סריקת ארכיון מסמכים - איך עושים זאת הלכה למעשה?
דף הבית  >>  >>  הרשם  |  התחבר
מאמרים

סריקת ארכיון מסמכים - איך עושים זאת הלכה למעשה? 

מאת    [ 05/05/2011 ]
מילים במאמר: 632   [ נצפה 2152 פעמים ]

 
 

סריקת מסמכים והמרתם לקבצים דיגיטליים מאפשרת לכם לחסוך את עלות אחסון המסמכים בארכיוני המסמכים (או בחדרי הארגון) וליצור מערכת קלה, פשוטה, זולה ויעילה למציאת כל מסמך בלחיצת כפתור.

עם חלוף השנים, כמות המסמכים שהצטברו בארגון הפכו לנטל כלכלי מכביד. אלפי הקלסרים חוסמים כל מטר פנוי במשרדי הארגון ומעלים עובש.

עכשיו שהבנו את ההיגיון הכלכלי בואו ונצלול פנימה לתוך הפרטים.

באופן כללי התהליך מחייב אפיון וקביעת שלבים מדורגים בביצוע המעבר מארכיון מסמכים לארכיון דיגיטלי. סריקת מסמכים הוא הליך דיגיטלי כאשר בצד אחד נכנס מסמך ובצד השני יוצא קובץ. אנשים נוטים לטעות ולבלבל בין סריקת מסמכים לצילום מסמכים (שהוא הליך אנלוגי שמצד אחד נכנס נייר ומהצד השני יוצא נייר).

סריקת מסמכים מייצרת קובץ דיגיטלי בזמן סריקת המסמך. בקובץ שקיבלנו אנחנו יכולים לעשות שימוש. אחד השימושים הוא הפעלת תהליך זיהוי אופטי (OCR) על הקובץ הסרוק. הליך זה מאפשר לתרגם את הסימנים שבתמונה וליצור קובץ וורד (טקסט) המאפשר לבצע שינויים בטקסט או בכלל המסמך. הזיהוי האופטי וההמרה לטקסט בר עריכה מאפשרים להפוך כל מסמך פיזי סרוק  לקובץ בר עריכה. ברגע שנוצר קובץ בר עריכה ניתן לבצע כל שינוי בכל זמן.

המודרניזציה בתחום המחשוב הארגוני מאפשרת כיום לכל משרד או ארגון להתחיל בתהליך סריקת המסמכים הישנים ושילוב הקבצים הדיגיטליים המתקבלים בסריקה לתוך המערכת הממוחשבת.

ומדוע כדאי לבצע סריקת מסמכים? כי זה תורם לחיסכון רב במספר אספקטים:

חסכון בשטח האחסון בארגון (או בבית ארכיב / בית גניזה) והקטנת עלות השכירות והתשלומים הנלווים, חיסכון בעלויות מדפים, קלסרים וקרטונים, ויכולת ריכוז המידע והידע של הארגון ושליפה מהירה בכל רגע נתון.

כדי לדעת כיצד לבצע את הפרויקט שנקרא: "סריקת ארכיון מסמכים" בדרך ליעד הנכסף שלכם, ארכיון דיגיטלי, קראו היטב את השלבים. עקבו אחר הסדר הנכון ויישמו כל שלב במלואו.

1.      בצעו אפיון צרכים מדויק כולל הגדרות גיבוי.

2.      הגדירו לאן אתם מעבירים את המסמכים והקלסרים לאחר הסריקה. בחרו סורק מסמכים מתאים (או שימוש בחברה המספקת שירותי סריקה). אם יש לכם מסמכים רבים שיקלו להציב יותר מעמדת סריקה אחת. לפני שתתחילו לסרוק את המסמכים שלכם כדאי שתצטיידו בסורק מסמכים מקצועי. אם אין לכם הרבה מסמכים אתם יכולים להשתמש במכשיר משולב. חברות המספקות שירותי סריקה משתמשות בסורקי ארכיון מהירים המיועדים למטרה זו. סורקי מסמכים מקצועיים מכילים תוכנות עזר רבות ויש להם יכולות סריקה משובחות.
לאחר שהצטיידתם בסורק מסמכים תוכלו להתחיל בתהליך סריקת מסמכים.  

3.      בחרו תוכנה מתאימה לניהול מסמכים. הגדירו גם את שיטת סימון וזיהוי המסמכים. כדאי להצטייד בתוכנות ניהול מסמכים שיאפשרו לכם ליצור ארכיון מסמכים דיגיטלי בר חיפוש.

4.      החליטו אילו קלסרים או קרטונים ייסרקו ראשונים וקבעו סדר הגיוני.

5.      מיינו את המסמכים, הקלסרים והקרטונים שיעברו סריקה.

6.      התחילו בפעולת הסריקה ובצעו גיבוי של המסמכים שסרקתם מידי כמה שעות. סרקו את במסמכים לפי תאריכים או לפי נושאים ובהתאם לכך תנו שמות מתאימים לכל תיקייה שבה תשמרו את המסמכים הסרוקים. כך תוכלו למצוא ולאחזר את המסמכים הרצויים בקלות. אל תשכחו לבצע גיבוי למסמכים שסרקתם. חשוב לשמור מספר גיבויים בכמה אופנים: בדיסקים, בקלטות גיבוי, בדיסקים חיצוניים ועוד.

7.      לאחר תהליך הסריקה הממוחשבת של המסמכים, התחילו בהליך הכנסתם למערכת ניהול המסמכים.

8.      לאחר שקיבלתם ארכיון דיגיטלי המנוהל באמצעות תוכנת ניהול מסמכים, זה הזמן להדריך את המשתמשים ולהתחיל לעבוד.

9.      מרגע זה כל מסמך חדש שנכנס לארגון עובר סריקה. בסוף כל יום מתבצע הליך סריקת מסמכים יומיים ושילובם במערכת.



דוקיומנטס- ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי  http://www.documents.co.il


טל: 054-5880060


href="mailto:info@documents.co.ilinfo@documents.co.il">">info@documents.co.il

מאמרים נוספים שעשויים לעניין אותך:

שליחת המאמר שלח לחבר  הדפסת המאמר הדפסת המאמר  קישור ישיר למאמר קישור ישיר למאמר  דווח מאמר בעייתי דווח על מאמר בעייתי  כתוב לכותב המאמר פניה לכותב המאמר  פרסום המאמר פרסום המאמר 

©2017
כל הזכויות שמורות

מורנו'ס - שיווק באינטרנט

אודותינו
שאלות נפוצות
יצירת קשר
יתרונות לכותבי מאמרים
מדיניות פרטיות
רשימת כותבים
כותבים מומחים
עלינו בעיתונות
מאמרים חדשים
פרסם אצלנו
לכותבי מאמרים: פתיחת חשבון חינם
כניסה למערכת
יתרונות לכותבי מאמרים
תנאי השירות
הנחיות עריכה
לבעלי אתרים:



מדיה חברתית:
חלון מאמרים לאתרך
תנאי שימוש במאמרים
ערוצי מאמרים ב-RSS Recent articles RSS


מאמרים בפייסבוק מאמרים בטוויטר מאמרים ביוטיוב