מי הזיז את המידע שלי? 

כולם מדברים על זה שמחשב הוא מכונה שיש לה נטייה כאוטית להפתיע, וביום מן הימים כשנרצה לאחזר מהמחשב מידע כלשהו, הוא יסרב לנו. בעבר, לפני ששמרנו קובץ כלשהו במחשב היה צריך לחשוב פעמיים כי סך שטח האחסון שעמד לרשותינו היה מוגבל. היום ,לעומת זאת, שטחי האחסון העומדים לרשותינו הם עצומים. למעשה: אין מניעה לאגור שום קובץ שם מסמך ושום תוכנה שכן ,גם אם, השטח הזמין במחשב גופא איננו בלתי מוגבל אזי יש אמצעי אחסון (נתיקים או מקוונים) למכביר ובעלויות שוליות וזניחות.

אם נבחן את עצמנו נגלה שהרבה מהחומר השמור בדיסקים של המחשבים שלנו אין טעם לשמור. אם מדובר בקבצים שהורדו מהאינטרנט, ומן הסתם ישכנו שם גם בעתיד לבוא, ואם מדובר בפלט של תוכנות המותקנות במחשב (ממעבדי התמלילים ועד לפלטי מסדי הנתונים) שהצורך בשמירתם לטווח ארוך לוט בערפל.

בסביבת המחשוב הביתי קשה לקבוע אמות מידה למה כן ישמר ומה לא ישמר, ואם ישמר לאיזו תקופה ובאיזו צורה. לעומת זאת: בסביבה העסקית הידע הנצבר בקבצי המחשב הוא מידע עסקי ששווה כסף רב,בדרך כלל, ושווה ליתרון עסקי – תמיד! האגירה של המידע במתחם העסקי היא בעיה שיש לתת לה את הדעת לקבוע אמות מידה וכללים ולפעול על פיהם באדיקות.

הרבה מהמידע העסקי מקורו בדואר האלקטרוני. דווקא בתחום הזה המשתמש הממוצע נוקט בשב ואל תעשה. לכולם נדמה שדואר הנמצא על המחשב יחיה שם לעולם, ואם המחשב לא יחיה לעולם, הרי שישנו שרת הדואר ,הארגוני, שמן הסתם אוגר את המידע הזה.

זוהי טעות נפוצה ואיננה נכונה במציאות. הדואר שנמשך משרת הדואר הארגוני נמחק ממנו לבלי שוב. הדואר שנשמר במחשב המקומי יעלם מתישהו בתקופה הקרובה, אם משום שימחק, אם משום שמחשב לא חי לעולם ואם משום שבים דברי הדואר שיש במחשב ממוצע קשה מאוד לאחזר הודעה או מסמך מסוים שנמצא אגור בין שלל הודעות הדואר.

בכל ארגון נכתבים ,מידי יום, מסמכים, תכתובות, גליונות אלקטרוניים ופלטי מסדי נתונים מידי יום. חלקם אינם חשובים וחלקם הם חלק אינטגראלי מצבירת הידע הארגוני. וידע ,כידוע לכם, הוא כוח. אם אבד הידע אבד הכוח, שעות עבודה ירדו לטימיון וכושר התחרות נפגע.

יש מי שיאמר שהוא לא "סובל" מהבעיה הזו משום ששרת הדואר הארגוני שלו מגובה כל יום ואם משהו אבד,נמחק,נעלם אזי יש גבוי ואפשר לשחזרו בקלות. כעובדה יבשה האמירה הזו נכונה, כדרך נכונה לנהל את המידע העסקי זוהי דרך שגויה.

בואו נבדוק את מדיניות הגבוי: אם אין לנו ,בארגון שלנו, כללים לגבי מהו מידע ארגוני, מה חשוב לאגור ומה לא הרי שגם מכונת הגבוי שלנו עובדת משתמשת בחשמל, מבזבזת שעות עבודה ותופסת שטחי אחסון יקרים על חומר שספק אם משהו אי פעם יצטרך. זה שיש גבוי ,שזה דבר טוב לכעצמו, איננו פותר את בעיית האגירה.

אני כבר לא מדבר על זה שהגבוי של שרת הדואר מגבה ,למשל, את התכתובות של העובדים עם החברים שלהם, את הודעות הדואר הפרטיות שלהם, ששלחו באמצעות שרת הדואר הארגוני ואפילו הגבוי שומר את אותן הודעות על עובדים שכבר אינם עובדים בארגון, כלומר: הגבוי שומר חומר שהוא אבן שאין לה הופכין.

