אחריות ביישום האצלת סמכויות 

האצלת סמכויות היא אחד ממושגי המפתח בניהול ומנהיגות. מנהלים שמאצילים סמכויות מייצרים מוטיבציה גבוהה יותר אצל אנשיהם, מאפשרים להם להתפתח ולהתקדם, ורותמים אותם להפיק את המקסימום מעצמם עבור יעדי הארגון - אותם יעדים שעמידה בהם היא מדד חשוב בהערכת אותם המנהלים. כמו כן, הם מפנים לעצמם זמן יקר בו אינם עסוקים בלבצע את מה שאנשיהם מסוגלים לבצע  אלא בלהשיג את מה שלא יכול להתקדם בלעדיהם. מנהל וותיק שליוויתי במסגרת אימון מנהלים סיפר לי בנימה צינית שלאחר שלמד להאציל סמכויות התפנה לו סוף סוף זמן לצאת מהמשרד לסדנה בנושא ניהול זמן.

אחריות היא לטעמי מילת המפתח שבאים להגדיר את תפקידי המנהל ואת מושג הניהול. כל כך הרבה קשיים נערמים בפני המנהלים, רמת אי הוודאות גדולה, הבלתי צפוי קורה בתדירות גבוהה, מי שהיה אמור לעזור לפעמים מאכזב, ובכל זאת - מוטלת עליהם האחריות "לספק את הסחורה" ולעמוד בהצלחה ביעדים. לשאת באחריות לא במובן של "את ראשו של מי עורפים במקרה של כשלון" אלא במובן של להצליח למרות הקשיים. לא זה המקום לפרט את כל הכלים העומדים לרשות המנהלים האחראים ואת המיומנויות הנדרשות מהם, ספרים עבי כרס נכתבים בנושא מזה עשרות שנים, ברשימה נמצא נושאים כגון הבנת צרכי הלקוח, תכנון, מעקב, ניהול סיכונים, הבחנה בין עיקר לטפל, תקשורת בין אישית, הנעת עובדים ועוד נושאים רבים.

"להאציל סמכויות באחריות" הוא קו מחשבה שמנחה את המנהל לחפש את החלוקה האופטימאלית ביני לבין העובדים כך שתתקיים האצלת הסמכויות המקסימאלית שהיא גם כדאית (לי כמנהל, למנהלים ולעובדים שכפופים לי, לארגון) וגם מאפשרת  לנהל כשהאחריות עדיין מוטלת על המנהל. כאשר אני מאציל סמכויות לאנשי הם אחראים כלפי בעוד אני ממשיך לשאת באחריות מול המנהלים שלי.

להאציל סמכות אין פירושו "שגר ושכח". גם לאחר שבחרת בקפידה את האדם המתאים למשימה המתאימה והפקדת בידיו את המושכות והסמכות, מתפקידך להכינו לתפקיד, לאפשר לו להצליח, לעקוב, לפעמים לכוון, לעזור ולעודד, ומקרה של כשלון, בלית ברירה, לקחת לידיך את המושכות בחזרה. בניהול נכון מדובר בהקטנת עומס משמעותית אבל לא בהתנתקות ולא בהסרת אחריות.

איך מודדים כדאיות? יש גישה שאומרת "הכול נמדד בכסף". אם האצלת סמכות לאנשים שיבצעו את המשימה בעלות נמוכה מזו שלך - זה שווה. שיטת חישוב טובה יותר מחשבת עלות או רווח אלטרנטיביים, כלומר-  גם אם מנהל מאציל סמכות תוך כדי ייקור המשימה אבל בזמן שהתפנה מבצע אותו מנהל משימה בעלת ערך גבוה יותר, הכדאיות קיימת. כמובן שערכים כמו הגברת מוטיבציה קשה יותר לתרגם לכסף אם כי יש מחקרים שמראים (ברמת הדיוק שניתן למדוד פרמטרים כאלה) שאדם הפועל מתוך מוטיבציה גבוהה מפיק תפוקה הגבוהה בעשרות אחוזים מזו שאותו אדם היה מפיק אחרת.

יש ארגונים שעוקבים אחר מדד הנקרא span of control  שהוא מספר האנשים (הממוצע בארגון) המדווחים לאותו מנהל/ת. בארגונים רבים המגמה היא להעלות את היחס מ 3-4 אנשים ל 7-8. אחד השיקולים העיקריים העומדים מאחרי המגמה הוא לעודד (למעשה כמעט לאלץ, כי הרי אין אפשרות מעשית לנהל ישירות מספר רב של אנשים ללא חלוקת עומסים נכונה) מנהלים להאציל סמכויות.  מנהלים שלמדו להאציל סמכויות באופן יעיל יכולים לא רק לנהל יותר אנשים אלא גם להתפנות לתכנון קדימה, למעקב, לתאום ולעוד משימות ניהול חיוניות.

בשנים האחרונות מתפתחות מתודולוגיות הניהול ה"רזות" (agile, lean management) שמציגים קו חדש לגבי אחריות המנהלים ורמת האצלת הסמכויות. חלק מהמודלים מטילים את האחריות לביצוע על צוות הפיתוח. למנהל אין סמכות והוא אינו נושא באחריות. הוא מוגדר  Facilitator (מקדם, מסייע). האם נחצו קווים אדומים? האם מתבצעת האצלת סמכויות קיצונית ולא אחראית? האם צוות יכול לשאת באחריות? האם אין סכנה למה שפסיכולוגים מכנים "פיזור אחריות" (מושג בפסיכולוגיה חברתית, שמתייחס לתופעה שככל שקבוצת האנשים שבה נמצא יחיד גדולה יותר, נוטה הוא להסיר מעצמו את נטל האחריות)? תשובת המסנגרים היא שאדם המשתייך לצוות נושא אחריות פועל מתוך מוטיבציה מרבית, "מגדיל ראש" ומעלה את רמת המחויבות האישית שלו לביצוע. ברשותכם, אסיים פיסקה זו עם סימני השאלה מתוך הנחה שאין להן תשובות מוחלטות של "שחור-לבן".

לסיכום - האצלת סמכויות היא כלי רב עוצמה לניהול. היא מהווה מענה לנושאים בתחום ניהול הזמן, ניהול המשאב האנושי, איזון עומסים בניהול פרויקטים ועוד. האצלת סמכויות היא אחד הכלים המרכזיים עבור מנהלים הפועלים בגישת המאמן כמנהל, גישה ניהולית המאמצת עקרונות  של אימון אישי. כמו כל כלי חזק יש לעשות בה שימוש מושכל, אחרת העוצמה תכה בנו במקום לתמוך.