סריקת החומר יכולה להתבצע במספר אופנים:
•
ייעוץ והכוונה של חברת ארכיב כולל מכירת תוכנה ייעודית וסורקים מקצועיים לצורך ביצוע עבודת הסריקה במשרדי על ידי עובדיו.
•
העברת החומר אל חברת ארכיב: הכנת אינדקס ומפתוח עד לרמה של מספר תווים לכל רשומה. הכנת המסמכים לסריקה והעברת המידע באמצעות דיסק נייד או CD-ROM בחזרה ללקוח.
את הנייר הסרוק ניתן להחזיר למשרדי הלקוח, או לחילופין להמשיך ולשמור אותו בארכיון לתקופה מסוימת עד שמתבצעת בדיקת איכות לניירת הנסרקת. במידה שאין דרישה לשמירת החומר ניתן להעבירו לביעור.
סריקה מתבצעת ברמה הגבוהה ביותר תוך בקרת איכות של הליך הסריקה הן מבחינת איכות הסריקה הפיזית והן מבחינת בקרה על ההליך התפעולי הבודק כי המסמכים אכן נסרקו ונמצאים במערכת המחשב.
ניתן לבצע
סריקה למסמכים אשר מרבית המלל המודפס עליהם הינו בכתב מכונה מודפס, באמצעות תוכנות OCR שונות. בצורה זו ניתן באופן לסרוק את המסמכים באופן אוטומטי ללא צורך במפתוח ידני ולקבל אינדקס של המלל ברמת דיוק של עד 80%. הקבצים הסרוקים עוברים המרה לקובצי PDF, עליהם ניתן לבצע חיפוש, סינון ומיון לפי מילות חיפוש מבוקשות. בשיטה זו נחסכת עלות המפתוח הידני.
כדי לקבל אבחנה לפני שליחת הצעת מחיר מבצעים אפיון לעבודה ובדיקה של סוגי הנייר העומדים לסריקה כדי לבחון מה רמת המפתוח הרצויה לצורך איתור מסמכים בעבודה השוטפת.
רונן כהן צמח בעל תואר שני מוסמך מנהל עסקים בהתמחות מערכות מידע משמש כמנכ"ל ובעלים של חברת ארכיביון מקבוצת ארכיב גרופ. החברה משרתת אלפי עסקים ברחבי ישראל במתן שירותי ארכיב . בנוסף משמש רונן כיו"ר ארגון חברות הארכיב תחת איגוד לשכות המסחר וכן כמנהל ארכיון מוסמך מטעם גנזך המדינה. רונן חבר כנציג ישראל בארגון העולמי של חברות ארכיב prism .