מדיניות הגבוי, כמו מדיניות אגירת המידע העסקי חייבת להיות מדיניות ארגונית המוכתבת על ידי הנהלת הארגון ושהמטרה שלה באה לשרת את מטרות הארגון ופעילותו העסקית. לא כל דבר צריך להאגר. לא כל דבר שצריך להאגר חייב להישאר שם לעולמי עד.

לאחר שקבענו את מדיניות האגירה, לאחר שהגדרנו מה צריך להישמר, לאיזו תקופה ולמי מותר ואסור לעשות שימוש במידע האגור, נשאר לנו ,רק, לקבוע כיצד יתבצע הדבר.

בשאלה כיצד יתבצע הדבר למימד הזמן ישנה חשיבות מכרעת. מידע עסקי שיש צורך לעשות בו שימוש תדיר צריך להאגר במאגר מידע אחד, זמין ומאובטח לפי העקרון של Need to know.

מידע עסקי שאין צורך שיהיה מקוון צריך להשמר במערכת נפרדת, גם מערכת זו צריכה להיות מושפעת ממדינות ה need to know ומעידך להיות מקוונת וזמינה לצורך אחזור מידע ושימוש בו.
השלב האחרון הוא מידע שיש צורך לאגור אבל זמינותו איננה חשובה על ציר הזמן. למשל: מידע חשבונאי של הארגון שעל פי חוק יש לאגור אותו לשבע שנים. מידע כזה צריך להיות במערכת שאיננה מקוונת, מצב הצבירה שלו צריך להיות מקומפרס ,בתוכנה לקיבוץ קבצים, ואפילו יכול להשמר מחוץ למבנה שבו שוכן הארגון וכמובן בהתחשב בעלויות הכרוכות בזה כולל עלות אבטחת המידע עצמו.

המידע במאגר הידע המקוון חייב להיות מאוחסן במבנה לוגי שיאפשר אחזור המידע בצורה קלה ושכל מי שצריך לגשת למאגר המידע, המבנה שלו יהיה ברור ומובן והזמן שצריך על מנת לאתר מסמך או מקור מידע יהיה קצר ומהיר.

כאשר למאגר המידע יש נטייה לגדול, והמידע שבו כפוף לשינויים, עדכונים ושמירת גרסאות, צריכה מערכת האגירה תוכנת מחשב יעודית שמסוגלת להדביק את כל פיסת אינפורמציה ומאפינים יחודיים:תיאור, ניהול גרסאות וניהול השינויים וכמובן מנוע חיפוש פנימי שיאפשר אחזור מידע על פי מילות מפתח. אחרת, בשלל קבצי המחשב, גרסאותיהם השונות והשינויים ,המתועדים או לא, תהפוך ,מהר מאוד, מערכת האגירה מכלי תפעולי לעול ותיזנח.

כמו שאמרנו קודם, חלק מהמידע הארגוני נמצא מחוץ לארגון ,למשל ברשת האינטרנט. גם כאן ,בבואנו לאפיין את מאגר המידע הארגוני, צריך לתת את הדעת לכך שלפעמים אין צורך להוריד לרשת המקומית את הקבצים או את המידע האחר וכל מה שנדרש זה מצביע (url) למיקומם ברשת. מאגר המידע צריך להיות מסוגל לשמור גם מצביעים כאלה ולאפשר איחזור שלהם על פי מילות מפתח.

אם אנחנו אוגרים את המידע הארגוני במערכת מקוונת אחת – יצרנו לעצמנו סיכון. לסיכון הזה פנים רבות.הסכנה הראשונה היא שמשהו שאיננו מורשה יצליח לחדור למאגר המידע ולקבל לידו חומר שאינו מעינינו. סיכון אחר הוא שמאגר המידע יאבד כתוצאה מכשל חומרה או מכשל תוכנה, לכן: מאגר מידע כזה חייב להיות מאובטח. האבטחה צריכה להתחיל במערכת הרשאות של תוכנת מאגר המידע, להמשיך דרך זה שהארגון קובע מי צריך לראות ומה הוא צריך לראות ואפילו מתי הוא צריך לראות. הארגון צריך לקבוע מי מוסמך להכניס חומר למאגר המידע? מי מוסמך לראות חומר ואיזה ממאגר המידע? ומי מוסמך להוריד קבצים ממאגר המידע ולעשות בהם שימוש. כמובן שמאגר המידע חייב להיות מגובה באופן כזה שניתן יהיה לאחזר את המידע במהירות ביעילות ובעיקר באמינות שכן גבוי לא אמין גרוע מלא לגבות בכלל.