כידוע העולם העסקי הוא עולם תחרותי , ישרדו בו רק אלו אשר יעמדו בקצב השינויים המהיר , בחדשנות וביוזמה הנדרשת בעולם תחרותי זה. הגידול הרב בכמות הידע והעובדים בארגון מצריך שיתוף המידע , והפיכת הידע הפרטי לידע ארגוני , כל זאת כדי לאפשר למידה וניצול מרבי של ה"הון האנושי"
מעבר למחשבים ושאר הציוד שבארגון , עלינו לשמר ולנהל בצורה יעילה את הידע , הידע (knowledge ) אינו רק הנתונים (Data) אשר מאוחסנים במחשבי החברה , הידע הוא בראש ובראשונה מה שנמצא במוחם של העובדים , השכלתם , ניסיונם , יכולתם להסיק מסקנות ולקבל החלטות בזמן אמת ובמהירות , על סמך אינטואיציה ויכולת אישית יעילה של ניתוח המצב , כמובן שלכך אנו מוסיפים את יכולת התיקשור הבין אישית והיכולת לעבוד יחד (תהליכי שיתוף מידע ועבודת צוות) כל אלו מהווים נדבך חשוב בתפקודו של העסק.
על מנת להפוך את כל הידע (למעשה ניתן רק את חלקו) למידע , לנתונים , אנו נעזר בתוכנות אשר "ינהלו" את המידע והתהליכים בעסק. תוכנות אלו יאפשרו שיתוף מידע , נגישות קלה יותר למידע ,ניצול נכון יותר של זמן , עובדים ומכונות ולעתים אף ניתוח המידע בעסק בצורה שתתן לנו מסקנות במהירות וביעילות (לדוגמה כריית נתונים data mining )
כל זה יאפשר לחברה המנהלת תהליכים מסוג זה בעסק , יתרון עסקי שבסופו של דבר , כך אנו מקווים יקדם את תזרים המזומנים בחברה ואת יוקרתה של החברה בשוק.
נגדיר מספר יישומים אשר נועדו למטרות אלו:
פורטל ארגוני:
הוא אתר פנימי (אינטראנט) או חיצוני (אינטרנט) אשר מרכז בתוכו את כל האינפורמציה הארגונית הדרושה להליכי עבודה משותפים , החל בלוח מודעות ועד שיתוף יומנים בין העובדים , תיאום פגישות , הקלדת משימות וניהול ההתקדמות שלהן , הדרכת עובדים , מאמרים רלוונטיים.
כמו כן ניתן באתר מסוג זה לנהל את כל המסמכים / מיילים / תכתובות בעסק.
ניתן לשלב באתר מערכת המאפשרת לספקים (B2B business-to-business) או ללקוחות (B2Cbusiness-to-consumer?( לבדוק את מצב החשבון וההזמנות שלהם בצורה מקוונת דרך תשתית האינטרנט ואף להקליד הזמנות מקוונות ( E-Commerce מסחר אלקטרוני )
תוכנות ERP Enterprise resource planning מערכות מידע מוכללות לניהול משאבי הארגון:
תוכנות אלו יכללו בתוכן את רוב הצרכים של הארגון , לדוגמא מערכת ניהול הנהלת חשבונות , כספים ,שכר , ניהול המלאי , לוגיסטיקה , משאבי אנוש , רכוש קבוע , שירות , חוזים , SCM - Supply Chain Management ניהול שרשרת האספקה - מטיפול בחומרי גלם, דרך ייצור, תוכנות אלו יכללו לעיתים גם מודול CRM Customer Relationship Management זוהי מערכת ל ניהול קשרי לקוחות , ובעזרתה נעקוב אחרי הקשר עם הלקוחות שלנו , עוד מהיותם לקוחות פוטנציאלים. מערכת כזו תשמש לרישום שוטף ומעקב של פעילות לקוחות קיימים ולקוחות פוטנציאליים ולרוב תכלול אפשרות לרישום שיחות שיווק (טלמרקטינג), גבייה, שרות, תזכורות, סיכום פגישות, רשימות , דיוור וכו'.
מערכות DATA MINING - כריית נתונים:
תוכנות המשתמשות באלגוריתמים מתוחכמים ,הקוראות נתונים , מסכמות , מצביעות על תופעות בלתי צפויות , מגלות תנאים מספיקים והכרחיים , מצביעות על נתונים חריגים , מנבאות ערכים עתידיים , כמו-כן לעיתים משמשות אפליקציות אלה לביקורת פנים ארגונית.
תוכנות לתיוק ואיתור מסמכים:
זהו תחום הצובר תאוצה ובא לענות ולהתמודד עם הכמות הגדולה של ניירת , תכתובות ,מסמכים ומיילים , בארגון , בכדי שמידע יהיה בעל תועלת רבה יותר חייב המידע להיות נגיש יותר במהירות רבה יותר.תוכנות מסוג זה "יתייקו" כל מסמך ועל ידי חיפוש חכם נוכל לאתר כל תכתובת מכל סוג לפי כל סוג של חיפוש (חיפוש לפי משמעות , מילים הנמצאות במסמך , מילים נרדפות ) וכל פרמטר אחר .
נוכל לראות כי היישומים שהוזכרו מכסים את כל/רוב הפעילות בעסק ובארגון ממוצע , באמצעות המערכות אשר הוזכרו במאמר נשיג :
? חסכון בזמן , הגדלת היעילות .
? שיתוף הידע בין העובדים ותחושת ה"קולקטיב" .
? לעמוד בסטנדרטים המקובלים בעולם העסקי בימינו.
? להוריד רמות מלאי ולהבטיח עמידה במועדי אספקה.
? תכנון וקבלת החלטות בצורה אופטימלית .
? נאפשר לארגון להרוויח יותר .
