איך ארגון נולד? (הכל מתחיל מראיון קטן...) 

ספט' 2009

איך ארגון נולד? (הכל מתחיל מראיון קטן...)/ מיכל שמר-דהן

"לא ידעתי מה לעשות עם עצמי. המראיינת נרדמה לנגד עיני"..."המראיין הטיח בי שבטח רק אני צומצמתי ושעניין הקיצוצים הוא שטויות".
עקב המיתון, התגברה בארגונים רבים תופעת העברת תהליך הגיוס לידיים לא מקצועיות. על המשמעות העסקית, התרבותית והניהולית - קצרת וארוכת הטווח - של התופעה ואת מי מומלץ "לשלוח לחזית"?

"או קיי. אז לפני שאת מתיישבת, ספרי לי כמה את רוצה, כי בהתאם לכך אדע איך לנהל - או לא לנהל את הראיון" - כך נשאלה ד' בעת כניסתה לחדר המראיינת. ד' התראיינה לתפקיד בכיר בחברה גדולה ונחשבת במשק; "התכוננתי לראיון, קראתי אודות החברה באינטרנט, אפילו עשיתי סימולציה עם חבר. לבסוף, כל מה שעניין אותו זה כמה אני רוצה ועוד מבלי שהוצאתי מילה מהפה - הוא יכול היה לבקש מהרכזת שלו לשאול אותי בטלפון את כל הפרטים, אבל כנראה שאת המעסיקים לא מעניין המועמד. זאת היתה רק ההתחלה. יצאתי מזועזעת ומושפלת מהראיון".

כמנהלת משאבי אנוש מנוסה חשבתי שכבר שמעתי הכל. מאז ומעולם לא תמיד הקפידו מראיינים לחזור למועמדים שהחלו בתהליך, או להתכונן לראיון. פעמים רבות מראיינים רואים את קורות החיים לראשונה בראיון. אולם, תקופת המיתון הנוכחית השפיעה, ככל הנראה, באופן מוקצן לרעה על היחס למועמדים.
התחושה הרווחת היא שמעסיקים חשים כי הכל מותר, ושלא מעניין אותם כלל איך מתייחסים אל מועמדים בראיונות אצלהם בחברה.
המעניין הוא, שמעסיקים רבים כלל אינם מודעים לכך שאלו הן התחושות;
ראיונות עבודה נערכים בחדרים סגורים, לרוב "אחד על אחד". על פניו, מפגש פרטי בין 2 אנשים שאחד מהם הוא נציג המעסיק והאחר הוא זה שמוכן - בעיקר בימים קשים אלו - לעשות כמעט הכל כדי להימנות על עובדי החברה.
אולם, מה שמתרחש בחדר הסגור בעת הראיון לא נשאר בחדרי חדרים. להיפך. הוא מועצם ומתגלגל כשהוא יוצא החוצה, ואם נעשה באופן לא מקצועי, מעליב או מזלזל - מזיק הן למוניטין הארגון, הן לאוירה הפנימית בחברה וכך על התפוקות.
מעסיקים רבים אינם מודעים להשפעה העצומה של הראיון על הביזנס ושולחים לחזית הארגון מראיינים לא מנוסים. לעתים את הפקידה שאך נקלטה לארגון - "שתעשה סינון ראשוני".
ה"סינון הראשוני" הזה הוא הראי של המעסיק ושל הארגון, הוא המוניטין שלו והשיווק שלו. הוא משפיע על האקלים הארגוני. לחיוב או לשלילה.
אפילו המראיינים לעתים אינם מודעים להשפעתם זו, בין השאר, גם על המוניטין האישי של עצמם.

