שכירים תמיד אומרים: "איזה כיף זה להיות עצמאי" או "תמיד חלמתי להיות מנכ"ל ", "הרי אתם עושים מה שאתם רוצים מתי שאתם רוצים ואיך שאתם רוצים ואף אחד לא יכול להגיד לכם מה לעשות".
מאז שאנחנו קטנים החלום שלנו הוא לעשות "רק מה שאנחנו רוצים". כשהיינו קטנים רבנו עם המורה, בגיל ההתבגרות רבנו עם ההורים ולאחר מכן בצבא לא תמיד הסכמנו עם זה שאומרים לנו מה לעשות. בחיים הבוגרים לרובנו היה בוס בעבודה אחת או שניים ולאחר מכן מתחתנים אבל זה כבר סיפור לכתבה בפני עצמה...
אני רוצה לנחם את כל השכירים ולבשר לכל המנהלים כי מנהל הוא זה שלרוב יש לו הכי הרבה בוסים על הראש, אם עד היום כמנהל חשבת שרק אצלך בעסק אתה מרגיש כאילו היום בורח לך בין הידיים ושאתה אף פעם לא מספיק לעשות מה שרצית ובכן אתה לא לבד.
רוב המנהלים עסוקים כל היום בפתרון בעיות עבור העובדים שלהם, בשיחות עם הספקים שלהם או בטיפול בלקוחות שלהם, כל לקוח הוא גם הבוס שלנו כי הוא זה שיכול לפטר אותנו מלתת לו שירות.
מנהל יקר קבל את עשרת הטיפים שיעזרו לך לקבל את השליטה בזמן שלך:
1. ערוך במשך שבוע רשימה שמתעדת את כל הפעולות שאתה עושה ביום יום, החל הרגע שאתה מגיע בבוקר למשרד ועובר על המיילים ועד תיעוד של כל שיחות טלפון בין אם פרטית או עסקית, רשום מה היתה הפעולה, איך היא התבצעה, מול מי וכמה זמן היא לקחה.
2. חלק את הנושאים למחלקות הבאות:
• . פעולות ניהולית – משימות שמוגדרות כתפקידו של המנהל, מטרתו של המנהל הוא לדאוג לתכנון ולאסטרטגיה כיצד על הארגון לשמור על רווחיו וכיצד לדאוג שימשיך להתרחב כל הזמן. כמו כן עליו לדאוג שהארגון יהיה מתואם ויעבוד כמכונה משומנת ובמידה וזה לא כך עליו לאתר ולטפל בכל בעיה.
• פעולות משרדיות – משימות שאינן מחויבות במציאות כי על המנהל לעשות אותן אף על פי שהוא זה שמבצע אותן ביום יום כמו לדוגמא גיוס כוח אדם, טיפול בתשלומים לספקים וכו'.
• פעולות פרטיות – שיחות עם האשה, גלישה באתרי אינטרנט שאינם למטרות עבודה, ארוחות צהריים ארוכות, מפגשים עם חברים בזמן העבודה וכו'.
• גוזלי זמן – הפרעות של עובדים שמתפרצים לחדר ללא תאום מראש, ספק שבא לבקר בלי להודיע, שכן שתפס אותך לשיחה רכילותית בחוץ, העתקי תכתובות פנימיות שלא מצריכות את התערבותך, שיחות שעברו לטיפולך כאשר אין זה תפקידך לטפל בהן וכו'.
3. כעת כתוב לעצמך כמה זמן אתה מקדיש לכל נושא, דרג את הפעולות השונות לפי סדר החשיבות הבא:
• פעולות ניהולית
• פעולות משרדיות
• גוזלי זמן
• פעולות פרטיות
4. המטלות הניהוליות שלך הן החשובות ביותר. למעשה הן התחום שבו אף אחד לא יחליף אותך, לכן, קבע זמן קבוע ביום לטיפול במטלות הניהוליות, שריין אותו ביומן, הרחב אותו פי שניים מהזמן הקבוע כיום ולא פחות משעה ביום (במידה ועד היום לא הקדשת לכך זמן). זכור כי רק ביצוע של המטלות הניהוליות שלך הוא שבסופו של דבר יקבע לאן העסק שלך יגיע!
