Hosted Exchange - מה זה ולמי זה טוב? 

בשנים האחרונות נכנס שירות Hosted Exchange לאלפי עסקים כפתרון התקשורת החשוב ביותר בעסק.
מדריך זה נועד לעשות סדר לאלו המתעניינים בשירות ולא מבינים את היכולות שלו, איך אפשר לנצל אותו, והאם הוא מתאים לצרכים שלהם.

מה זה Hosted Exchange?
שירות Hosted Exchange הוא תחליף לשרת דואר מקומי, שירות הניתן להקמה באופן מיידי, ללא השקעה ראשונית וללא התחייבות.
שירות Hosted Exchange נמכר בשמות רבים: Exchange online, Access Online, Online Exchange, Hosting Exchange ו-Exchange Hosting, מדובר באותו שירות בשמות שונים כל ספק מוכר אותו בשם אחר.
Microsoft Exchange הוא שרת הדואר הנפוץ בעולם, השם "שרת דואר" מטעה, מכיוון שמדובר בכלי רב-עצמה לתקשורת פנים ארגונית וזמינות בתנועה. שרת ה Exchange מתחבר לתוכנת הOutlook ומשדרג את היכולות שלה מכלי לניהול מידע אישי לכלי עבודה ארגוני מתקדם. שיתוף יומנים, סנכרון לטלפונים חכמים ועבודה מרחוק הם דוגמאות נפוצות לכלים אותם מספק השרת.
עד לפני מס' שנים, מי שרצה לעבוד עם שרת Microsoft Exchange נדרש בהשקעה של אלפי דולרים ברכישה והקמת המערכת ותחזוקה חודשית של מאות דולרים. למרות המחירים היקרים מרבית העסקים בישראל ובעולם בחרו בשרת ככלי עבודה לניהול המידע העסקי.
בשנים האחרונות החלה Microsoft למכור את השירות באמצעות שותפים עסקיים כשירות במקום שרת מקומי. מדובר במהפכה אשר הביאה את הפתרון החכם לעסקים קטנים ובינוניים שעד אז לא הרשו לעצמם לבחור במערכת מקומית משיקולי עלות או חוסר מודעות ליכולות ה Exchange.

מודל שירות כשרת מוכר בשם SAAS (Software As A Service) ונמכר בכל העולם, ולמעשה דוחק כמו שירותים רבים אחרים את מערכות המחשוב המקומיות בשירות חיצוני.

תועלות השירות

שירות Exchange כולל מאות תועלות, מצ"ב מספר דוגמאות לחשובות והשימושיות שבהן:
שיתוף יומנים - היכולת הכל-כך חיונית בכל משרד אפשרות של המזכירה/ המנהל לנהל יומנים של אחרים. כך המזכירה יכולה לתאם פגישות למנהלים, לאנשי המכירות וכדו'..  מידע נוסף...
סנכרון לטלפונים חכמים -  בלקברי, איפון, מכשירי נוקיה וטלפונים מבוססי מערכת הפעלה של מיקרוסופט מיועדים לסנכרון המידע מול שירות הExchange. כך למעשה המחזיק במכשיר נהנה ממשרד נייד המעודכן בלוח שנה, דואר, משימות ואנשי קשר והכל בזמן אמת דו-כיווני מול תוכנת האאוטלוק. מדריך לבחירת טלפון חכם
גישה דרך הדפדפן - אפשרות להתחבר למידע השמור בתוכנת האאוטלוק מכל מחשב המחובר לאינטרנט.
עבודה מהבית - העובדה שהחיבור הוא לשרת מרוחק למעשה מאפשרת חיבור של מספר תחנות קצה (בית , משרד, מחשב נייד..) וליהנות מעבודה מהבית כאילו אתם יושבים במשרד.
גיבוי אונליין - פועל יוצא של השירות הוא גיבוי אונליין של המידע, כל מייל שנשלח, כל פגישה שנוספה מיד מתעדכנים בשרת. במקרה של תקלה תמיד ניתן לשחזר את כל המידע של תוכנת האאוטלוק באופן מיידי.
ספר טלפונים ארגוני - אחד השימושים החשובים והמועילים בעבודה ארגונית. ספר כתובות אחד מעודכן ונגיש לכלל העובדים. אין יותר צורך להפריע כל הזמן למזכירה באיתור מידע שנגיש מכל מחשב ולכל העובדים.

