שירותי סריקה - באמצעות לשכת סריקה, חברת סריקה, סריקה עצמית? 

שירותי סריקה - באמצעות לשכת שירות, חברת סריקה, סריקה עצמית? 

החלטתם לסרוק את המסמכים בארגון שלכם וכתבתם איפיון מפורט. ביצעתם ספירה של המסמכים אותם תרצו לסרוק והכנסתם לתוכנית הארכיון הדיגיטלי שלכם. כעת עליכם להחליט כיצד זה יתבצע. האם תסרקו בעצמכם, האם תשנעו את הקלסרים ללישכת סריקה, האם תזמינו שירותי סריקה בבית הלקוח?

שרותי סריקה באמצעות לשכת סריקה מתאימים בדרך כלל לארגונים גדולים, מוסדות ממשלה וכדומה עם כמויות עצומות של מסמכים. עליכם לשקול מראש האם כמות המסמכים שלכם גדולה דיה עבור לשכת סריקה או תוכלו להסתפק בשירותי סריקה של חברה קטנה שתגיע למשרדכם עם סורק ומחשב ותבצע את העבודה אצלכם. בדרך זו אתם מפחיתים את סיכוני אבטחת המידע הכרוכים בהוצאת מסמכים מחוץ למשרד לפרק זמן גדול. סריקת מסמכים בבית הלקוח עושה את החיים קלים יותר.
  
חשוב גם שתגדירו איזו סריקה אתם רוצים: האם תרצו לסרוק כל מסמך שקיים בארגון ולהעביר אותו לאחסון במדיה דיגיטלית, או שיש סוגי מסמכים מסויימים שרק אותם תסרקו. אם אתם ארגון קטן, קרוב לוודאי שתוכלו לסרוק את המסמכים שלכם בעצמכם או לקבל שרותי סריקה מחברות סריקה המגיעות לבית הלקוח. 

ללשכות סריקה יש יכולת לבצע פרוייקטים גדולים ומורכבים עם כמויות עצומות של מסמכים, לעומת יכולת מוגבלת של חברות הסריקה הקטנות. לכל אחת מהאפשרויות המוצגות יש יתרונות וחסרונות, ועדיין לא דיברנו על המחיר.