מרכזי כנסים הינם כיום בין האופציות המועדפות על חברות עסקיות ומפיקי אירועים עסקיים בבואם לבחור מקום לאירוע, בוודאי כשמדובר על אירועים עסקיים גדולים כמו כנסים, ירידים, תערוכות, אירועי חברה גדולים ועוד.

ישנם יתרונות רבים לבחירת מרכז כנסים כמקום לאירוע עסקי:

• מרכזי כנסים נמצאים בד"כ במיקומים מרכזיים ונגישים כך שמשתתפי האירוע יוכלו להגיע אליהם בקלות, בין אם ברכב או בתחבורה ציבורית.


• מרכזי כנסים מכילים מגוון רחב של אולמות וחללים אשר יכולים להכיל כמויות שונות של אנשים ופעילויות בעלות אופי שונה, מהרצאות לקהל רחב באולם אודיטוריום ועד לירידים ומופעי אומנות תחת כיפת השמיים.


• הפקת כנסים ואירועים עסקיים גדולים אחרים יכולה להיות מורכבת ביותר ולהיות כרוכה בהוצאה כספית גבוהה. מרכזי כנסים לרוב יכילו ציוד טכני ומערכות אלקטרוניות משוכללות לתאורה, להגברה, ולהקרנת סרטוני וידאו. כמו כן, הם יוכלו להציע ספקי שירותי קייטרינג ושירותים נוספים אחרים וכך לחסוך למפיקי האירוע זמן יקר ולא פעם גם כסף.

בבחירת מרכז כנסים יש לקחת בחשבון פרטים רבים, ביניהם מיקום המרכז, מספר החללים הזמינים בתאריך בו עתיד להתקיים האירוע, שירותים נלווים אותם מציע המרכז וכמובן המחיר. בשלב ראשוני ניתן למצוא מידע בלתי מבוטל לגבי מרכזי כנסים באינטרנט ולאחר סינון ראשוני, מומלץ לקבוע פגישה להתרשמות מן המקום. אין תחליף לבחינת המקום במו עיניכם, החללים השונים, רמת התחזוקה במקום ועוד. בחרו במרכז כנסים אשר האולמות והחללים שבו, גודלם והאופן בו הם פרושים מתאימים לאופי ותוכן האירוע המתוכנן. כמו כן, תוכלו לקבל רושם מפגישתכם עם אנשי המקצוע במקום לגבי רמת השירות לה תוכלו לצפות באם תשכרו את המקום לצורך האירוע ורמת הקשב והנכונות של צוות המקום להתאים אותו לצרכי האירוע בכדי להבטיח את הצלחתו.

חשוב לציין שלא פעם מרכזי כנסים מוזמנים חודשים מראש, ולכן כדי להבטיח שתמצאו מרכז כנסים איכותי פנוי, יהיה עליכם להתחיל בתכנון האירוע מבעוד מועד. אם הנכם מתכננים כנס מקצועי בו ישתתפו אנשים מרחבי הארץ ואף מחו"ל, בדקו את קרבת מרכז הכנסים לצירי התחבורה הראשיים, לשדה התעופה, למלונות וכו'.

חשוב לוודא מבעוד מועד אילו שירותים נלווים מציע המרכז מלבד השכרת אולמות וחללים במקום ואילו שירותים תצטרכו לספק באופן חיצוני, וכן האם מרכז האירועים מציע את הציוד שנדרש לכם לניהול תקין של האירוע בזמן אמת, ושהוא במצב תקין.

אם הינכם בעלי חברה עסקית ואינכם בעלי רקע בהפקת אירועים עסקיים, מומלץ להסתייע בשירותים מקצועיים של הפקת אירועים עסקיים. יש לציין שישנם מרכזי כנסים אשר מציעים שירות זה. הפקה מקצועית תבטיח שהאירוע יתוכנן כראוי ויצא אל הפועל ללא כל מכשול עד לסיומו המוצלח.