הגורמים לתופעה

בארגונים רבים הוחלט עקב המיתון, או עקב החשש מהמיתון, לוותר על פונקציית משאבי האנוש ולהעבירה לגורם אחר. לרוב - למנהל הכספים או התפעול בחברה. תפקידי משאבי אנוש ותחום הגיוס והראיון בפרט נתפסים במקומות מסויימים כתפקידים אדמיניסטרטיביים שכל אחד יכול לבצע.
פעמים רבות לגורמים אלה אין ידע/ הכשרה/ אוריינטציה/ סבלנות/ כישורים/ נסיון/ רצון לעסוק בתחום, והדבר מתבטא, בין השאר, בתהליך הגיוס.
מנהל שאינו מומחה בתחום ושאינו מבין את משמעויותיו ואת עלויותיו קצרות וארוכות הטווח, נוטה להעמיד בחזית תהליך קריטי זה פקיד זוטר או לגייס לצורך העניין סטודנט שאין לו מושג בתחום, שאיננו מכיר את החברה, ושאין לו טיפת תחושת שייכות או לויאליות לארגון שאותו הוא מייצג.
כל הפרמטרים האלה מבסיסם יובילו בהכרח לכישלון חרוץ של תהליך הגיוס, לבזבוז משאבים ישיר ועקיף שפעמים רבות ההנהלה אפילו לא מודעת לסדר הגודל שלו משום שלרוב בזבוז זה איננו נראה לעין ואיננו ניתן לכאורה למדידה.
כיועצת ארגונית, אני משתאה כיצד חלק מהחברות יעדיפו לצמצם פעילויות רווחה שעשויות לעלות גרושים לארגון או לקצץ בחלב ובלחם במטבח - על פניו קיצוצים פעוטים אולם מורגשים, שהשפעתם על האוירה הארגונית רבה - ומאידך לבזבז מליונים בשל מתן אחריות על המשאבים המרכזיים ביותר בארגון לגורמים הזוטרים ביותר והבלתי מקצועיים.
שפע ההיצע גורם, במקומות מסוימים, לתחושה שמה שלא יהיה - המועמד יעשה הכל עבור התפקיד. המטרה לפגוש כמה שיותר מועמדים בחשיבה שיש הרבה מועמדים טובים בחוץ שרוצים את המשרה, בהשקעה אינסופית ובפחות כסף. לכן, לשיטתן של חברות אלו, אין צורך להשקיע במגייס מקצוען. לכאורה, גם מזכירה תוכל לעשות זאת, בין הדפסות למענה לטלפונים.
מה שמעצים עוד את התופעה הוא שפע המועמדים על כל משרה והעומס הרב שנוצר על העוסקים במלאכת הגיוס. אם בעבר הראיון היה כלי הדדי להתרשמות, ומועמדים יכלו להסיר מועמדותם מחברה ספציפית מפאת הרושם הראשוני והאוירה הארגונית - היום ידוע לכולם שמועמדים יתפשרו על תפקיד ועל תנאים ויבליגו על אוירה עכורה על מנת לעבוד.
סיבה נוספת היא תקופת ההעסקה שהתקצרה, בעיקר בארגונים פרטיים, ושבר האמון בין המעסיקים למועמדים; כאשר המעסיק יודע שבמילא הגיוס הוא לתקופה של שנה-שנתיים, שייתכן שעד אז הוא עצמו כבר לא יהיה בארגון, שבכל רגע נתון ניתן "לפרק את החבילה" - מועצמת תחושת חוסר השייכות והלויאליות לארגון, חוסר האכפתיות ההדדית במהלך הראיון, ולעתים אף מתבטאת תחושת חוסר שביעות הרצון האישית של המראיין עצמו בסיטואציה.

חשיבה קצרת טווח

זאת רק שאלה של זמן עד שהגולם יקום על יוצרו, ועד שארגונים יבינו שניהול משאבי אנוש בכלל, וניהול גיוס בפרט ע"י גורמים לא מנוסים ולא מקצועיים עשוי לפגוע באופן משמעותי בביזנס.
כמעט לכל מועמד יש "קשרים" או חברים בארגונים שבהם הם מתראיינים, בחברות שהינן לקוחות או מתחרים- שישמחו לשמוע ולהעצים את סיפורי המועמדים. אנחנו ארץ מאוד קטנה ומקושרת - שמועות תופסות תאוצה במהירה.
מראיין בלתי מנוסה עשוי גם לנדב מידע למרואיין, אף אם כהתבדחות, אשר ישמש כנגד הארגון או בעליו באם וכאשר יודלף החוצה.

