מתי נכון לגבש תוכנית עסקית? 

 גיבוש תוכנית עסקית מקצועית ומפורטת הוא צעד חשוב ומרכזי עבור כל עסק. זהו צעד חשוב במיוחד עבור עסקים הנמצאים בתהליכי שינוי מהותיים ומבצעים מהלך עסקי מרכזי: פרויקטים חדשים, כניסה לשווקים חדשים, התרחבות משמעותית, גיוס הון או משקיעים, שיקום לאחר משבר וכדומה. זאת, בשל הסיכויים והסיכונים שבכל צעד כזה, הכניסה לשטחים חדשים ולא מוכרים, הצורך בהתנהלות פיננסית מדוקדקת והדרישה של משקיעים ושותפים להציג בפניהם תוכנית עסקית מפורטת. במסגרת זו, יש חשיבות מכרעת ומשקל רב לזמן גיבושה של תוכנית עסקית: היא אמנם תועיל לעסק בכל שלב משלבי המהלך העסקי החדש, אבל על מנת למקסם את תרומתה ולהימנע מקשיים הנובעים מגיבוש תוכנית עסקית בשלב מוקדם או מאוחר מידי, יש לזהות את התזמון הנכון לכך.

 גיבוש תוכנית עסקית - לא בשלב מאוחר מידי     

יזמים רבים מוצאים עצמם ניגשים להכנת תוכנית עסקית בשלב מאוחר יחסית, לאחר שכבר פיתחו את הרעיון - השינוי או המהלך העסקי המהותי - ואף התחילו להשקיע בו משאבים וליישם אותו בפועל. כלומר, היזמים החלו ליישם את המהלך העסקי עוד בטרם גובשה תוכנית עסקית מפורטת, ולכן בטרם נותח המהלך העסקי לעומק ונבדקו מידת הכדאיות שלו והצעדים אותם צריך לנקוט העסק במהלכו. התוצאה היא שייתכן והמהלך העסקי החדש אינו כדאי כלל מבחינה עסקית, למשל משום שהשוק החדש אליו נכנס העסק כבר רווי, משום שההשקעה הכספית הדרושה לצורך המהלך גבוהה מידי או משום שלא ניתן לגייס את המשאבים הדרושים לצורך המהלך. לחילופין, ייתכן שהמהלך כדאי מבחינה עסקית, אולם דרכי הפעולה שנבחרו אינן מתאימות לצורך המהלך: גויסו פחות מידי או יותר מידי עובדים חדשים, נלקחו פחות מידי או יותר מידי הלוואות, לא בוצעו השינויים הארגוניים והניהוליים הדרושים וכן הלאה. בכל מקרה, ייתכן בהחלט ששינוי בגישה, במוצר, בקהל היעד או באופן היישום של המהלך העסקי - כתוצאה מגיבושה של תוכנית עסקית - יהפוך את המהלך לכדאי, אולם זאת רק לאחר שנגרמו לעסק השקעות והוצאות מיותרות. השקעות והוצאות אלו היו נחסכות אילו גובשה תוכנית עסקית לפני תחילת המהלך העסקי.

 גיבוש תוכנית עסקית - לא מוקדם מידי    

מאידך, גם גיבוש תוכנית עסקית בשלב מוקדם מידי, כלומר כאשר לא ברורים עדיין כל הפרמטרים הרלוונטיים למיזם, אינו נכון. פרמטרים כאלו כוללים בין היתר, את מטרותיו של המיזם החדש (התרחבות, גיוס הון או שותפים, כניסה לשווקים חדשים וכדומה), את קהל היעד לשירותים ולמוצרים שהעסק יספק, את היתרונות היחסיים של העסק ביחס למתחרים ואת הוודאות שניתן להשיג את הידע הדרוש או את הנגישות לידע. גיבוש תוכנית עסקית במצב כזה יהיה בגדר "ירייה באפלה", משום שהתוכנית פשוט לא תוכל להגדיר את יעדי המהלך העסקי ואת דרכי הפעולה למימושם של אותם יעדים, ולכן לא תענה על צרכי העסק.