אין אירוע משפחתי או ארגוני שלא יכול לחרוג מתחום המשפחה או הארגון ולהימסר לידיה של מפיקת אירועים מקצועית. מחגיגות ברית-מילה, בר מצווה וחתונה, עד מסיבת גבורות או יציאה לגמלאות, ועד כנסים מקצועיים ואירועים לעובדים. הפקת כל אחד מהאירועים הללו מתחיל באיתור גני אירועים מתאימים.
וכך תאמר לך כל מפיקה מתחילה: קודם כל יש לקבוע את אופי האירוע, כמה אנשים מוזמנים, מה המאפיינים שלהם, מה הסטנדרט שהם רגילים לו באירועים מסוג זה, מאיזה איזור רובם מגיעים, האם האירוע עומד בזכות עצמו או שמא הוא נלווה לחופשת סופשבוע, מהי עונת השנה שבה אמור להתקיים האירוע, וכולי. לפי המשתנים הללו תוכל המפיקה להתחיל בחיפוש אחר גני אירועים מתאימים, או להמליץ על גני אירועים שכבר התנסתה בהם. ואין כמו גני אירועים ששמם כבר עבר מפה לאוזן בקרב אותם אורחים שהשתתפו באירועים מוצלחים קודמים שהתקיימו שם.
למשל, אירועים בגני אירועים בשרון. האם סביר להניח שאמליץ על גני אירועים כאלה לקיום אירועים שרוב משתתפיהם תושבי הצפון, תושבי ירושלים או לצורך ההגזמה תושבי אילת והערבה? סביר להניח שלא, אלא אם כן, תשלב את האירוע בוויקנד שיתקיים באחד ממלונות השרון הפרוסים לאורך חוף הים.
למיקום האירוע יש חשיבות רבה. חשוב שלרוב האורחים תהיה גישה נוחה לכל אותם גני אירועים שבאים בחשבון. גני אירועים בשרון יקשו מאד על משפחה מאיזור כרמיאל שרוב אורחיה מתגוררים בגליל ובגולן. ולהיפך, משפחה מאיזור המרכז, שרוב מכריה גרים אף הם באותו איזור, לא יצפינו או ידרימו ואת האירוע וייצרו מיטרד בלתי נסלח לאורחיהם. סביר להניח שיזמינו אותם לגני אירועים בשרון או לכל אחד מגני אירועים אחרים באיזור המרכז.
מה היתרונות של גני אירועים בשרון? ראשית, קירבה לישובים רבים במרכז הארץ – כמו שנהוג לומר מחדרה עד גדרה, ומתל אביב עד ירושלים. רדיוס נסיעה של עד שעה נשמע אולי לא רצוי (בזמן הזה יכולנו כבר להתנפל על המזנונים לאכול את המתאבנים) אך בגדר הסביר. שנית, אזור ירוק-עד, עם מזג אוויר נעים וממוזג בדרך כלל (בטח יותר נעים מתל אביב והכנרת בקיץ או צפת וקצרין בחורף). נסיעה לגני אירועים בשרון עוברת באזורים חקלאיים, שהנסיעה לאורכם בשעות הערב, כשהממטרות מתיזות לכל ערב, הופכת לחוויה קרירה ונעימה.
סביר להניח שאם מדובר באירוע לעשירון העליון (שלא לדבר על המאיון או על האלפיון העליון) – רוב האורחים מתגוררים באזור המרכז, כלומר גני אירועים בשרון יהיו בהחלט ממוקמים בסמוך למקום מגוריהם. סביר להניח, שהבראנז'ה הנ"ל כבר רגילה לאירועים נוצצים מסוג אלה שנהוגים בגני אירועים בשרון במסיבות השקה, מסיבות קוקטייל, אירועים לרגל סיום פרויקט כלכלי או תרבותי, או אירועים לרגל סגירת עיסקה, או אירועים לכבוד אורחים נכבדים ושותפים עסקיים מחו"ל. כך גם כשמדובר בכנסים מקצועיים (למרות הנטייה לקיים אותם בבית מלון ולאו דווקא בגני אירועים), ובכנסים לגמלאים ולעובדי חברות היי-טק למיניהן. כך או כך,
יש אירועים שאינך חייב להסתייע במפיקת אירועים לאיתור גני אירועים. אתה יכול לתור את הארץ לרוחבה ולאורכה ולמצוא את המקום שמתאים לך. אגב, ברוב המקרים, יהיו אלה גני אירועים בשרון.
אירועים ארגוניים גדולים מחייבים שכירת מפיקת אירועים שלא תסתפק רק באיתור גני אירועים מתאימים, אלא גם באיתור כל הגורמים הנלווים – קייטרינג, מוסיקת רקע, תאורה והגברה, צלמי וידיאו וסטילס, וכולי. במקרים כגון אלה מומלץ להשאיר את כאב הראש למומחים.
