מיקור פנים או חוץ של תיעוד טכני 

 מיקור פנים או חוץ של תיעוד טכני

שאלת מיקור פנים לעומת מיקור חוץ בפרויקטים של כתיבה טכנית היא למעשה  מהדורה חדשה של דילמה ישנה הידועה בתעשייה בשם "לעשות או לקנות" (make or buy). בפיתוח תיעוד, מיקור חוץ מופיע בשלוש פרזנטציות:

• שימוש בקבלנים אותם אתה מעסיק לפי שעה on-site עד סוף הפרויקט. אתה מנהל קבלנים כמו שהיית מנהל עובדים פנימיים. ההבדלים היחידים בין קבלנים ועובדים הם מבנה חבילת השכר (בדרך כלל קבלנים מרוויחים יותר לשעה מאשר עובדים פנימיים אבל לא מקבלים חבילת הטבות), והעובדה שאורך העסקתם קשור ישירות לאורך הפרויקט.
• שימוש ביועצים שמגישים הצעה סגורה לביצוע חלקים של הפרויקט, כגון כתיבה, עריכה, תרגום, פרמוט וכו'. יועצים עובדים בדרך כלל off-site ודורשים פחות ניהול מקבלנים, אבל אתה חייב לדאוג לתאום על מנת להבטיח שהפרויקט מתקדם ועובר משלב לשלב. לחילופין, אתה יכול להעסיק יועץ אחר (או אחד מאלה שכבר עובדים בפרויקט) לספק תאום לפרויקט.
• שימוש בחברה שנותנת פתרון כולל (turnkey) לכל הפרויקט, מהתחלה ועד הסוף, תמורת מחיר מוסכם. זה לא דורש שום ניהל מצד הארגון שלך, אבל דורש הגדרת פרויקט מושלמת.

בדרך כללת, ככל שהמרחק בין הארגון שלך והכתבים הטכניים גדל, כך צריכה להתגבר רמת הדיוק בהגדרת הפרויקט. אם אתה מגשש באפלה ונתקע בכל צעד, אתה צריך את הכתבים הטכניים תחת היד כל הזמן כדי לתקן טעויות ולהגיב לשינוים. אם כך, כנראה שאתה זקוק לצוות כתבים פנימיים. קבלנים נוטים להיות יותר עצמאיים. אם הפרויקט מוגדר היטב, אתה יכול לתת לקבלנים לעבוד on-site בפיקוח מינימלי. אם הפרויקט, הלו"ז והתקציב מוגדרים בצורה מושלמת, אתה יכול למסור את כל החבילה ליועצים או לחברת מיקור חוץ שתבצע את העבודה off-site ותמסור לך את המוצר המוגמר.

איזו מן החלופות האלה היא האפקטיבית ביותר, הזולה ביותר, ואיזו מהן יוצרת את התיעוד הטוב ביותר?

עקרונית, אם העיסוק העיקרי של הארגון שלך לא בתיעוד, רציו למסור את הפרויקט למיקור חוץ ככל שהדבר מתאפשר. בסביבה התחרותית הגלובלית של היום, יותר ויותר חברות מתמקדות בתחומי הליבה שלהם, ומסיבה טובה: זה מה שהם יודעים לעשות על הצד הטוב ביותר. חברות לפיתוח תיעוד טכני מתמחות בתחום וזה מה שהם יודעים לעשות הכי טוב. הסיכוי הוא שחברות אלה ינהלו את הפרויקט שלך יותר טוב, כי יש להם ידע יותר עדכני בתחומים הטכנולוגיים הרלבנטיים, והם יצליחו לבצע את הפרויקט בעלות נמוכה יותר. השוואת מספר הצעות מחירים מכמה ספקי תיעוד עם ההוצאות של הארגון שלך (הוצאות אמת, כמובן) בעבור תיעד יכולה לתת לך תמונה ברורה לפחות לגבי ההיבט הכספי.

לא מזמן, חברות גדולות הפעילו מפעלי הדפסה שלמים משלהם. אבל כשם שהתברר שיותר חסכוני לבצע הדפסות בבתי דפוס, כך יתברר שיותר אפקטיבי למסור גם את כתיבת המסמכים, לא רק את הדפסתם, למיקור חוץ.

