לפני שאנו ניגשים לפרויקט ניהול ידע טיפוסי, השאלה הראשונה שעוברת בראש היא "האם שווה לי להיכנס לתהליך ניהול ידע בהיבטי עלות-תועלת?". חשוב לומר כי, כיום, אין להתייחס לניהול ידע כתחום בפני עצמו אלא כאמצעי תלוי-הקשר שמטרתו לקדם את הצורך העסקי הרלוונטי. במאמר זה אנסה לתת מוטיבציה לכניסה לתהליך ניהול ידע. בנוסף אנסה לתת כלים שיאפשרו לענות בצורה יותר אובייקטיבית על שאלה חשובה זו.
ההבדל בין מידע לידע בבואנו להבין את הצורך בניהול ידע אנו נתקלים במושג ה"ידע". רבים מבלבלים את המושג "ידע" עם המושג "מידע" והרי מידע יש בשפע - במאגרי מידע, באינטרנט, בספרים וכיוב'. לכן נוצר לרוב הרושם המוטעה שניהול ידע הוא ניהול מידע, קרי קטלוג וארגון של מידע קיים במאגרי מידע למיניהם. לא כך הדבר. אין ברצוני לומר ששימור מידע קיים אינו חלק חשוב בניהול ידע, אך זה בהחלט אינו החלק העיקרי. אנסה להסביר על ההבדל בין שני המושגים ע"י המשלה של המידע לחומר גלם ושל הידע לתוצר מעובד. למידע, כמידע בלבד, אין שום ערך, אלא אם הוא הובא לשימוש בקונטקסט הנכון, ע"י האדם הנכון ובזמן הנכון, כך שאותו מידע הופך לידע רלוונטי לאותו אדםארגון. בהגדרתם מידע הוא אינפורמציה, עובדות, נתונים, דברי הסבר, רעיונות, מסקנות וכו' ו"ידע הוא מידע המצוי ברשותה של ישות בעלת תודעה"(ויקיפדיה). מכך ניתן להבין שמידע הוא ידע מעובד שקיבל משמעות חדשה בעיניי משתמש המידע. אותה משמעות חדשה היא ידע חדש שנוצר, ידע שלא קיים בשום מקום ובאף מערכת. ללא תהליך שימור ידע, ידע חדש זה עלול להפוך לידע אישי וסמוי של אותם יחידים בודדים, ומבחינתו של הארגון, דינו של ידע זה הוא כדין ערפל שמתפוגג מהר מאוד. שימור הידע שנוצר באותו תהליך ניהול ידע, לעומת זאת, יביא את הארגון ליעילות ואפקטיביות שמתבטאות בחסכון במשאבים ושעות עבודה של אנשים ותורמות תרומה משמעותית ליכולת קבלת ההחלטות של דרג ההנהלה.
הצורך בניהול ידע ארגוני בפרויקטים זה לא סוד שביצוע פרויקטים מוביל בלא מעט מקרים לשינויים כאלה ואחרים בשיטות ונהלי העבודה בארגונים מסוימים, אם כתוצאה מכישלונות ואם כתוצאה מיחס עלות-תועלת גבוה. למידה פרויקטאלית מתרחשת כאשר נוצר ידע חדש כתוצאה מהסביבה הדינאמית של הפרויקט ואותו ידע מיושם אצל חברי הצוות שעובדים על אותו הפרויקט. במחקר(1) שנעשה על פרויקטים יישומיים בהיבטי ניהול ידע, התגלה כי באותם פרויקטים היו רווחים משמעותיים בכל הנוגע לצבירת ידע ארגוני (איך לעשות, ולא רק מה לעשות), אך רוב הארגונים בהם בוצעו אותם פרויקטים עשו מאמץ זניח בלשמר את הידע. אותו מחקר ניסה לבדוק את הקשר בין תיעוד הידע בפרויקטים לבין הרווחים של הארגון מאותו תהליך של תיעוד הידע. התגלה כי בארגונים בהם הייתה קיימת מדיניות ניהול ידע מוגדרת וניהול הידע התבצע לאורך זמן, התקיים קשר מובהק בין הדברים. עוד התגלה, כי באותם ארגונים בהם בוצע תהליך ניהול ידע סדור, מספר ההתאמות והשינויים מפרויקטים קיימים לפרויקטים חדשים היה גדול בהרבה מארגונים בהם לא היה הייתה קיימת מדיניות ניהול ידע, כלומר היעילות באותם פרויקטים הייתה גבוהה יותר (השקעה בשינויים והתאמות היא תמיד נמוכה יותר מההשקעה הנדרשת בפיתוח מאפס). המסקנה המתבקשת מהמחקר היא כמובן שלניהול ידע ישנם יתרונות נוספים, מעבר לקונטקסט הפרויקטאלי, שמתבטאים בלמידה מהתהליך עצמו וביישום הלקחים לעתיד.
האם אני צריך ניהול ידע בארגוני? אם כן, ראינו כי ניהול ידע מסודר אכן יכול להיות אמצעי חשוב לקידום מטרות הארגון במקרים מסוימים. האם זה אומר שכל ארגון חייב שיהיה לו תהליך ניהול ידע מוסדר?לא בטוח. אם כן, מהם הקריטריונים בהם צריך לעמוד אותו ארגון על מנת שניהול הידע יהיה מחויב המציאות ולא סתם nice to have? ובכן:
• הארגון מספיק גדול כך שאין אינטראקציות תכופות בין צוותי עבודה שונים.
• קיימת תחלופה של כוח אדם בארגון.
• חלק ניכר מהפרויקטים בארגון הם התאמות או שינויים של פרויקטים קודמים.
• אין שפה אחודה בקרב העובדים בהקשרים של תהליכים עסקיים מסוימים
אם ארגונך נמצא אפילו בחלק מהקטגוריות הנ"ל, אל לך לחשוב פעמיים - ארגונך צריך ניהול ידע. לא כמטרה בפני עצמה, אלא כאמצעי שווה בין שווים בארגונך לקדם את מטרותיו ולהביא לשיפור מתמיד בו. (1)Jennex, M.E.; Olfman, L.; Addo, T.B.A. System Sciences, 2003. Proceedings of the 36th Annual Hawaii International Conference on Volume , Issue , 6-9 Jan