"המראיין הטיח בי שנכשלתי, שאני אפס. סיפרתי שהחברה צמצמה חלק נכבד מהעובדים והוא מלמל שנראה לו שרק אני צומצמתי ושאני מדבר שטויות". מספרת נ': "המראיינת לא הפסיקה לפהק ולגהק. לפתע הרימה את חולצתה על ביטנה ההריונית והחלה לגרד את הבטן במרץ. תוך כדי כך הייתי אמורה להתרכז במענה לשאלות מקצועיות ואישיות..". ר': "הגעתי לראיון לאחר נסיעה ארוכה. המקום מרוחק מאוד מביתי והמראיין יודע זאת. נמסר לי ששכחו להודיע לי, אבל הוחלט לבטל את התקן והתפקיד כבר לא רלוונטי".

מרואיין שחוזר מראיון כזה לא שומר את ה"טראומה" אשר עבר בבטן. הוא ימשיך לדבר על זה ויספר למי שרק ירצה לשמוע. וגם למי שלא... הוא לא ישכח את החברה בה התראיין לעולם.
אפילו לא כאשר יתחיל לעבוד.

תהליך גיוס לא איכותי, שמנוהל באופן לא מתועד, לא מסודר, לא מקצועי ולא מדיד יגרום, במוקדם או במאוחר, לבלבול, לאי שביעות רצון של מועמדים וחברות השמה, לבזבוז עצום של משאבים: משאבי ניהול, משאבי זמן, ובטווח הארוך- משאבים גדולים בהרבה כאשר יתברר שהעובדים שגוייסו אינם מתאימים למערכת וכשעלות הגיוס המחודש תעלה פי כמה.
מועמדים איכותיים לא יגיעו מראש לראיון בחברות שישמעו שאינן מקצועיות ושתהליך הגיוס הוא כזה, או שיסירו מועמדות במהלך התהליך. כאשר הסינון מתבצע מתוך מאגר מצומצם באיכותו, הסיכוי לאתר מועמד איכותי המתאים גם מקצועית, גם מתאים לסוג החברה וגם למנהל - קלוש עוד יותר.
בנוסף לכל אלה, קשה לכמת את ההשפעה שלרוב בלתי ניתנת לכימות של התחלופה על העובדים, המנהלים, הלקוחות, הספקים ועל המוניטין של החברה.

מדוע לא כדאי לגורמים לא מקצועיים לנהל את הגיוס ו/או לקחת על עצמם תפקיד של מראיינים אם אינם מוכשרים לכך?

על פניו, קבלת משרה נוספת תחת אותו מנהל עשויה להתפרש כקידום. לרוב מצטרף גם תגמול- וכולם, לכאורה, מרוצים: הארגון מקצץ בעלויות, קידום, "הורדת שומנים"...
אולם, המראיין הבלתי מנוסה, גם אם הוא מקצוען בתחומו כמנהל כספים או תפעול - בעת שייכשל בתפקידו כמראיין - יעיב כישלון זה על מקצועיותו כמנהל בכלל. כישלון זה עשוי להיות לו לרועץ בהמשך הקריירה, במיצובו בארגון, במיצובו בשוק. העיסוק בתחום שאיננו מוכר והדורש השקעת אנרגיות ומשאבי זמן רבים - יתפוס נתח נכבד מהתפקיד אותו מילא אותו מנהל ועשוי להכשילו גם בתחום בו הוא מקצוען.
כישלון זה הוא כישלון הנראה לעיין והמורגש באופן כמעט מיידי בקרב לקוחות, עובדים, קולגות ומנהלים.
זהו סיכון מקצועי שלא מומלץ לקחת.