למסור כל פרויקט תיעוד למיקור חוץ יכול להיות פתרון אידיאלי, אבל הוא לא תמיד אפשרי או מציאותי. פעמים רבות הנהלת הארגון מסתייגת מפתרון זה מכמה סיבות:

• הם לא מוכנים לקחת סיכון להפקיד רכיב אסטרטגי של מוצר החברה בידי קבלן. קיימת תחושה בין מפתחים ומנהלים שאם פרויקט תיעוד נכשל, החברה עומדת להפסיד יותר מאשר את עלות פיתוח התיעוד.
• הם חשים שיש להם יותר שליטה על מחלקת תיעוד פנימית מאשר על ספק חיצוני.
• הם מקווים שמחלקה פנימית תחסוך בהוצאות ותספק גם שירותים אחרים, כגון כתיבה שיווקית.
• בחברה היתה קיימת מחלקת תיעוד מאז ומתמיד. (אינרציה עשויה להיות בעלת ההשפעה הגדולה ביותר מכל הנקודות שהוזכרו לעיל).

ברוב המקרים ניתן להוכיח שכל הסיבות הנ"ל מופרחות. ובכל זאת, הרבה פעמים לחברה יש סיבות מוצדקות להמשיך ולהפיק בעצמם את התיעוד הטכני כולו או בחלקו. הדרך הטבה ביותר לבדוק את נכונות ההשערות האלה היא באמצעות יועץ עצמאי (ולא אינטרסנטי) אשר יבצע ביקורת והערכה של תהליך פיתוח התיעוד בחברה. לפעמים ניתן אפילו למנות ועדת ביקורת פנימית כדי לבצע ניתוח מאין זה, אבל הסיכויים לקבל המלצה לא משוחדת מבודק חיצוני טובים יותר. לאחר קבלת ההמלצות של היועץ, החברה תוכל להחליט אם להמשיך בפיתוח התיעוד בעצמה או להוציא לקבלנים או למיקור חוץ חלק ממנו או את כולו. המטרה הבסיסית שלך היא להוציא למיקור חוץ כמה שיותר רכיבים של התיעוד. לחברה צריכה להיות סיבה טובה מאוד ומוכחת עבור כל חלק מהתיעוד שיא ממשיכה להפיק בעצמה.

כתבים זוטרים או בכירים

אין פטרון פשוט לדילמה הישנה הזאת. מבחינה תקציבית גרידה, התמהיל של כתבים זוטרים ובכירים אינו משנה הרבה. כך או אחרת, תצטרך להוציא פחות או יותר את אותם הסכומים, או על כתבים זוטרים וזולים יותר שזקוקים לניהול יותר אינטנסיבי, או על כתבים בכירים ויקרים יותר שיודעים לנהל את עצמם. הרבה תלוי בסוג המחלקה שאתה מנהל, גודלה, והאוריינטאציה הכללית שלה.

אם אתה מנהל קבוצת כתבים טכניים גדולה, אתה רוצה תמהיל שמכיל כתבים ותיקים ומנוסים לצד כתבים צעירים וחדשים. כדי לחסוך בהוצאות, תרצה להשתמש בכמה שיותר כתבים צעירים ולמנף את הניסיון של הכתבים הבכירים בפיקוח על הזוטרים. זה לא רק חוסך כסף אלא גם עוזר לך לפתח צוות אמצעי, בין הזוטרים לבכירים, מודרך היטב על מוצרי החברה, ומוכן להפוך לצוות בכיר ומנוסה.

אם חלק מהכתיבה הטכנית נמסרה למיקור חוץ, אתה לא צריך להחליט בנושא זה; הספק כבר יחליט איזה סוג צוות לבנות עבור הפרויקט שלך. אבל עדיין אתה צריך להחליט באיזה סוג ספק לבחור, ואחד הקריטריונים שלך חייב להיות באיזה סוג כתבים משתמש הספק. עקרונית, אתה מעדיף ספקים שמעסיקים כתבים בכירים ומנוסים בלבד, שלא חייבים להשקיע משאבים בהדרכת וניהול צוות זוטר, ושבנויים על קבוצת מומחים שעובדים באופן עצמאי וללא צורך בפיקוח.

תשובות לכל השאלות האלה לא בהכרח מובילות להחלטות קונקרטיות לגבי איוש פרויקט בכתיבה טכנית, אבל יכולות להצביע על כיוון ולעזור לך בבניית צוות אפקטיבי לאחר שאספקטים אחרים של הפרויקט (לו"ז, תקציב וכדומה) מוגדרים.