שירותי ארכיב הינם מכלול שלם של שירותים המעניקים ללקוח מטריה שלמה לצורך ניהול המידע הארגוני.
שירותים אילו כוללים , שיטת עבודה מסודרת הכוללת כללים, תקנות וחקיקה אשר התפתחו במרוצת השנים במדינת ישראל ומעניקות ללקוח את היכולת לדעת מה רלבנטי לשמור ומה ניתן לזרוק.
חברות ארכיב מעניקות שרות הכולל שלבים:
בניית עץ ארגון לחברה, הכנת נוהל עבודה מסודר וקבוע בכל אגף /מחלקה בנוגע לאילו מסמכים יישמרו, לאיזו תקופה וקביעת אנשי הקשר.
שלב זה הינו שלב אקוטי ומהותי בשלבי למידת הארגון וצרכיו.
לאחר מכן מתחילה עבודת ההדרכה הכוללת מסירת מידע לגבי צורת האריזה, תיוק ומפתוח של ניירת ומסמכים בצורה יעילה וחסכונית.
הניירת והקלסרים נארזים לתוך מיכלי ארכיב קשיחים ועמידים ומועברים לצורך הקלדה ותיעוד החומר במגנזות של חברת ארכיביון.
לאחר תיעוד החומר הוא מועלה למיקום לוגיסטי ונשמר בין יתר מיכלי הארכיב.
השלב הראשון של הדרכת שיטת העבודה והקליטה הסתיימו.
שלב שני הינו שלב השרות : בשלב זה מקבל הלקוח תוכנה שפותחה במיוחד באמצעות צוות מתכנתים העובדים בחברת ארכיביון ובאמצעותה ניתן לנהל את החומר על ידי מיון וסינון הנתונים ולהפיק דוחות.
הלקוח יכול לבקש באמצעות האינטרנט, הפקס או הטלפון בקשת שליפה המועברת אליו בצורה וירטואלית באמצעות המייל המאובטח או באמצעות עובד החברה עד לשולחנו. עם סיום הטיפול חברת ארכיביון תגיע אליו לצורך החזרת התיק אל מתקן הארכיב.
לאחר תקופת האחסנה, ניתן למחזר את החומר, שרות הניתן על ידי חברת ארכיביון. הניירת והמסמכים הישנים מועברים למחזור וליצירת מוצרי נייר ממוחזרים למען סביבה נקייה וירוקה יותר.
שירותי ארכיב דיגיטאלי: ניתן לסרוק את כל הניירת והמסמכים ולנהל את המידע באמצעות תוכנה המאחזרת את המידע. חברת ארכיביון סורקת את כל מסמכי הלקוח ברמת הארגון ומקטלגת אותם על פי דרישות הלקוח. הקבצים נשמרים בפורמט TIFF אוPDF .
נוחות השימוש והמהירות בהם קבצים סרוקים עולים אל מסך המחשב מייעלת את הליך העבודה בארגון.
נכתב על ידי רונן כהן צמח