התרומה המשמעותית של מראיין מקצוען לביזנס, למוניטין ולאקלים הארגוני

לא רק המעסיקים, אלא גם המראיינים עצמם לא תמיד מודעים למשמעות העצומה של תפקידם ולהשפעתם העסקית על הארגון. בעת שראיון כושל עשוי להזיק לארגון, כך עשוי מראיין איכותי לתרום משמעותית לביזנס ולתדמית החברה - פנימית וחיצונית;
מראיין טוב יצליח לא רק לקבל תשובות לשאלות שהכין מראש ולעמוד על קנקנו של המועמד, אלא גם לגרום למועמד לתחושה שהארגון שבו התארח הינו ארגון מקצועי, שכדאי לעבוד בו, שכדאי להשקיע בו וגם לספר לחבר'ה.
מועמד שיוצא מראיון מקצועי, שבו התייחסו אליו בכבוד ובהקשבה יספר זאת למי שרק ירצה לשמוע - גם אם לא יתקבל לעבודה. אותו מועמד הוא סוכן השיווק שלנו. מחר הוא עשוי להתראיין או לעבוד אצל המתחרים. אנחנו לא נזכור אותו - אבל הוא יזכור אותנו היטב.
עובדים מרגישים, שומעים ומבינים כיצד מתבצעים ראיונות בחברה בה הם מועסקים, למרות שהראיון מתקיים לרוב בחדר סגור. עוד לפני שהמועמד נכנס לחדר מוקרנת המגמה וברור לכל מהי גישת החברה כלפי מועמדים.
כפי שהחברה מתייחסת למועמדים כך מתייחסת היא ללקוחות פוטנציאלים, לספקים ולעובדים עצמם.

האוירה בחברה מושפעת מאוד מהתנהלות פונקציית משאבי אנוש בכלל, ובפרט כאשר מדובר בתהליכי הקליטה לחברה וסיום העבודה בחברה - תהליכים משמעותיים, נראים לעין ומעוררים הדים נרחבים.

ראיון כ Networking

מראיין טוב מבין גם, שבמהלך הראיון משווק הוא לא רק את הארגון אלא גם את עצמו.
אין כמו ראיונות מעולים כדי ליצור Networking טוב.

האם אפשרי שמועמד יהיה "מרוצה" גם אם לא התקבל לארגון?

התשובה היא חד משמעית כן!
מועמדים יכולים לצאת מראיון בתחושת ביטחון עצמי, בתחושה נעימה ועם תדמית חיובית על הארגון. תדמית זו עשויה להישמר ואף להתחזק גם כשיקבל תשובה שלילית.
יחד עם זאת, מועמד שיצא מהראיון בתחושה חיובית לגבי הארגון עשוי לשנות את דעתו לאחר חלוף זמן רק משום שלא קיבל תשובה (כלשהיא) בסיומו של התהליך או בתוך זמן סביר.


אם כן, את מי מומלץ למעסיקים "לשלוח לחזית"?