כיצד בוחרים ספק שירות?
מכיוון שמדובר בשירות הדורש תמיכה רבה חשוב לבחור בספק בעל ותק, ניסיון מוכח בתמיכה איכותית, ומערכות. יש לבדוק מס' פרמטרים:

• האם מדובר בספק מורשה מטעם מיקרוסופט
 ישנם בשוק ספקים רבים שמוכרים ללא רישוי מוסדר על מערכות מאולתרות. מצב זה יכול לגרום הן לבעיות אבטחה ואיכות מוצר ירודה, והן לסגירה פתאומית של השירות עקב בעיות רישוי. המערכת הרשמית של מיקרוסופט לשירות Hosted Exchange היא HMC!
• האם השרתים בישראל או בחו"ל
 חלק מהספקים בישראל הם מפיצי משנה של חברות מחו"ל. עובדה זו פוגעת קשות באיכות התמיכה, בזמני התגובה ובביצועי השירות.
• מערך תמיכה
 האם קיים מוקד תמיכה ייעודי? זמני תגובה למענה במקרה של תקלה? מאגר מידע? מדובר בשירות אשר דורש היקף תמיכה נרחב. במקרה של תקלה אם תשובת הספק היא מענה תוך 1 יום עסקים, המשמעות יכולה להיות קשה ומשביתה עסקית. 
• מפיץ או ספק?
 מרבית החברות המוכרות שירותי Hosted  בישראל הן מפיצות של השירות, ישנם מפיצים מקצועיים שעובדים בצמוד לספק ומספקים שירות מצויין ללקוח הסופי אך מרבית המפיצים בישראל עושים עבודה שפוגעת בלקוח 
• ספק גדול/ ספק קטן?
ניסיון הוא הידע האמיתי ככל שלספק יש יותר לקוחות הוא מחזיק ביותר ידע וכך יכול לפתור יותר תקלות במהירות ויעילות, מצד שני אצל הספקיות הגדולות מאויש מוקד התמיכה בתומכים צעירים חסרי ניסיון ועם תחלופת כח- אדם גדולה. 
• התחייבות? בשום פנים!
 שירות Hosted Exchange נמכר בכל העולם ללא התחייבות ובד"כ עם התחייבות ל60 יום החזר כספי ללקוחות שאינם מרוצים מהשירות. ספק המבקש התחייבות לתקופה כנראה שיש לו סיבה טובה לעשות כך וכדאי להשמר ממנו.
• ממשק ניהול ומהירות הקמת תיבות
 האם הלקוח מקבל ממשק ניהול? כמה זמן לוקח להקים את הלקוח? כמה זמן לוקח להקים תיבה נוספת מרגע הבקשה? שירות טוב כולל ממשק ניהול, ספק טוב מייצר תיבה תוך דקות בודדות. לקוח חדש תוך שעות בודדות. אם אומרים לכם שההקמה לוקחת מספר ימים כדאי לבחור בספק אחר.
• מאגר מידע
לכל ספק מכובד שמחזיק בנפח פעילות ממשי יש מאגר מידע הכולל מדריכי משתמש רבים. אם הספק מבטיח לכם רק תמיכה טלפונית כנראה שיש לו מס' לקוחות מצומצם מאוד.

למי מתאים השירות?
השירות מיועד לכל העסקים המשרדיים. אם מרבית העובדים נמצאים מול מחשב, אם חלק מהעובדים נדרשים לנהל לוח שנה עמוס בפגישות, אם הדואר האלקטרוני הוא כלי עבודה קריטי אז כדאי לכם להתחבר לExchange ותגלו באופן מיידי כמה זמן הוא חוסך לכם ואיך הוא מייעל את העבודה האישית והקבוצתית.

סיכום
מדובר בשירות כל כך טוב שהוא נמכר בלי התחייבות לתקופה, ועם 60 יום התחייבות להחזר כספי מלא. אז אם עדיין לא הבנתם למה כדאי לקחת את השירות, כדאי שתנסו אותו ותגלו זאת בעצמכם.

גילוי נאות
כותב המאמר מוכר, משתמש ומאמין בשירות