ארכיב - סריקה וניהול ארכיון מסמכים - טיפים לבחירת ספק 

1. פוקוס וניסיון

על הלקוח לבחור בחברה בעלת הניסיון הרב ביותר ואשר שירותי סריקה וארכיב המסמכים שלהן היא חלק אינטגרלי ומהותי  בפעילותן., ישנם מרכיבים רבים בתהליך הסריקה שהלקוח עלול להיפגע מהם במידה ולא יבחר בספק איכותי וככל שהספק בעל ניסיון רחב יותר עם עבודות סריקה מורכבות יותר ובעל ותק רב יותר כך תדע שהחומר שלך יקבל את הטיפול האיכותי ביותר וישנה סבירות גבוהה שכל מה שתשלח יגיע להיות קובץ דיגיטלי בסופו של דבר.

2. גמישות בשירות

 האם ספקית השירות שלך יכולה לתת לך מספר פתרונות לצרכיך?. כדאי לא ליצור קשר עם חברות שדורשות ממך לשנות את כל התהליכים בחברתך כדי להתאים את עצמך לפתרונות שהן מציעות. חברות סריקה,ארכיב  וניהול מסמכים הטובות ביותר הן אלו שמתאימות את עצמן ולדרישות  של הלקוחות שלהן ונותנות מענה לצרכים הנוכחיים והעתידיים שלהם. המשמעות היא לבחור בחברה שיש לה היכולת לשלב בצורה חלקה פרויקטים ואנשים.  שרות טוב הינו האפשרות לבצע עיבוד מאסיבי של הנתונים הווה אומר מערכת מיחשוב חדישה ועדכנית, שירות ללא הפרעות, ליבת העסק כאמור הינה שירותי סריקה , אבטחת נתונים ללא כשל של הפסקות חשמל או חדירה פיזית או וירטואלית למחשבי הספק. יעילות מירבית בזמן ובמחיר המוסכם.  וכמובן זרימת עבודה המאפשרת בקרה על תהליכי העובדה ומסירת החומר במועדים שנקבעו.

3. אופציית מיקור החוץ

אחת הדרכים בהן נבחנת חברת ניהול מסמכים וארכיב טובה היא אם באפשרותה להציע שירות איכותי הן במשרדי הלקוח או באמצעות מיקור חוץ או שילוב של שניהם. הכול בהתאם לצרכים של הלקוח. בנוסף התוכנה לניהול, אחזור והפצת המסמכים של הלקוח צריכה להיות זמינה גם בצורה מבוססת אינטרנט או כפתרון המתחבר אל תוכנות קיימות כיום במשרדי הלקוח ללא צורך בהתאמות נוספות של מערך המחשוב הארגוני.

4. אמינות

בין אם הלקוח בוחר בפתרון של שילוב מערכת פנימית  או בפתרון מיקור חוץ, האם לחברה שנבחרה יש את היכולת לעמוד בהבטחותיה?. חברת סריקה וניהול מסמכים מקצועית אמורה לספק שירות מהיר של סריקת מסמכים, לעמוד בלוחות הזמנים של לקוחותיה, לדאוג לפעילות תקינה של התוכנה, גם דרך האינטרנט, וכן לתת שירות לצרכים נוספים ולבעיות שעלולות לצוץ. יש לבדוק כי לחברה צוות מנהלי רשת וכן מתכנתים מתאימים לצורך שינויים אותן הלקוח ידרוש במרוצת הזמן.

5. מיקום ואבטחה פיזית.

כדאי לבחור חברה שמתקניה מאובטחים וכי העובדים שלה מאושרים לביצוע עבודות מסווגות רצוי וכדאי לבקר במקום ולהתרשם מהחברה ומאיכות המתקנים והשירות שהם מציעים לפני שמעבירים אליהם מסמכים.

6. אבטחת מידע

שירות טוב נבחן בהיותו מהיר,יעיל ומאובטח היטב. כמו כן, עליו להיות מוסמך ומאושר על ידי הרשויות הרלוונטיות. לדוגמא: אישור ממכון התקנים,או עבודה מול משרד ממשלתי וכן כי לחברה יש ביטוח מתאים.

7. שירותי ממוקדי לקוח

סריקה ומפתוח מסמכים הן רק ההתחלה. חשוב לחפש חברה שמבינה את הצרכים העסקיים ואת התפקיד שניהול המסמכים תופס בשיפור התהליכים העסקיים . שירות ממוקד לקוח , כגון הכשרת הצוות, הוא הסטנדרט, כאשר עובדים עם חברה מקצועית . מעבר לכך, צריכה להיות נקודת קשר יחידה כדי להבטיח את שביעות הרצון של הלקוח מאיכות השירות, הדיוק והמהירות בה מתנהל הפרויקט.

8. ערך מוסף

עלות השירות אינה צריכה להיות הקריטריון היחיד לבחירת חברה. אולם על הלקוח להיזהר מעלויות גבוהות נוספות והבטחות מעורפלות של שירותים סבירים. חברה טובה צריכה לפרט את העלויות הצפויות ולהראות החזר מהיר של ההשקעה.

סריקת מסמכים יכולה להגדיל את תפוקת העובדים, להוריד עלויות כוללות ולעזור בהרחבת החברה מבלי כאבי גדילה.