע והניסיון שהם צברו בעבודה שוטפת עם המערכת.
7. קחו בחשבון גם משתנים אחרים - צריך לשקול לא רק את המחיר ואת מידת ההתאמה של המערכת אלא גם גורמים אחרים. יציבות הכלכלית של ספק הפתרונות (אתם מעוניינים שהם יתנו מענה גם אחרי התקנת התוכנה) , המוניטין שלהם בשוק והיכולת שלהם להתעדכן בטכנולוגיות חדשות.
דוד נכט הוא מנכ"ל ובעלים של ג.ל.ן הנדסה וטכנולוגיות שעוסקת בפיתוח, שיווק והטמעת תוכנת 'תפ"י פלוס ERP' לחברות ומפעלים תעשייתיים. מערכת תפ"י פלוס מותקנת בכ- 100 מפעלים ברחבי הארץ ומותאמת לניהול סוגי מפעלים שונים לפרטים בקרו באתר : http://www.gln.co.il