גיוס וראיון הם תהליכים בפני עצמם והינם חלק ממכלול תפקידי מנהל משאבי אנוש בארגון. התהליך עצמו הוא נרכש וניתן ללמדו, אולם יש לזכור שיחד עם התכנים התיאורטיים, מכילה פונקצייה זו גם היבטים אישיותיים והתנהגותיים רבים החשובים לא פחות (ואולי אף יותר) ממיומנויות הראיון.
על מנת להתאים את המועמד לתפקיד, לחברה ולמנהל חיוני שהמראיין יהיה בעל מוטיבציה, לויאליות ותחושת שייכות לארגון.
מראיין אשר לא מכיר את החברה, או לא מכבד אותה, מראיין שאיננו שבע רצון מתפקידו ושמבצע את תפקידו בעל כורחו וללא מוטיבציה - ישדר זאת למועמדים גם אם לא במתכוון. גם אם יבצע את הראיון באופן המקצועי ביותר, לאחר הכנה מדוקדקת ועפ"י הספר - כאשר ישדר את חוסר שביעות רצונו הדבר יעיב על כל התהליך.
על המראיין להכיר את הארגון, מטרותיו העסקיות, הסביבה, האוירה, המנהלים, את דרישות התפקיד ואת הגדרת התפקיד על בוריים.
על המראיין להיות סבלני, תקשורתי, וורבאלי, ייצוגי ובעל טאקט. עליו לתכנן את מטרות ותוצרי הראיון, לקרוא היטב את קורות החיים ולהכין רשימת שאלות רלוונטיות מבעוד מועד.
חובה על המראיין להבין מה החברה עושה ולדעת להעביר זאת כמנטרה, ללא טעויות, לכל אחד ואחד מהמועמדים - תהא המשרה המיועדת אשר תהא.
מראיין בעל מוטיבציה, מקצועי, מוכן ונעים לא ישלים את המשימה באופן אפקטיבי אילמלא מייד לאחר הראיון יתעד את הדברים המרכזיים שעלו במהלך הראיון, יתמצתם למול דרישות והגדרת התפקיד ומאפייני האישיות הנדרשים ויעבירם בכתב לממונה או לגורם המתאים להמשך תהליך. עליו להיות מסוגל לסגור קצוות ולמסור הודעה לגבי סטאטוס התהליך לכל מועמד שהחל תהליך בארגון.
לרובנו, הדברים נשמעים אולי מובנים מאליהם. אולם, כאשר מדובר בתהליך גיוס מאסיבי אין אלה דרישות פשוטות, התהליך מורכב וכל אחד מהפרמטרים המוזכרים לעיל עומד למבחן באופן יומיומי.

שימו לב את מי אתם שולחים לחזית!

לא יחלוף זמן רב עד שמנכ"לים יגיעו להבנה כי ניהול משאבי אנוש ע"י גורמים שאינם מקצועיים, ניהול תהליך גיוס ואחת כמה וכמה ניהול ראיונות ע"י גורמים לא מקצועיים - פוגע בביזנס, במוניטין של החברה ובתרבות הארגונית שלה. נזק זה לעתים איננו הפיך ואף "מדבק" (חברות נכנסות ל"לופ" של תחלופת עובדים שהוא מתקשה לצאת ממנו ולא מבין מדוע) ובמקרה הטוב מצריך שיקום יקר וכואב.

העובדים המגוייסים לארגון הם יסודות החברה ומרכיביה.
למגייס בארגון חלק מהותי בקביעת תמהיל העובדים והמנהלים, בקביעת התרבות הארגונית, בשיווקו כלפי פנים וחוץ וחלק בקביעת ההצלחה או הכישלון העסקי שלו.
האם כדאי להתפשר על מקצוענותה של פונקציה כה חשובה בארגון?

-------------------------------------------------------------------------------
מיכל שמר-דהן בעלת ניסיון רב בניהול משאבי אנוש, יועצת ארגונית, מנחת קבוצות ומרצה בתחומי ניהול ומשאבי אנוש.

לימודי LL.B במשפטים, מכללת שערי משפט
B.S.W. בעבודה סוציאלית, אוניברסיטת תל אביב
.M.A במנהל ומדיניות ציבורית, אוניברסיטת תל אביב

הדברים הכתובים במאמריה מבוססים על הניסיון והידע המקצועי הרב שצברה כמנהלת, במסגרת תהליכי ייעוץ ארגוני ופיתוח מנהלים בחברות ובארגונים בתחומי ההייטק והתעשייה, ובעבור אנשים פרטיים. הדברים מיועדים להעשרת הידע בלבד, אינם מהווים תחליף לייעוץ מקצועי אישי המתאים למידותיו של כל אדם ואדם, ואין להסתמך עליהם ככאלה.