מסמכים בסחר בינלאומי - מה דרוש ומי מספק אותם? 

אין אפשרות לערוך סחר בינלאומי ללא מסמכים נלווים. ללא מסמכים הספק לא יקבל תשלום, המדינה לא תאפשר את כניסת המטען והלקוח לא יקבל את הסחורה. אם לא היה אמון במסמכים אף אחד לא היה מייצא, מוביל או מייבא סחורה.

לכן ניתן להגדיר מסמכים אמינים כנוזל המשמן את מסלול ההובלה והסחר הבינלאומי.

ישנם כמה מסמכים שהמוכר צריך לספק ללקוח ויש גם מסמכים שהלקוח צריך לדאוג להם בעצמו:

חשבון ספק

המוכר אחראי להוצאת מסמך זה כדי לקבל תשלום מהלקוח. בחשבון יופיעו פרטי המוכר והקונה, תאריך, מס' חשבון, מחיר (כולל מטבע לפי הצורך), הנחות ותוספות אם יש, תנאי תשלום, תנאי משלוח (INCOTERMS), פרטי הסחורה כולל כמות ואיכות אם רלוונטי וחתימת המוכר.

הספק יכול להוציא חשבון פרופורמה בשלב שהוא רוצה ואין צורך להמתין להוצאת הסחורה. חשבון פרופורמה דומה לחשבון ספק (ללא מספר) אבל הוא לא מחייב תשלום ולא מהווה מסמך קביל למכס. פרופורמה יכולה לשמש כהצעת מחיר במיוחד אם הכמות הסופית לא תהיה ידועה עד צאת המשלוח. במקרה הזה רק החשבון הסופי מחייב. ניתן לשלב כמה חשבונות פרופורמה ולחייב רק בחשבון אחד סופי אם מדובר בכמה פריטים במשלוח. אם הזמנה נשלחת בכמה משלוחים כל משלוח יצטרך ליווי של חשבון נפרד.

אם הפרופורמה אושרה ע"י הלקוח ושני הצדדים חתומים עליה היא נהפכת לחוזה לכל דבר ועניין בין הצדדים וקביל כמסמך בבית משפט במקרה של סכסוך. אבל כאמור, הוא לא קביל במכס כחשבון ספק.

רשימת תכולה (PACKING LIST). מסמך מלווה לסחורה ובתוכו רשימה של הרכב ותיאור הסחורה כולל משקל, נפח, כמות, סוג אריזה וסימנים על האריזה (לצורך זיהוי). אין מחירים רשומים.

הרשימה יכולה להיות כלולה בתוך החשבון או רשימה נפרדת ונוספת. עדיף רשימה נפרדת במיוחד אם יש כמה פריטים במשלוח.

תעודות איכות

המוכר צריך לספק תעודה המעידה על איכות הסחורה. לדוגמא, מי שמייצר כימיקלים מוציא תעודת אנליזה שמצהירה שהסחורה מתאימה לאיכות מוצהרת מראש. תעודה מפורטת תכלול גם תוצאות בדיקות שמציינות שהחומר מתאים לאיכות המוצהרת.

תעודת איכות לא מפורטת לא כוללת תוצאות בדיקות אלא רק הצהרה חתומה ע"י היצרן.

תעודת מקור

תעודה המצהירה היכן הסחורה מיוצרת. אם חל מכס על סחורה שנכנסה ממדינות זרות אבל יש פטור ממכס או הנחה למדינות שבתוך הסכם עם מדינת היבוא, רשות המכס במדינת היבוא תבקש לראות תעודה שמאשרת שהסחורה מיוצרת במדינה בתוך ההסכם.

לדוגמא, על אסלות מפורצלן או חרסינה שמיובאות למדינת ישראל יש מכס של 12% על מנת להגן על תוצרת מקומית. אבל יש הסכם פטור עם הקהילה האירופאית, עם NAFTA, EFTA  וטורקיה. אם היבואן מייבא מגרמניה, לדוגמא, הוא צריך להציג תעודת EUR-1 מגרמניה (חתומה ע"י יצואן הגרמני ולשכת המסחר הגרמני) למכס הישראלי כדי לקבל פטור מהמכס. אם הסחורה אמריקאית תעודת מקור תהיה תעודה אמריקאית שקשורה לייצוא לישראל. היבואן לא יזכה לפטור אם הוא לא מציג תעודת מקור רלוונטית.

שטר מטען

זהו חוזה בין מוביל הסחורה והלקוח. הלקוח הוא בעל הסחורה בעת המשלוח ולכן הוא יכול להיות המוכר (אם הוא משלם גם על ההובלה - בתנאי המשלוח CIF) או הקונה (אם הוא קנה בתנאי FOB או EX-WORKS).

שטר מטען יכול לשמש כצ'ק ולצורך כך ניתן להסב אותו לגוף שלישי ע"י חתימה על גב השטר.

רשיון יבוא

אם יש דרישה לרישיון יבוא, חל על הקונה האחריות להשיג אותו לפני צאת המשלוח מחו"ל. אם הקונה לא דאג לקבלו ורשות המכס לא מאשרת את כניסת הסחורה למדינה, הספק לא יישא באחריות. אפילו אם אין מכס על הסחורה שלו, המדינה רשאית לבקש לראות רישיון יבוא. חל איסור מוחלט לייבא לפני קבלת הרישיון.

רשיון יצוא –  זהו רישיון שמאפשר ליצרן לייצא סחורה ללקוח במדינה אחרת. יש מקרים שמדינה רוצה להגביל את כמות המוצרים שהולכים לייצוא ולכן הממשלה שמה מכס על הייצוא כדי להוריד את הביקוש מחו"ל. מדובר בד"כ במוצר שהממשלה חוששת שיהיה בו מחסור ויש גם מדינות שבשבילן ייצוא הינו מקור טוב להכנסה ע"י הטלת מכס.

אישור מכון התקנים

בנוסף לתעודת איכות שמוציא היצרן, מדינת היבוא יכולה לדרוש אישור שהמוצר מתאים לתקן המדינה. בדרך כלל ניתן לקבל אישור תקן בקלות אם יש תעודת איכות חתומה ותקינה מיצרן מוסמך. לדוגמא, בקבוקי זכוכית שמייבאים מחו"ל צריכים אישור שאיכות הזכוכית מתאימה לתקן הישראלי. למרות שמכון התקנים יכול לבדוק את איכות הזכוכית ומבצע את הבדיקה במעבדות שלו, נדיר לפסול בקבוק שיש תעודת איכות מיצרן ידוע ואמין. קבלת האישור היא באחריות הקונה.

לסיכום, לא ניתן להוביל סחורה ממדינה למדינה ללא ליווי במסמכים המתאימים. יש מסמכים שהיצואן או המוכר צריך לדאוג לקבלם ולהעביר לקונה ויש מסמכים שהיבואן או הקונה צריך לדאוג לקבל בעצמם. בסופו של דבר, הקונה חייב לוודא שכל המסמכים כולל אלו שהיצואן מעביר אליו יגיעו אליו בזמן מכיוון שבמידה וחסר מסמך חשוב הבעיה המיידית תהיה של המוכר שיקבל את הסחורה רק לאחר עיכוב ועצבים נוספים.