חודשיים אולי היית מוצא את זה.
שירותי ארכיב באים לתת מענה "למי הזיז את המסמך שלי". שיטות העבודה המדויקות וניהול המידע של הלקוח באופן רציף אחיד ובעקביות מביאים לתוצאות ולתפוקות מיידיות ביעילות הארגון. כל מזכירה או מנהל יכולים לחפש את המסמך על תוכנת מחשב ייעודית המאפשרת להם לחפש ולשלוף כל מסמך הנמצא בתוך מתקן אחסון מסמכים.
יתירה מזו שליפת החומר הינה על פי דרישת הלקוח ומנוהלת על ידי הלקוח. כלומר כבר מיותר לסרוק את החומר, ניתן לקטלג ולמפתח אותו ואז לשלוח לחברת ארכיב. בלחיצת כפתור אחת ניתן לחפש קלסר ולבקש ממנו מסמך שייסרק וישלח כקובץ אל המייל , אין צורך לקום ו/או לחכות לקלסר פיזית ניתן לקבל את כל השרות אל המחשב במשרד.
בנוסף לנ"ל במידה ויש צורך לתת מענה מיידי ללקוח ניתן לסרוק את כל החומר ולהעבירו לתוכנת ניהול ארכיון מסמכים ולנהל את המידע על השרת או המחשב המקומי. כך למעשה ניתן למצוא את המידע ללא כל עיכוב או בעיה. חשוב ביותר במקרה הנ"ל לוודא כי קיים גיבוי לארכיון המסמכים בקלטת גיבוי או לחילופין בחוות שרתים חיצונית.
יש ליצור נוהל עבודה מסודר במשרד הסורק את מסמכיו ולוודא סריקת כל המסמכים הישנים וניהולם במחשב. יש לסרוק כל ניירת או מסמך המגיעים למשרד מידי יום אותה ולתייק אותם בתוך תוכנת המידע, חשוב ביותר למפתח את המידע במלל הרב ביותר הרלבנטי כדי שבתהליך הסינון והמיון של המסמכים נוכל לאתר את המסמך ביתר קלות .
אחרי זה ייפסקו השאלות במשרד של מי הזיז את המסמך שלי ...
ניתן לקבל פרטים נוספים ומידע מקצועי נרחב בנוגע לשירותי ארכיכ מתקדמים באתרים בתחום.
רונן כהן צמח בעל תואר שני מוסמך מנהל עסקים בהתמחות מערכות מידע משמש כמנכ"ל ובעלים של חברת ארכיביון מקבוצת ארכיב גרופ. החברה משרתת אלפי עסקים ברחבי ישראל במתן שירותי ארכיב . בנוסף משמש רונן כיו"ר ארגון חברות הארכיב תחת איגוד לשכות המסחר וכן כמנהל ארכיון מוסמך מטעם גנזך המדינה. רונן חבר כנציג ישראל בארגון העולמי של חברות ארכיב prism .
