מרביתנו נוכל לזהות קופה רושמת רק אם נביט בה מן הצד האחורי. עבור מרבית האנשים, קופה רושמת היא בסך הכול המכשיר שמוצב לפני הקופאית בסופר או המוכר בחנות. אבל עובר קופאים, קופאיות ומנהלי עסקים רבים, הקופה הרושמת היא לב ליבה של הפעילות העסקית.
הפנקס פתוח והקופה רושמת – על חשיבותה של קופה רושמת לעסקים
בעבר, עסקים נאלצו לנהל את כל התנועות הכספיות שלהם באופן ידני. טרם המצאת הקופה הרושמת, כל ההכנסות וההוצאות של העסק נרשמו בפנקסי החברה באופן ידני. גם אמצעי התשלום לא היו רבים ומגוונים, והתבססו בעיקר על תשלום במזומן, לכן עבודת הרישום היתה פשוטה יחסית. והקופה היחידה ששירתה אותו היתה קופת מתכת קטנה, הננעלת באמצעות מנעול, ובה נשמרו כל המזומנים שהתקבלו בעסק.
במרוצת השנים גם אמצעי התשלום הפכו מגוונים יותר (צ'קים, אשראי, תווי קנייה, קופונים ועוד) וגם התנועות הכספיות הלכו והתרבו. לשם כך פותחו אמצעים טכנולוגיים מתקדמים יותר שיסייעו לעסקים להתמודד עם צרכיהם החדשים. הקופה הרושמת היא אחת הדוגמאות הבולטות לאמצעי טכנולוגי שמסייע לעסקים לנהל את ההוצאות וההכנסות שלהם.
הקופה הרושמת מסייעת לקופאים ולקופאיות בהליך המכירה. היא מאפשרת להם להזין את הקוד של כל מוצר שנרכש ומחשבת בעצמה את החיוב הכולל של חשבונו של כל לקוח. לקופה הרושמת הקופאים מזינים גם את הסכום שהתקבל מהלקוח, כדי לדעת בדיוק כמה עודף יש להחזיר לו. כך נמנעות טעויות חישוביות רבות, הן לרעת הלקוח והן לרעתו של העסק. קופה רושמת מאפשרת לבצע עסקאות גם באמצעי תשלום אחרים, כמו אשראי, צ'קים, תווי קנייה או קופונים, מאפשרת לבצע החזרת והחלפת סחורות בקלות ואפילו לעקוב אחר המלאי של החנות.
הקופה הרושמת מכילה גם מגירה מיוחדת לכסף, שנפתחת באופן אוטומטי רק לאחר סיום עריכת חשבון. כך נמנעת האפשרות של הוצאת והכנסת מזומנים ללא תיעוד ורישום, שעלולות לגרום לפערים בפדיונות היומיים ובמאזנים החודשיים.
ציוד היקפי לקופה רושמת
כאמור, אמצעי התשלום המודרניים הם רבים ומגוונים וגם הפעילות העסקית היא נרחבת יותר. בדיוק בשל סיבה זו, כל עסק בעל קופה רושמת זקוק גם לאביזרים נלווים. כל עסק שמקבל כרטיסי אשראי זקוק לקורא מגנטי עבור כרטיסי אשראי. מרבית הקופות הרושמות זקוקות גם לקורא ידני או נייח, שבאמצעותו יוזן הברקוד של כל מוצר שלקוח קונה לשם עריכת החשבון. קופות רושמות זקוקות גם למדפסת מיוחדת עבור הקבלות שהיא מפיקה. מדפסת זו זקוקה לסלילי נייר קבלות מיוחד וגם לדיו ייעודי.
ישנם עסקים שמוכרים סחורות על פי משקל. עסקים אלו זקוקים גם למשקל אלקטרוני לצד הקופה הרושמת שלהם. עבור עסקים שמצמידים לסחורותיהם אמצעים מגנטים למניעת גניבות (בעיקר לבגדים), כדאי גם לרכוש חולץ מיוחד שיוצב לצד הקופה הרושמת ויאפשר להוציא או לנטרל את האמצעים הללו מיד לאחר הזנתם לחשבון ולפני הכנסתם לשקית של הלקוח. ולבסוף, עסקים רבים זקוקים גם לאקדחי מחירים, לצורך הדבקת תוויות מחיר למוצרים, אשר יקלו על עבודתם של הקופאים על הקופה הרושמת.
