להיכן התאדה הכסף? 

עסקים בינוניים וקטנים מנוהלים תוך רצון עז להרוויח כסף. בעלי העסקים עובדים קשה ומשקיעים זמן, אנרגיה ומאמץ אדיר על מנת להגיע לרווחיות בשוק התחרותי הקיים. בעלי העסקים מעסיקים אנשי שיווק, מכירות, וקניינים על מנת שכל המערכת המשומנת של העסק "תדפיס כסף".

כשבעל העסק מקבל את דו"ח רווח והפסד (לאותו יום) הוא מחייך מאוזן לאוזן בגלל הדיווחים החיובים והרווח המוצהר בדו"ח. בעל העסק עובר, עם מנהל/ת החשבונות, על השורות ומוודא שאין חריגות בהוצאות ו/או חובות אבודים שלא משולמים בזמן. אופטימי נוסע בעל העסק לבייתו, קורא עיתון, אוכל ארוחת ערב עם המשפחה והולך לישון. גם הבוקר המפציע לא מרמז לבעל העסק על העומד לקרות. בשעת בוקר מוקדמת מקבל,בהפתעה, בעל העסק טלפון ממנהל הבנק ששואל כיצד בעל העסק מתכוון לכסות את המינוס (שבדרך כלל חורג בכ-100,000 ש"ח לפחות מהמסגרת). בעל העסק לא מבין כיצד את הקשר בין דו"ח רואה-החשבון החיובי שקרא ערב קודם למינוס בבנק. איך יתכן שעסק כה חיובי חרג מהמסגרת שלו.

במאמר מוסגר נזכיר כי מסגרת בנקאית שונה ממסגרת של תמונה. במסגרת של תמונה שמים ציור, הדפס או כל דבר חיובי אחר. המסגרת הבנקאית היא המינוס המכסימלי המותר לעסק. רבים שוכחים כי על מינוס זה משלמים ריבית – והרבה. למרות הרצון של הבנקים להאיר את המסגרת באור חיובי (שהרי הבנקים מרוויחים כסף רב מהריבית שמשלמים להם), על בעל העסק להבין שמסגרת היא דבר שלילי מאוד המזיק, פיננסית, לעסקו.

כעת על בעל העסק להבין, עם מנהל/ת החשבונות מדוע יש הבדל כה גדול בן הכתוב בדו"ח החשבונאי לבין היתרות בבנק. להיכן נעלם הכסף? מי לקח, או אולי גנב, את הסכומים הגבוהים? כל זמן שהשניים לא יכנסו לפרטים, שורה שורה, הם לא יבינו להיכן נעלם הכסף. ברגע שהשורות יבחנו, שורה אחר שורה, ימצא הפתרון לחידה.

כאן הרגע לעצור ולבחון כיצד מתנהלים עסקים קטנים ובינוניים. עסקים אילו מערבים את התזרים העסקי והפרטי בחשבון בודד. גם אם בעל העסק מפריד את התזרים לחשבונות שונים, במקרים רבים מוציא בעל העסק הוצאות פרטיות מתוך החשבון העסקי. ברוב המקרים יעשו פעולות אלו בתמימות של מתחילים. כאשר הדוחות הבנקאים והחשבוניות יגיעו לרואה החשבון הוא יתייק אותם בתיק "לא רלוונטי" (מכיוון שאינם מהווים הוצאה מוכרת לצרכי מס) ולא ידווח על כך לבעל העסק. בעל העסק מושך כספים פרטיים מהחשבון העסקי כשהוא חושב שהכל בסדר בגלל דוחות הרווח והפסד שהוא מקבל מאנשי הכספים שלו כל שבוע או חודש. מפעם לפעם לוקח בעל העסק הלוואות לכיסוי המינוס בחשבון שהולך וגדל ללא הסבר מניח את הדעת.

רק כדי לסבר את האוזן, בעסק בינוני יכולות ההלוואות השנתיות למימון החריגה מה-"מסגרת" להגיע ל-400,000 ש"ח, 500,000 ש"ח או אף יותר.

המסקנה הישירה לבעלי עסק היא שעליהם להפריד בצורה מוחלטת בן ההוצאות העסקיות והפרטיות שלהם. גם כשמפרידים בצורה מוחלטת בן ההוצאות מהסוגים השונים, יש לדרוש מאנשי הכספים להתריע על שימוש פרטי באמצעים עסקיים. רצוי, כמובן, שבעל העסק ידע מה רמת ההוצאות הפרטית שלו כדי שלא יופתע ממצב העסק שרוקן מנכסים פיננסים דבר שעלול להביא להתמוטטות פיננסית של העסק.

אפשרות נוספת להגנה על העסק והמשפחה מגיעה מבדיקה פיננסית שנעשה פעם לתקופה. בדיקה זו תגרום, מטבעו, לחיסכון בהוצאות (הנובע ממודעות מעמיקה על מה אנחנו מוציאים). חיסכון זה והעובדה שהמנגנון הכספי של החברה יתריע מראש על הוצאות לא סבירות יאפשרו לעסק לצמוח, להתקדם, לייצר מזומנים ולהתקדם קדימה.