תוכנה לניהול מכללות בעידן של שינויים טכנולוגיים
בחירת תוכנה לניהול מכללה היא משימה מורכבת במיוחד בעידן של שינויים טכנולוגיים המחייבים שינוי בתהליכי העבודה של המכללה.

הרחבת אפשרויות העבודה וייעול השימוש בתוכנת ניהול המכללה
בימים אלה, בהם נמצא בכל בית מחשב עם חיבור לאינטרנט קווי או אלחוטי, נפתחות אפשרויות חדשות לביצוע המשימות של המכללה ביעילות ותוך חיסכון במשאבי מחשוב ותחזוקה יקרים. פקידים ומנהלים יכולים להמשיך ולשרת את המכללה גם מן הבית, ניצול אפשרות זו משפר את איכות השירותים שהמכללה מעניקה לסטודנטים שלה ומהווה יתרון מול מכללות מתחרות.

תוכנה לניהול מכללה בסביבת דפדפן אינטרנט מאפשרת עבודה מכל מקום ובכל זמן. משימות כמו הזנת נתונים למערכת, רישום מתעניינים ביום פתוח ישירות לתוכנה, שליחת הודעה דחופה על ביטול שיעור, עבודה בזמן שהמכללה סגורה, עבודה נוחה בסביבה מבוזרת (סניפים ושלוחות), עבודה בזמן מלחמה (המצב בישראל מחייב התיחסות גם לנושא הזה).

ביטול התלות בסביבת העבודה ובתשתית המחשוב הקיימת

בעבר כל שינוי בסביבת העבודה של הפקידים חייבה התארגנות מיוחדת (שינויים ועדכונים של מערכת הפעלה, מעבר למערכת הפעלה מתקדמת, עבודה במערכת הפעלה אלטרנטיבית, שינויים בחומרה). מערכת המידע צריכה להיות בלתי תלויה בסביבת העבודה, המכללה היא זו שצריכה להגדיר את סביבת העבודה האידיאלית לפי שיקוליה הבלעדיים מבלי שהתוכנה תגביל אותה. תוכנה בסביבת אינטרנט משחררת את המכללה מאילוצים ומאפשרת לבחור בכל סביבת עבודה על פי שיקוליה. כל זאת בנוסף לשיקולים העסקיים המקובלים שאותם נפרט להלן:

1. המכללה שלכם יחידה ומיוחדת
תהליך הבחירה של תוכנה לניהול מכללה דורש התייחסות לצרכים המיוחדים של המכללה, לכל מכללה מאפיינים ותהליכי עבודה ייחודיים שחייבים לקבל מענה בתוכנה.

המכללה בוחרת כלי עבודה לביצוע המשימות השונות של המכללה, לכן צריך לוודא קודם כל שהכלים קיימים, ושבאמת ניתן לבצע בעזרתם את המשימות של המכללה.

2. תוכנה למכללות- הטמעה שקטה בלי טלטלות

כל מכללה רוצה ראש שקט, לדעת שהמעבר לתוכנה החדשה והיישום וההטמעה יסתיימו בהצלחה. צריך לוודא שהספק מנוסה בהטמעה של מערכות מידע למכללות- מומלץ לדבר עם מכללות אחרות שעובדות עם אותו הספק, לשמוע את חוות דעתם של המנהלים והפקידים על התוכנה לניהול המכללה, להתרשם ממידת שביעות הרצון, לברר האם עלו בעיות בתהליך ההטמעה, מה הם היתרונות או חסרונות במערכת המידע לניהול המכללה.

3. חישוב עלות-תועלת של התוכנה לניהול מכללות
חישוב עלות-תועלת משתנה ממכללה למכללה, השאיפה של כל מכללה היא לקבל הכי הרבה שירותים במחיר הכי נמוך. המחיר חייב לגלם בתוכו גם את ההוצאות הנלוות לתוכנה, רכישת רישיונות מערכת הפעלה, רישיונות בסיס נתונים, רכישת שרתים, התאמות תוכנה, התקנות, תחזוקה שוטפת, שדרוג תחנות קצה וכו'...

נבדוק גם את התועלת- מה הם השירותים שהמכללה חייבת ומה הם השירותים המיוחדים שהמכללה יכולה להסתדר בלעדיהם ומה הם השירותים שהמכללה כלל לא משתמשת בהם. מכללה שמשתמשת במעט שירותי תוכנה בד"כ תשלם פחות.

4. מה מדברים במסדרונות של המכללה

צריך לברר ולחקור אודות האמינות של התוכנה, לוודא עם לקוח קיים שאין תקלות בתוכנה, שאין נפילות פתאומיות שמשביתות את העבודה במכללה, שאין איטיות מוגזמת במערכת. האם המשתמשים מרוצים, האם המנהלים מרוצים.

5. החזון של התוכנה לניהול המכללה
בין המכללה לספק התוכנה נוצר בד"כ קשר לטווח ארוך, לכן יש לבדוק את החזון של התוכנה, את היכולת של התוכנה לענות על צרכים עתידיים. לא פחות חשוב לבדוק את הספק של התוכנה, את איכות השירות והליווי שהוא נותן לתוכנה.