על-פי החוק, הפקדת חומר ארכיוני בגנזך תיעשה בתנאים האלה:
א. בגנזך יופקד חומר ארכיב של מוסדות ממלכתיים שקדמו להקמת מדינת ישראל, של מוסד ממוסדות המדינה שנפסק קיומו ואין מוסד אחר שיירש את מקומו, וכל חומר אחר של מוסד ממוסדות המדינה שאין בו עוד שימוש ושלא ניתן לבערו לפי התקנות (או שאין בדעתו של המוסד לבערו);
ב. כל חומר ארכיב שהועמד לרשותו של הגנזך, גם אם לא הועבר אליו – ייחשב למופקד בגנזך.
על-פי החוק, הגנז יפקח על סדרי הארכיונים במוסדות המדינה וברשויות המקומיות, על שמירת החומר הארכיוני בהם ועל ביעורו. נוסף על כך, הגנז רשאי לבדוק כל חומר ארכיב במוסדות אלו, לצלמו ולהעתיקו (במקרה של בדיקת חומר סודי דרושה הסכמת הממונה האחראי לאותו חומר).
גם חברות ארכיב הגונזות מסמכים של מוסדות וגופים ציבוריים כפופים לכללים ולפיקוח של הגנז.
מוסדות שחוק הארכיונים אינו חל עליהם:
מסתבר,עפ"י מחקר שנערך במרכז המחקר והמידע בכנסת, שחוק הארכיונים חל רק על מוסדות מדינה שהממשלה (באישור ועדת החינוך של הכנסת) הכריזה עליהם בצו.
בצו הארכיונים מוכרזים כמוסדות מדינה, בין השאר, מוסדות ממלכתיים כגון בנק ישראל והרבנות הראשית. חוק הארכיונים אינו קובע פרוצדורה ברורה לקביעת המוסדות הממלכתיים המוכרזים בצו. מוסד מבקר המדינה, למשל, הוא מוסד ממלכתי אשר כיום אין ודאות בדבר תחולת חוק הארכיונים עליו.
ישנם גם תאגידים אשר נראה שהם תואמים את הפרשנות העדכנית של חוק הארכיונים, אך הממשלה לא הכריזה עליהם בצו, ולכן חוק הארכיונים אינו חל עליהם. הכוונה בעיקר לתאגידים שהוקמו על-פי חוק, אשר בחוק הקובע את הקמתם נקבע שהם גופים מבוקרים. התאגידים המתאימים להגדרות האלו ואינם מוכרזים כמוסד מדינה בצו הארכיונים הם בין השאר: הרשות השנייה לטלוויזיה ורדיו, הרשות הלאומית למלחמה בסמים, המועצה להשכלה גבוהה ואיגודי ערים.
יש לציין כי רשות העתיקות והרשות השנייה לטלוויזיה ורדיו מוגדרות כגוף מבוקר על-פי אותו סעיף בחוק מבקר המדינה, אולם רשות העתיקות נזכרת בצו הארכיונים, ואילו הרשות השנייה לטלוויזיה ורדיו אינה נזכרת בו וכן חברת החשמל לישראל בע"מ, התעשייה האווירית לישראל בע"מ, רכבת ישראל בע"מ וקרן השתלמות לאקדמאים במדעי החברה והרוח.
א. בגנזך יופקד חומר ארכיב של מוסדות ממלכתיים שקדמו להקמת מדינת ישראל, של מוסד ממוסדות המדינה שנפסק קיומו ואין מוסד אחר שיירש את מקומו, וכל חומר אחר של מוסד ממוסדות המדינה שאין בו עוד שימוש ושלא ניתן לבערו לפי התקנות (או שאין בדעתו של המוסד לבערו);
ב. כל חומר ארכיב שהועמד לרשותו של הגנזך, גם אם לא הועבר אליו – ייחשב למופקד בגנזך.
על-פי החוק, הגנז יפקח על סדרי הארכיונים במוסדות המדינה וברשויות המקומיות, על שמירת החומר הארכיוני בהם ועל ביעורו. נוסף על כך, הגנז רשאי לבדוק כל חומר ארכיב במוסדות אלו, לצלמו ולהעתיקו (במקרה של בדיקת חומר סודי דרושה הסכמת הממונה האחראי לאותו חומר).
גם חברות ארכיב הגונזות מסמכים של מוסדות וגופים ציבוריים כפופים לכללים ולפיקוח של הגנז.
מוסדות שחוק הארכיונים אינו חל עליהם:
מסתבר,עפ"י מחקר שנערך במרכז המחקר והמידע בכנסת, שחוק הארכיונים חל רק על מוסדות מדינה שהממשלה (באישור ועדת החינוך של הכנסת) הכריזה עליהם בצו.
בצו הארכיונים מוכרזים כמוסדות מדינה, בין השאר, מוסדות ממלכתיים כגון בנק ישראל והרבנות הראשית. חוק הארכיונים אינו קובע פרוצדורה ברורה לקביעת המוסדות הממלכתיים המוכרזים בצו. מוסד מבקר המדינה, למשל, הוא מוסד ממלכתי אשר כיום אין ודאות בדבר תחולת חוק הארכיונים עליו.
ישנם גם תאגידים אשר נראה שהם תואמים את הפרשנות העדכנית של חוק הארכיונים, אך הממשלה לא הכריזה עליהם בצו, ולכן חוק הארכיונים אינו חל עליהם. הכוונה בעיקר לתאגידים שהוקמו על-פי חוק, אשר בחוק הקובע את הקמתם נקבע שהם גופים מבוקרים. התאגידים המתאימים להגדרות האלו ואינם מוכרזים כמוסד מדינה בצו הארכיונים הם בין השאר: הרשות השנייה לטלוויזיה ורדיו, הרשות הלאומית למלחמה בסמים, המועצה להשכלה גבוהה ואיגודי ערים.
יש לציין כי רשות העתיקות והרשות השנייה לטלוויזיה ורדיו מוגדרות כגוף מבוקר על-פי אותו סעיף בחוק מבקר המדינה, אולם רשות העתיקות נזכרת בצו הארכיונים, ואילו הרשות השנייה לטלוויזיה ורדיו אינה נזכרת בו וכן חברת החשמל לישראל בע"מ, התעשייה האווירית לישראל בע"מ, רכבת ישראל בע"מ וקרן השתלמות לאקדמאים במדעי החברה והרוח.
רונן כהן צמח בעל תואר שני מוסמך מנהל עסקים בהתמחות מערכות מידע משמש כמנכ"ל ובעלים של חברת ארכיביון מקבוצת ארכיב גרופ. החברה משרתת אלפי עסקים ברחבי ישראל במתן שירותי ארכיב . בנוסף משמש רונן כיו"ר ארגון חברות ארכיב תחת איגוד לשכות המסחר וכן כמנהל ארכיון מוסמך מטעם גנזך המדינה. רונן חבר כנציג ישראל בארגון העולמי של חברות ארכיב prism .
