תקשורת למנהלים - למה מנהלים צריכים לתקשר ?
<   +  גודל טקסט  - 
articles.co.il

תקשורת למנהלים - למה מנהלים צריכים לתקשר ? 

מאת   22/06/2009 |  נצפה 1849 פעמים


ראשית, כדי להעביר מידע. אין ספק, כי התקשורת הדבורה והכתובה בארגון נועדה קודם כל להעביר מידע ונתונים, בכל הכיוונים: מלמטה למעלה Bottom-up)) למעלה למטה, לרוחב הארגון. כיוון שארגון הוא גוף היררכי, חשוב לתקשר כדי לומר לאנשים מה מצפים מהם ולעזור להם ללמוד.


תכונות האחרות של התקשורת, "רכות" יותר, חשובות לא פחות:



 


לא משנה אם התקשורת בארגון היא רבת-פנים: חד-כיוונית, אינטראקטיבית, בין יחידים או בקבוצה, ההגדרה שלה היא ברורה: העברת מסר בין מוען לנמען. זוהי הגדרת התקשורת הבסיסית, כפי שטבע אותה החוקר לסוול בשנת 1948. מאז נוספו ממדים רבים למודל, כמו מודל הרעש, של שאנון-וייבר בשנת 1949 ושל דה-פלר בשנת 1968 שדיבר על התגובה והמשוב.


במאמר זה אתמקד בהיבט אחד של מודל התקשורת - שמעסיק אותנו כמנהלים וכעובדים מאוד - הרעש. מה מונע מאיתנו להעביר את המסר - פעמים רבות , אנו מעבירים מסר ולתומנו מניחים כי עצם העברתו פירושה העברה מוצלחת. אבל, לעתים מזומנות, יותר מדיי לטעמי, אנו מגלים להפתעתנו ובאיחור זמן כי לא רק שהמסר לא הועבר כהלכה, אלא הוא לא הובן ואף גרם נזק.


 


גורמים להצלחה של העברת המסר ולהמעטת הרעש:



 


בתקשורת כתובה, בפרט בכתיבה ארגונית, הנמען שאליו התכוונו, הוא לא הנמען היחידי של המסמך. היכולת להעביר את המסמכים באמצעות האמייל במהירות רבה, כמעט באופן אינסטינקטיבי, כמעט ומרוקנת את הגדרת הנמען מכל תוכנו. לכן, כשאנו מתבטאים בכתב חשוב להביא בחשבון את כל הנמענים האפשריים, גם אלה שנראים לנו ההזויים ביותר. אין ספק, שמגבלה זו צריכה להביא אותנו לזהירות יתר, לדיפלומטיות רבה ולעתים גם להתבטאות חלקית בכתב, שהיא בלתי נמענת. בנסיבות אלה, עלינו לתכנן את המסרים שנעביר בכתב ואת המסרים שנעביר בעל פה. כלומר, להבין כי חלוקה המסרים לפי האמצעים היא בלתי נמענת, ועליה להיות מתוכננת מראש, ולא להתרחש כשיחת מסדרון מזדמנת או כהתבטאות חד-פעמית בדיון פנים ארגוני. בנסיבות מגבילות אלה, יש למצוא את המכנה המשותף הרחב ביותר למסר שלנו, ואם הוא חלקי, להתמקד בהנעה בכתב. לדוגמה: המסר הרצוי - אי אפשר להסכים לפרויקט. ההנעה בכתב: על כולנו, צוות ההנהלה, לפעול איש איש בתחומו כדי לקדם את הסיכויים לו. במקרה זה, אכתוב כי הסיכויים להסכים להתחלת הפרויקט הם בשלב זה קלושים. אולם, כדי לנסות ולקיים אותו בכל זאת, על כל אחד ואחד מאיתנו לפעול כדי לקדם את הסיכויים לו.


מודעות לסיבת התקשורת


לכל פעולת תקשורת, באשר היא, יש סיבה: גם היא נראית לנו בנאלית, כמו דיווח על תוצאות פרויקט. דקה לפני שיגור האמייל, כתיבת הסיכום או הדו"ח, עלינו להתמקד ולחשוב בינינו לבין עצמנו: מה אני באמת רוצה להשיג באמצעותה - מהי מטרתה האמיתית - גם למטרה אינפורמטיבית יש לעתים מטרה תקשורתית נלווית: לשמר מערכת יחסים, לעודד ולהניע או אפילו להפיח תקווה.


 


הגדרה ברורה של המסר


בכתיבה ארגונית, המסר בא לידי ביטוי בכותרת. במשפט הפותח, בפסקת הפתיחה אבל גם לעתים גם בפסקת הסיום או בטון הכולל של המסמך. המסר הוא משפט אחד המתמצת את הנאמר במסמך מבחינה לוגית ורגשית כאחד. אם המסר אינו ברור לי ככותב,בוודאי שלא יהיה ברור לקורא.


שימת לב והקדשת זמן


לכאורה, שימת לב והקדשת זמן לכתיבה הארגונית עומדות בסתירה עמוקה למשאבי הזמן המוגבלים של הכותב בארגון. בכל זאת, הכוונה היא להקדיש שימת לב גם להודעת האמייל הפשוטה ביותר - מבחינת הפנייה לנמען, בחירת אוצר המלים, המיקוד במסר. שימת הלב צריכה להיהפך להרגל השני של הכותב, ועליו להקצות לה זמן לפי יכולתו. כולנו משקיעים מאמץ דיפרנציאלי בפעולות ארגוניות, בכלל זה בכתיבה. לא נשקיע את אותה שימת לב וזמן בכתיבת דוח שנתי כמו בכתיבת אמייל לצוות, ובכל זאת נקדיש אותה. כל עוד אנו רואים את כתיבת המסמך בראייה רחבה ותקשורתית יקל עלינו למלא את המשימה בהצלחה ולהעביר את המסר. 


 


ספציפיות


עיקרון הספציפיות מוצא את ביטויו באמצעים רבים בכתיבה בארגון:



 


צור קשר עם איילת צורי:


 


 


ayelet@ayeletz.co.il


www.ayeletz.co.il


 


03-6471355


052-3510583


 

איילת צורי, המכון לכתיבה עסקית
http://www.ayeletz.co.il
מאמרים נוספים שעשויים לעניין אותך:

מאמרים במדיה:
פייסבוק - טוויטר - יוטיוב - גוגל-פלוס

 פרסם את המאמר   הדפס את המאמר   שלח לחבר   קישור ישיר למאמר   פניה לכותב המאמר   דווח מאמר בעייתי 

עבור לגירסה המלאה

הרשם | התחבר  | גרסא מלאה