ניהול זמן אפקטיבי 

אחת האימרות החשובות שלמדנו הוא שהזמן הוא הנכס הכי יקר, כסף הולך ובא אבל זמן שאבד לעולם לא ישוב ולכן אנחנו כבעלי עסקים או אנשים העוסקים בשיווק ומכירות חייבים לדעת לנהל אותו נכון ולדעת לשלוט בו על מנת שהוא לא ישלוט בנו. הייתי רוצה לתת לכם מספר כלים לניהול זמן אפקטיבי. כיצד תנהלו את זמנכם היקר באופן יעיל ופרודקטיבי.

1. הקפידו לרשום מדי בוקר את המטלות שלכם כאשר שימו דגש על המטלות הדחופות ביותר, הדגישו אותם או רשמו אותן בראש הרשימה כחשובות ביותר. בסוף כל יום עבודה עברו על הרשימה וראו מה הספקתם לבצע ומה לא הספקתם. אלה שהספקתם וביצעתם עד תום מחקו מן הרשימה והכניסו כאלו שנוספו במהלך היום. הקפידו בתחילתו ובסיומו של כל יום לטפל ברשימת המטלות שלכם, דאגו שהרשימה תהיה במהלך היום בטווח הראיה שלכם על מנת שלא תשכחו מה יש לכם לעשות. על פניו נראה כמטלה נוספת בפני עצמה אבל האמינו לי שהיא תעשה לכם המון סדר בעבודה ובהתמודדות עם המטלות היומיות.

2. בזבזני הזמן או אלה שאני מכנה שודדי הזמן, הם לא יבואו עם רטייה על העין או עם רגל מעץ והם לרוב יהיו נחמדים וחברותיים, יניחו את כוס הקפה של הבוקר לידכם ויתחילו בסיפורים עד לארוחת הצהריים, איך היה? מה עשו בסופ"ש ומה יעשו הערב. זה מאוד נחמד לשיחה בסוף השבוע בבית קפה אבל לא בזמן העבודה. הזמן שלכם מאוד יקר ותמיד יבוא על חשבון משהו חשוב שיכולתם לעשות כמו המטלות שרשמתם לעצמכם הבוקר. אז פשוט מאוד ובשיא האדיבות להסביר שתשמחו לשבת ולהקשיב להם בזמן ארוחת הצהריים או בדרך הביתה אבל יש לכם כמה דברים חשובים לעשות עכשיו. מצד שני יש את הבוסים שמאוד אוהבים לפתוח כל בוקר בישיבה של שעתיים שיכולה להיות מאוד כיפית כשאין עבודה ומטלות על הראש, בקיצור ניתן לעשות ישיבה קצרה לעדכונים או שפשוט מוותרים, אבל לא יתכן שבזמן שיש לכם עשרות מטלות תאלצו לשבת עם כוס קפה ועוגות ולשמוע בדיחות של הבוס המשועמם שלכם. במקום זה אפשר להסביר בצורה יפה ולהרוויח עוד זמן יקר לטובת המטלות הבאמת חשובות שלכם.

3. לכל אחד מאיתנו יש את השעות במהלך היום שבהן אנו מרגישים יותר אנרגטיים, יותר פרודקטיביים. עבור חלק גדול מהאנשים זה בשעות הבוקר ועבור חלק אחר של האנשים יהיו אלו דווקא שעות אחר הצהריים. מצאו את הזמנים שבהם אתם הכי פרודקטיביים ובצעו את המשימות היותר קשות ומאדגרות עם אותה אנרגיה טובה ואת המשימות והמטלות שמצריכות פחות אנרגיה וריכוז דחו לשעות בהן אתם פחות פרודקטיביים.

4. אחד הדברים שלמדתי בדרך הקשה על בשרי היא להימנע מפגישות מיותרות, זה נשמע אולי כסתירה לאנשי מכירות ואנשי עסקים שהפגישות הן עיקר עבודתם. מה שאני רוצה לומר זה פשוט מאוד, אל תייצרו פגישה למען הפגישה. זה נכון שאומרים אצלנו שמכירות זה עסק של מספרים וככל שנגיע ליותר פגישות כך ישתפרו סיכויי המכירה וסגירת העסקאות. אלא שהרבה פעמים אנחנו נתקלים בתופעה שנקראת Passive Aggression תופעה זו נוצרת בשל הלהיטות לייצר פגישה עסקית/מכירתית ואז להגיע לפגישה ולגלות שאתם נפגשים עם אדם מאוד נחמד שגם יודע לארח יפה אבל אין לו ממש את הכוח והיכולת לסגור עסקה, כי לשם כך הוא צריך את כל חברי ההנהלה או השותף או אולי אפילו את אשתו. או שאתם יושבים מול אדם ששכח בכלל שיש לכם פגישה ואתם מרגישים שהוא לא ממש איתכם ומתעסק בעוד עשרות דברים תוך כדי. זה מעליב ומשפיל. אז איך לא תיכנסו לסיטואציות כאלו מלכתחילה. פשוט בשיחת הטלפון דברו עם האדם איתו אתם נפגשים, תבהירו לו הכל, דברו על המחירים אם צריך, תבהירו לו שאתם בגדול מגיעים לנסות ולקדם עסקה ותוודאו שהוא פנוי ומבין שאתם מגיעים מרחוק במיוחד אליו, אל תתנו לאף אחד לזלזל בזמן היקר שלכם. מאוד יכול להיות שאחרי שיחה כזו לא תתקיים פגישה וזה בסדר כי חסכתם זמן יקר וכסף. תפעילו מסננת שתעזור לכם להגיע אולי לפחות פגישות אבל בסופו של דבר ליותר עסקאות.

לסיום כמה טיפים נוספים שיעזרו לכם המון בניהול זמן אפקטיבי ראשית יש המון אמת באימרה אל תדחו למחר את מה שאתם יכולים לעשות היום, דחיינות היא שורש כל הבעיות כיוון שהיא בדרך כלל מחמירה את המצב, אז פשוט היצמדו לרשימת המטלות היומית/שבועית וסגרו מטלות. בנוסף חשוב מאוד שלא תקרסו תחת העומס כלומר אל תעמיסו עליכם מעל למה שאתם מסוגלים לטפל בזמן שהקצבתם לכך ואל תטפלו במספר מטלות במקביל אלא במקרים מיוחדים שיש קשר בין המטלות אחרת תאבדו את הראש והרגליים. 

 אוקיי, אז אתם עוד כאן? קדימה... יש כמה מטלות שמחכות לכם :)