כשבוחרים מערכת ניהול זמן ונוכחות עובדים, ובעצם כל מערכת בעבור העסק שלכם, חשוב לדעת מהם הצרכים שלכם ומה המענה אותו הם יקבלו לפני שמשקיעים זמן ומשאבים בהטמעת המערכת כדי לא לגלות לאחר שישה חודשים או יותר כי מערכת ניהול זמן אותה בחרתם איננה מתאימה לכם.
מערכת ניהול זמן שמתאימה לעסק שלכם תחסוך לכם זמן, תפחית את הטעויות בכל הקשור לנוכחות העובדים על כל המשתמע מכך, תשפר את האמון במערכת וחשוב מכל, תחזיר את ההשקעה בה כבר מההתחלה.בכך שתייעל את העסק שלכם. לעומת זאת מערכת שאיננה מתאימה לכם טומנת בחובה את כל המגרעות בכך שתבזבז לכם זמן ומשאבים, תפגע באמון הארגוני ולמעשה יכולה להתגלות כהשקעה שלא רק שלא הניבה דבר אלא הסבה נזקים כלכליים.
אילו סוגים של מערכות ניהול זמן קיימות ואיזו מהן היא המתאימה ביותר?לפני שבוחרים מערכת ניהול זמן ומערכת נוכחות עובדים חשוב לדעת שהמערכות הללו שונות זו מזו. חלקן קטנות ומיועדות למטלות מעטות וארגונים קטנים, חלקן עצומות ובעלות אינספור אפליקציות, ישנה מערכת לניהול זמן שהינה פרי של תכנון ותכנות מושקעים ועשויים היטב וכאלו שאינן. לכן בטרם תבחרו מערכת לניהול זמן בעבור הארגון שלכם חשוב לברר כמה דברים אודות הצרכים והדרישות של העסק שלכם בכדי להתאים לו את המערכת הנכונה.
מערכת ניהול זמן ונוכחות עובדים - מה היא יכולה לעשות עבורכם?לאחר שעניתם על השאלה הזו בדקו מהם הנושאים בהם העסק שלכם לא מטפל כראוי ושאותם אתם רוצים לשפר באמצעות מערכת ניהול זמן. התשובה לשאלה הזו יכולה להיות קשת רחבה של נושאים, אולם חשוב שיהיה לכם רעיון כללי וברור של מהם הדברים אחריהם אתם תרים ואותם אתם רוצים להשיג בסוף הדרך. דברים אלו צריכים לעלות בקנה אחד עם גישת ניהול כוח אדם בו דוגל הארגון או החברה שלכם. כשהמטרות הסופיות ברורות לכם קל יותר להתאים לכם את מערכת ניהול זמן ונוכחות עובדים המתאימה לכם ואשר עונה על הצרכים ומשפרת את העסק שלכם.
בחירת מערכת ניהול זמן ונוכחות עובדים - סיכוםכפי שצוין קודם לכן, מערכת ניהול זמן ונוכחות עובדים יכולה להגיע במגוון צורות ולהכיל מגוון רחב של יישומים. לאחר שביררתם את הצרכים שלכם חשוב להישאר ממוקדים כדי להבין מה מתוך המגוון הזה יסייע לכם. אם אתם עסק קטן סביר שתזדקקו למערכת פשוטה יחסית שתייעל את העסק שלכם ולא לכזו שתסרבל אותו ותכיל יישומים בהם לא תעשו כל שימוש. לעומת זאת, אם מדובר בעסק בינוני-גדול הרי שמערכת זו צריכה להיות מורכבת ולהתמודד עם מגוון העיסוקים בארגון, נפח העבודה המשתנה והמטלות השונות.
