כיצד לנהל נכון את הזמן 

הזמן הוא המשאב היקר ביותר שלך, וכידוע - הוא מוגבל.ארגון וניצול הזמן בצורה יעילה ואפקטיבית ישפיעו באופן ישיר על הפעילות והתוצאות העסקיות שלך. רק באמצעות תכנון יעיל של זמנך ושל הכפופים לך, תוכל לבצע את כל המשימות שלך ולהשיג את יעדיך. רבים טועים לחשוב שאדם יעיל מנצל את הזמן ומגיע לתוצאות, אולם הכלל החשוב ביותר בניהול זמן הוא להיות אפקטיביים, משמע לעשות את הדברים הנכונים. כשכלל זה מתקיים והדברים הנכונים מבוצעים ומתקבלות ההחלטות הנכונות צריך לפעול ביעילות,קרי בדרך הנכונה להשגת המטרות.

בניהול זמן, הן בתחום האישי ועל אחת כמה וכמה בעסקים התכנון הינו השלב הראשון וההכרחי. המטרה בתכנון הזמן מראש היא למצוא את כל הדרכים, השיטות והאפשרויות לנצל את הזמן באופן אפקטיבי לקידום יעדי הארגון ועמידה בכל המשימות והמטלות העומדות לפתחנו. כמעט אין חולק על העובדה שתכנון חייב להקדים את הביצוע, וכי הוא קריטי להצלחת העסק, אך באופן אירוני רבים מאיתנו עדיין פוסחים על התכנון בטענה שאין לנו זמן כדי לתכנן. להקדיש זמן לתכנון מראש, יחסוך בזבוזי זמן מיותרים בהמשך הדרך ויפנה יותר זמן לביצוע המשימות וניצול הזדמנויות.

• • •

איך לתכנן נכון את הזמן?

1. מה צריך לעשות? הכן רשימת משימות יומית/ שבועית/חודשית ושנתית.

בשלב זה עליך לרשום את כלל המטלות והמשימות. סביר להניח שהרשימה ארוכה ולא את הכול תוכל לעשות לבד ולא באופן מידי. לא פחות חשוב, הכן רשימה מה לא לעשות. אתר ונטרל "גזלני זמן" - כל הפעולות שמתבצעות באופן אוטומטי ולא מקדמות אותך למטרה. אל תיבהל, אחרי שתעשה סדר בבלגן תגלה שהשד לאכל כך נורא.

2. מה הקדימות של הנושא? קבע סדרי עדיפויות.

הגדר ארבעה משתנים: חשוב ודחוף, חשוב ולא דחוף, לא חשוב ודחוף, לא חשוב ולא דחוף. משימות דחופות הן אלו הדורשות תגובה מיידית ולרוב משפיעות על הטווח הקצר ואילו משימות חשובות הן אלו שישרתו את המטרות שלך בעיקר לטווח הארוך. ניהול זמן אפקטיבי יתחיל במשימות החשובות והדחופות: טיפול במשברים, ניצול הזדמנויות ועוד וימשיך למשימות חשובות ולא דחופות. את המשימות הדחופות והלא חשובות למרות הנטייה הטבעית לטפל בהן,צריך להשאיר לסוף.

3. מתי צריך לעשות את זה? קבע לוח זמנים לביצוע המשימות.

לא מספיק להגדיר מה צריך לעשות ואת סדר העדיפויות,רק הגדרה מדויקת של לוח זמנים לכל משימה תבטיח שתפעל בשיטתיות ולא תדלג, לא תפסח ולא תדחה דברים.

4. כמה זמן יידרש? הקצה זמנים לכל משימה.

הקצאת זמנים למשימות חייבת להיות שמרנית וריאלית. אין טעם להגדיר זמן לביצוע אם אין סיכוי לעמוד בו. אי עמידה בזמנים יוצרת מתח ומשרה ייאוש, לכן כך מקדמי ביטחון וחשוב מראש כמה זמן דרוש לכל משימה והשאר זמן בלוח הזמנים למשימות בלתי צפויות.

5. מי צריך לעשות זאת? האצל סמכויות וחלק תפקידים.

גם אם אתה איש רב אשכולות ואוהב לעשות הכול בעצמך,ביממה יש רק 24 שעות ואין סיכוי  שתספיק את הכול. תתרכז בדברים החשובים ובתחומים שאתה טוב בהם ואת שאר המשימות תעביר לעמיתים, כפיפים או מיקור חוץ. כך תחסוך בזבוזי זמן, תנצל את הכישורים והיכולות שלך בצורה מקסימאלית ותוכל להמשיך קדימה בראש שקט.

6. היה ממוקד ונאמן ללוח הזמנים.

אל תדחה – גם אם יש משימות לא נעימות אתה חייב להתמודד. גם אם אין לך כוח ונדמה לך שמחר יהיה לך זמן,הקפד לבצע את המשימות שהגדרת במועדן. אל תעשה חצי עבודה - התחלת משהו סיים – אם תשאיר דברים פתוחים,כאילו השחתת את זמנך לריק.

7. בדוק תכנון מול ביצוע ועמידה בזמנים.

לא מספיק לתכנן את לוח הזמנים לפרטי פרטים, צריך גם לעמוד בו. מעקב ובקרה הם כלי הכרחי שיאפשר לך לאמוד את מצבך. אם הצלחת לעמוד בזמנים ולבצע את כל המשימות,תדע שאתה בכיוון הנכון ותהיה לך מוטיבציה להמשיך. אם קרה ומה שהיה נראה כתכנון מצוין על הנייר לא עמד במבחן התוצאה, תדע איפה ומה צריך לתקן.

ניהול זמן עקבי ושיטתי יאפשר לך לשפר את התוצאות ולא פחות חשוב, יקנה לך את הזמן החיוני לפנאי ולמנוחה.