5. פעולות משרדיות הן פעולות שלמעשה הזמן שלך מתבזבז עליהן. הן פעולות שעובד אחר גם יכול לעשות אותן אבל אתה עושה אותם כי ירשת אותן בעבר כשפיטרת עובד שעשה אותן, או כי אף פעם לא גייסת מישהו לתפקיד הזה מטעמי חיסכון. בכל אופן גם אם מחר בבוקר אתה לא הולך לגייס מישהו לתפקיד עליך להיות מודע לדבר הבא – אתה הוא הנכס הגדול ביותר של הארגון, הזמן שלך הוא בעל הערך הגבוה ביותר לארגון. ערוך רשימה של כל התפקידים שאתה ממלא בסעיף "פעולות משרדיות".
6. תמחר כל אחד מהתפקידים מסעיף "פעולות משרדיות" לפי מחיר משוער לשעת עבודה, לצורך הדוגמא אם אתה מוציא חשבוניות וזו עבודה של מנהלת חשבונות שעולה 30 ש"ח לשעה, רשום 30 ש"ח לשעה, אם אתה מסיע חבילות ללקוחות תמחר את שעת העבודה הזו לפי מחיר של משרת נהג וכו' המשך לבצע זאת עד אשר יהיה לך תמחור לכל אחד ואחד מהתפקידים שאתה מבצע במהלך היום.
7. כעת עבור על הרשימה, מיין אותה לפי שני מאפיינים, מה התפקידים המשרדיים שאתה עושה הכי הרבה שעות וכמה שעות הוא גוזל ומה התפקיד בעל המחיר השעתי הזול ביותר שאתה ממלא בארגון.
8. בשלב זה התמונה תהיה ברורה בפניך, תוכל לראות בבירור לאילו תפקידים כדאי לגייס פקידה בחצי משרה בעלות של 2,500 ש"ח כדי שזמן זה יתפנה לך לביצוע מטלות ניהוליות, או לחלופין אילו פעולות כדאי לך להוציא החוצה למיקור חוץ, לדוגמא: ביצוע המשלוחים על-ידי חברת משלוחים. מנהל ירחיב את הארגון בזכות העובדה שיבצע את עבודת הניהול ולא באמצעות כך שיחסוך שכר של פקידה או נהג.
9. כמות הכללים כיצד לטפל בגוזלי הזמן הנה גדולה וארוכה אך ברצוני לתת לך המנהל נקודת מבט שתעזור לך לטפל במרבית גוזלי הזמן מבלי להכשיר אותך עכשיו באלפי העמודים שנדונו על נושא זה. הכלל הוא פשוט, בדיוק כמו שהעובדים, הספקים והלקוחות שלך לעיתים קרובות הצליחו להתגבר על בעיה ולמצוא לה פתרון ברגע שהם לא תפסו אותך בטלפון או כי פשוט לא היית במשרד באותו רגע הם גם יצליחו למצוא פתרונות בעצמם גם כשאתה שם אם תרגיל אותם לכך. אנשים שמבקשים מהמנהל למצוא להם את הפתרונות או לייעץ להם פשוט נמנעים מלחשוב ומלקחת אחריות והם מעדיפים לשאול את המנהל כדי שהוא זה שיחליט וכדי שהוא זה שיישא בתוצאות במקרה של כישלון. לכן, במקום להיות מוקד עליה לרגל לכלל עובדי המשרד או מוקד טלפוני לבעיות שונות, דאג לפזר סמכויות, לתת לעובדים לקחת אחריות. בדיוק כמו שאתה לא מבצע את שעורי הבית של הילד שלך כי ברור לך שכך לא ילמד שום דבר אל תפתור כל דבר לעובדים שלך תן להם להתמודד ולחפש פתרונות בעצמם. לאחר כמה פעמים שתענה להם על שאלה שלהם בשאלה של מה הם חושבים שצריך לעשות בנדון, הם כבר יבינו לבד שהבעיה הולכת להישאר אצלהם וכך גם הפתרון ולכן אין טעם לבוא אליך בשאלות מיותרות.
10. פעולות פרטיות הן עניין של אתיקה אישית שמתחילות במתי אתה בא לעבודה מה אתה עושה תוך כדי העבודה וכמה זמן אתה מקדיש לביצוע עבודתך בעבודה. בדיוק כמו שאשתך לא תרצה שתעבוד בזמן שאתה בבית כך אתה לא אמור לטפל בענייני הבית בזמן העבודה, החוק כדי לדעת מה הקו האדום הוא פשוט. מה שלא היית מסכים שעובד שלך יעשה בזמן העבודה חל גם עליך! להגיד לי מותר כי אני הבוס לא תקף עד אשר תעשה מספיק כסף כדי לקרוא לעצמך "בוס".
