קודם כל, חשוב להבין שתכנון טכנולוגי היא פעילות עסקית לכל דבר, היא לא פעילות טכנית! גם תכנון זה, מבוסס על עקרונות מבוססים ותהליכים מוגדרים מאד.
תהליך התכנון
להלן השלבים השונים ביצירת תוכנית אב למערך המחשוב :
1 - חקירה
שלב זה הינו קריטי להצלחת התוכנית. בשלב זה מבצעים מיפוי ארגוני במספר רמות.
מיפוי עסקי - בו ממופים תחומי העיסוק השונים של הארגון, צרכים עסקיים של כל תחום, והצרכים המיחשובים שלו.
מיפוי טכנולוגי - מיפוי של כלל ההיבטים הטכנולוגים בארגון. וביצוע Gap Analysis בין המצוי לנדרש על ידי התחומים העיסקיים.
2 - פגישת התנעה
בה אוספים את משתמשי המפתח על מנת לסקור את תוצאות החקירה הראשונית, להבהיר תפקידים וגזרות אחריות. בנוסף נסקר ונציג את תהליך התכנון. כתוצאה מפגישה זו ניתן לכתוב את לו"ז לתהליך כולו.
3 - מצאי
תכנון טכנולוגי מצריך עריכת רשימת מצאי מפורטת ביותר. הרשימה תכלול חומרה תוכנה (כולל זמני חידוש, תוקף, אחריות) ותקשורת. הדרך הטובה ביותר לוודא כי רשימת מצאי זו מדוייקת, היא להגיע פיזית לכל מחשב בחברה. הרשימה תהיה בנויה בצורה מפורטת ותכלול טבלאות לכל סוג ציוד (מחשבים, מדפסות, אביזרים נלווים ועוד) וכן מפת טופולוגית לרשת.
4 - סקר ניהול המיחשוב
מלבד ההבנת הסביבה הפיזית (חדרי שרתים, מיקום תחנות העבודה, מדפסות, מרחק בין העמדות ועוד), חשוב לסקור את צורת ניהול ה-IT. איך מתנהל הגיבוי - האם קיימים נהלי אבטחת מידע - מי אחראי על בדיקת המידע - וכו'. התוצאה לשלב זה הוא מסמך המתאר את צורת הניהול לטכנולוגית המידע בחברה כיום.
5 - ביצוע הערכה כללית לשינויים
בהסתמך על תוצאות השלבים הקודמים ובהסתמך על מומחיותו של עורך התכנון, ההערכה תכלול סיכום למצב טכנולוגיות המידע (IT) ורשימה מפורטת ומתועדפת לנושאים שיטופלו בתכנון.
6 - אומדן
בשלב זה מזהים ואומדים את החלופות לטיפול בנושאים שזוהו בשלב ההערכה. זהו השלב בו משווים את החלופות ומבצעים את ההחלטות לגבי השינויים שאמורים להתבצע. שינויים אלו יכולים לכלול התקנות שרתים חדשים, החלפת אפליקציות, הוצאה של אפליקציות החוצה (לקנות שירות, לדוגמה), שעות הדרכה למשתמשים וכדומה)
7 - מפת הדרכים ( Roadmap)
מפת הדרכים לטכנולוגיות המידע קובעת את התהליכים שיבוצעו, קובעת אחראי לכל תהליך ולוחות זמנים. מפת הדרכים מופצת כל המשתתפים בתהליכים וזה המקום בו הם יכולים להכניס את הצעותיהם (אחראים-ממנהל רשת, מנהל מחלקה, מנהל אבטחת מידע ועד לסמנכ"ל או המנכ"ל).
8 - יישום
כאשר התוכנית מוכנה, פועלים לפי מפת הדרכים ליישומה. כבכול תהליך עסקי אחר, חשוב לבקר את ההתקדמות בצורה מסודרת ובפרקי זמן קבועים. דבר זה יאפשר תיקונים תוך כדי היישום במידת צורך.
9 - בקרה
ניתקל גם במצבים, כמו התנגדויות של משתמשים, פחד משינויים, שינויים בטכנולוגיה או שינויים בתפיסת העבודה ועוד, בעקבותם נצטרך לשנות את התוכנית המקורית.
חשוב לזכור שתכנון ויישום הם תהליכים ולא תורה מסיני.
זכור - טכנולוגיה היא לא התרופה לכל מחלה! יועץ טכנולגי - האם צריך?
תפקידו של היועץ לתכנון טכנולוגי דומה לתפקיד הארכיטקט בפרוייקט שיפוץ מקיף. בתחילה, הארכיטקט סוקר את הבניין והיסודות על מנת להבין כיצד הכל מתחבר, ומזהה את התשתיות. לאחר מכן אוסף הארכיטקט את הדרישות של הלקוח, מכין מספר חלופות לביצוע ועוזר ללקוח בהחלטה על החלופה המתאימה ביותר. לאחר שהלקוח בחר את החלופה המתאימה לו מכולן, הארכיטקט מכין תרשימים של התוכנית וכמובן מבקר את עבודת הקבלנים ביישום התוכנית לפרטיה.
באופן דומה - יועץ לתכנון טכנולוגיות סוקר את מצב טכנולוגיות המידע העכשוויות ומזהה את מבנה התשתיות. לאחר מכן היועץ אוסף את הדרישות של בעלי העניין, מזהה חלופות ומעריך אותן יחד עם הלקוח. בסופו של דבר היועץ מכין תוכנית ומפת דרכים ועוזר לך לנהל ולבקר את מנהל הרשת, המטמיע, הספק חומרה, איש התשתיות ושאר הנוגעים בדבר.
החלק החשוב ביותר ביחסיך עם היועץ, הוא אמון. עלייך לתת אמון בכך שהיועץ יספק לך את החלופות האמיתיות שישרתו את היעדים שלך ולא את היעדים שלו!
יועץ צריך שתהיה לו:
ראייה טכנולוגית רחבה והבנה בתהליכים הבאה מניסיון בניהול טכנולוגיות רבות ומגוונות.
מעודכן בחידושים הטכנולוגיים האחרונים ובמגמות בשוק.
מחובר ליישומים של הטכנולוגיות "בעולם האמיתי" והכי חשוב, שיכיר את היכולות המערכות, את רכיביהן וכיצד הן מתקשרות ביניהן.
בנוסף לידע טכנולוגי, כדאי שליועץ יהיה ניסיון בניהול טכנולוגיות מידע בחברות קטנות. היועץ שיעזור לתכנן את הטכנולוגיות וליישם אותן - חשוב מאד שיהיה עצמאי ואובייקטיבי
הכנת תוכנית טכנולוגית טובה עם יועץ איכותי משפרת את תהליך התכנון שלך ומעלה אותך על המסלול לטכנולוגיה מנוהלת ויעילה יותר. העלויות של יועץ כזה יתקזזו מהר מאד עם החיסכון בעלויות הטכנולוגיה שיושג על ידי היעילות.
לסיכום
תכנון טכנולוגיות המידע חיוני לניהול יעיל בחברה. תהליך התכנון הוא תהליך עסקי ולא טכנולוגי. תכנון טכנולוגי מצריך ידע בצד העסקי של החברה, הבנה רחבה מאד של טכנולוגיות המידע, הכרה טובה של המגמות בשוק והיכולת לחבר את כל אלו לבניית מערכת מתפקדת ויעילה. התועלת של תהליך תכנון טכנולוגי עולה בהרבה על עלותו.
-קישור למאמר קודם התכנון לעסק הקטן-
עופר הופמן
