במאמר קודם (קישור בסוף המאמר) דנו בכדאיות השרת - יתרונות, חסרונות ונגענו במקצת בכדאיות באופן כללי.
במאמר זה נבחן את הפתרונות (על קצה המזלג) לשימוש המשרד, בהשקעה מינימאלית - בלי לוותר על איכות.
לפני שנתחיל אציין כי אני לא דוגל בויתור על נוחות או בוויתור כל שהוא (אבטחתי, קלות השימוש, תאימות וכו') בנוגע לפתרונות מיחשוביים. כיוון שמהות העסק - להרוויח. ופגיעה בתפוקת העובד תמורה לתוכנה זולה יותר (או פתרון זול) - לא באה בחשבון.
מאמר זה יתמקד בעיקר בשימוש השרת כשרת דואר, כאשר במאמרים הבאים נתייחס אף לסוגי שירות שונים של שרתים.
כאמור, עסקים רבים מתלבטים פעמים רבות, בשאלה האם להקים לעצמם שרת דואר או להשתמש בשירותים חיצוניים.
להלן שלוש אפשרויות (עיקריות) לפתרון תיבת הדואר של העסק.
הראשונה - תיבות דואר אצל ספק האינטרנט.
היתרונות - מחיר נמוך (במקרה שמשתמשים בתיבה בודדת, אף חינם) זמינות גבוהה (מאד נוח להרים טלפון לספק ולהגיד לו להקים תיבות דואר) זמינות ואמינות.
החסרונות - ברוב גדול של המקרים תקבלו נפח איחסון קטן או בתוספת תשלום לקבלת נפח איחסון גדול (לשם השוואה, תיבת דוא"ל בנפח 5GB, התשלום החודשי יעמוד על 4$ ובמידה ונרצה תוספת אנטי וירוס ואנטי ספאם נאלץ להוסיף עוד כ-3.5$ - לחודש !!!), השירות מתבצע בפרוטוקול POP3 (הורדת המייל לא מאפשרת צפייה ממקום אחר). חלק מהספקים נותנים גם גישה דרך ווב, אבל תוכלו לראות שם רק את הדואר שעדיין לא הורד למחשב.
חוסר שליטה - כל שינוי, ולו הקטן ביותר, מצריך תמיכה מספק האינטרנט.
במידה ולא רכשנו דומיין - תיבת הדוא"ל נשארת אצל הספק, במידה ומעוניינים לעבור ספקית תקשורת.
השניה - (אליה מגיעים עסקים רבים) הקמת שרת דואר אצלם במשרד / בעסק.
ישנם המון סוגים של שרתי דואר שניתן לבנות לבד או בעזרתו האדיבה של הטכנאי. לא כולם מוצלחים, חלקם חינאמיים לחלוטין וחלקם אף מאפשרים סינון ספאם ואנטי וירוס כחלק מהעיסקה החינאמית. להלן רשימה קצרצרה למוצרים הקיימים בשוק.
• שרת דואר מייקרוסופט (Exchange) בגרסותיו השונות.
• שרת דואר מבוסס לינוקס (חלקם גראפיים נחמדים לשימוש).
• שרת דואר בממשק חלונות, שאינו Exchange, המותקן בד"כ על תחנה חזקה.
• שרת דואר הפונים לעסקים גדולים מאוד (מאות-אלפי משתמשים).היתרונות - שליטה מלאה על המתנהל בעסק שלך. ניהול משתמשים, הגבלת נפחים, מעקב וניטור התנהגות המשתמשים, המידע יושב בארגון, הוספה והסרת תיבות דואר בלי התערבות חיצונית, אין תוספת מחיר להוספת תיבות דואר, אין התחייבות לפרק זמן השימוש, הקמת תיבה או סגירת תיבת דואר בפרק זמן מיידי.
החסרונות - שליטה מלאה מחייבת ידע שלא תמיד נמצא בארגון ומצריך תשלום נוסף לחברת אחזקה חיצונית. פרט לניהול שרת הדואר יש לדאוג לאבטחת המידע וגיבוי המידע (בעיה עיקרית באחזקת שרת). עלויות גבוהות מאוד ברכישת השרת (חומרה), ברכישת רישיון לשרת (תוכנה), ברכישת תוכנות אנטי וירוס ואנטי ספאם ועוד.חיבור PDA או מחשבי כף יד, מצריך ידע מוקדם. התגוננות בפני כניסה לרשימות שחורות (Spam / BlackList).
השלישית - שירותי Hosted Exchange. שירותים חינמיים באינטרנט או שירותים אירוח אצל ספקים פרטיים, SaaS.
היתרונות - אין רכישת שרת, אין רכש כלל. אין צורך לדאוג לגיבויים, ניטור או כול פעולות אחזקה שהם. התשלום מבוסס על כמות התיבות שהזמנו, משלמים על תיבות המייל שצריכים - אין תיבות, לא משלמים. גישה מכול מקום בעולם, בצורה מוצפנת ומאובטחת. גרסאות מסויימות פוטרות אף את הצורך בהתקנת תוכנה על מחשב הלקוח, והכול עובד בגישת WEB. במצב של גניבה או נזק לתחנת העבודה, ניתן לגשת למידע מכול מחשב אחר. בדרך כלל, משרדים חדשים או משרדים קטנים ישלמו פחות על שירות באירוח למשך 3 שנים, מאשר לרכוש שרת, תוכנות ולתחזק הכול לבד. חברת SaaS מתמחה בתקלות דואר, בעיות נפוצות והשירות מהיר ומיקצועי. ניתן לחבר מכשירי כף יד ומוצרי PDA.
החסרונות - מכמות מסויימת של משתמשים (כמה עשרות) כדאי כבר לשקול לרכוש שרת ולהחזיק איש IT קבוע במשרד. במצב של ניתוק לאינטרנט לא ניתן לקרוא דואר. תוספת תיבות מגדילה את ההוצאה.
לסיכום - היה קל לומר כי ישנו פתרון אחד המתאים לכולםכך הדבר. כפי שהבנו מהפתרונות הרבים הקיימים בשוק, חשוב להבין את צורכי העסק, את המקצועיות שהעסק יכול לשלם עבורה ואת הכדאיות הכלכלית בכפוף לפתרונות הרבים.
עופר הופמן
