דף הבית  >> 
 >> 

הרשם  |  התחבר


ניהול מסמכים - סריקת מסמכים למחשב ויצירת משרד דיגיטלי 

מאת    [ 01/03/2012 ]

מילים במאמר: 379   [ נצפה 2521 פעמים ]

חברות וארגונים שעברו לניהול במתכונת משרד דיגיטלי, רכשו תוכנת ניהול מסמכים והחלו בהליך סריקת מסמכים (בין אם באמצעות שירותי סריקה של חברת סריקה מקצועית, חברות המתמחות בתחום סריקת מסמכים והפיכתם לקבצים דיגיטליים), או בלקיחת המסמכים שלהם לסריקה בלשכת סריקה חיצונית, או באמצעות רכישת סורק מסמכים מקצועי, או בשכירת סורק מסמכים מהיר וביצוע הסריקה בעזרת עובדי הארגון, מרגישים בשינוי הדרמטי באופן ניהול הארכיון הדיגיטלי בו מנוהלים כעת מסמכי הארגון.

הם מבינים כי סריקת מסמכים לארכיון דיגיטלי חוסכת לארגון שטחי אחסון,  תורמת להורדת עלויות הניהול, מסייעת בתפעול מהיר ויעיל בשליפת וניהול המסמכים ומקטינה את ההוצאה בגין עלויות צילום מסמכים, הדפסה ורכישת מתכלים.

סריקת מסמכים חכמה מאפשרת למאות ואלפי משתמשים בארגון גישה מהירה לספריית המסמכים ולאינדקס הדיגיטלי. מתן הרשאות לשליפה, צפייה, עריכה וביצוע שינויים במסמכים, מייצרים הגנה ואבטחה נאותים על הידע הארגוני.

סריקת מסמכים למחשב מאפשרת ניהול ידע באופן יעיל ומתקדם, תוך הקפדה על גיבוי המידע ואבטחתו מפני גורמים עוינים. ביצוע גיבוי למסמכים הדיגיטליים תורם לחסכון בעלויות האחסון והשמירה של קרטונים עמוסים במסמכים הפזורים בשטחי המשרד.

משרד דיגיטלי – מה התועלות המיידיות?


    • חיסכון בהוצאות בגין קניית ספריות, מדפים, חבילות נייר, ארגזים וקרטונים, קלסרים.
    • חסכון בשטחי אחסון במשרד. חסכון בעלויות שכר הדירה. חסכון בעלויות המיסוי העירוני.
    • העלמת המסמכים והקרטונים תיצור משרד אסתטי ונעים לעובדים ולמבקרים.
    • יכולת לבצע אחזור מסמכים מהיר בכל פרמטר שתבחרו בתוכנת ניהול המסמכים ויכולת שליפת כל מסמך שתרצו בשניות ספורות
    • חסכון בעלויות אחסון המסמכים בבית גניזה (בית ארכיב).
    • המשרד יהיה יעיל, חסכוני, נקי, מרווח, אסתטי וירוק.

ניהול מסמכים – אבטחת מידע משופרת

אבטחת המידע בארגון קובעת את המשך פעילות הארגון. אם סודות הארגון הפכו לנחלת הכלל, הארגון מאבד את הערך המוסף שלו ואת יתרונותיו על פני המתחרים. באמצעות אבטחה נכונה של המידע הארגוני ניתן להגן על הקבצים הדיגיטליים במערכת המחשוב הארגונית. 

סריקת מסמכים והפיכתם לקבצים דיגיטליים מאפשרת לארגון יכולת לגבות את המסמכים באמצעים חיצוניים (דיסק קשיח, דיסק און קי, טייפ גיבוי וכו') וליהנות מאבטחת מידע משופרת. הקבצים הדיגיטליים מאוחסנים בארכיון דיגיטלי בשרתי החברה או באתרי האינטרנט שלה, ובאמצעות ממשק אינטרנטי מאובטח לתת הרשאות גישה למשתמשים. 

אם סיימתם את שלב סריקת המסמכים עוד בטרם רכשתם והתקנתם תוכנת ניהול מסמכים, מה עושים עכשיו? פונים למקצוענים ויוצרים ארכיון דיגיטלי שיחסוך לכם זמן וכסף.

המאמר נכתב ע"י מנהל האתר דוקיומנטס.

ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שרותי סריקה, ארכיון דיגיטלי

www.documents.co.il

 

דוקיומנטס - ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי  http://www.documents.co.il  סקאנבוק - שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי, השכרת סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיונים.  http://www.scanbook.co.il Rent A Scanner – סורקים להשכרה, השכרת סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיון מסמכיםhttp://rentascanner.co.il מסמכים - אתר אינפורמטיבי לניהול מסמכים, סריקת מסמכים, ארכיון אלקטרוני, סריקת מסמכיםhttp://mismachim.co.il  טל: 054-5880060


 



מאמרים חדשים מומלצים: 

לגלות, לטפח, להצליח: חשיבות מימוש פוטנציאל הכישרון לילדים עם צרכים מיוחדים -  מאת: עמית קניגשטיין מומחה
המדריך לניהול כלכלת משק בית עם טיפים ועצות לניהול תקציב -  מאת: נדב טל מומחה
חשבתם שרכב חשמלי פוטר מטיפולים? תחשבו שוב! -  מאת: יואב ציפרוט מומחה
מה הסיבה לבעיות האיכות בעולם -  מאת: חנן מלין מומחה
מערכת יחסים רעילה- איך תזהו מניפולציות רגשיות ותתמודדו איתם  -  מאת: חגית לביא מומחה
לימודים במלחמה | איך ללמוד ולהישאר מרוכז בזמן מלחמה -  מאת: דניאל פאר
אימא אני מפחד' הדרכה להורים כיצד תוכלו לנווט את קשיי 'מצב המלחמה'? -  מאת: רזיאל פריגן פריגן מומחה
הדרך שבה AI (בינה מלאכותית) ממלאת את העולם בזבל דיגיטלי -  מאת: Michael - Micha Shafir מומחה
ספינת האהבה -  מאת: עומר וגנר מומחה
אומנות ברחבי העיר - זרז לשינוי, וטיפוח זהות תרבותית -  מאת: ירדן פרי מומחה

מורנו'ס - שיווק באינטרנט

©2022 כל הזכויות שמורות

אודותינו
שאלות נפוצות
יצירת קשר
יתרונות לכותבי מאמרים
מדיניות פרטיות
עלינו בעיתונות
מאמרים חדשים

לכותבי מאמרים:
פתיחת חשבון חינם
כניסה למערכת
יתרונות לכותבי מאמרים
תנאי השירות
הנחיות עריכה
תנאי שימוש במאמרים



מאמרים בפייסבוק   מאמרים בטוויטר   מאמרים ביוטיוב