העולם הכלכלי של היום, בנוי כידוע על תחרות. אידאל של השיטה מבוסס על הרציונאליות של האדם, אשר יבחן את כל נותני השירותים על פי מחירם ויחליט את שירותיו של מי לשכור על פי המחיר הנמוך ביותר שיקבל בזמן הטוב ביותר עבורו. על סמך זה נוצרה שיטת המכרזים אשר מהווה את בסיס התקשרויות בין חברות שונות ומשרדים שונים, הן במגזר הפרטי והן במגזר הציבורי.
בעולם הנדל"ן יצר בתוך השיטה הזאת, מקצוע שלם, כתב כמויות. כתב כמויות הוא האיש שבוחן למעשה את ההתקשרויות עם הספקים השונים על פי המחירים שכל אחד מהם לוקח והשירות שהוא נותן בתמורה. כתב כמויות עוזר לקבלן, לאדריכל או לבעל הבית, לדעת איזה תקציב הוא יצטרך להקצות לפרויקט, כיצד עליו לחלק אותו ואף באלו זמנים עליו להשתמש בו. כתב כמויות נכון ומקצועי, יכול למנוע מצבים של חריגה מהתקציב או מצבים של הוצאות מיותרות בתוך התקציב. כתב כמויות נבנה בצורה הבאה. מי שכותב את כתב הכמויות, לוקח מחירים מגורמים שונים בכל תחום בבנייה, וכך יוצר בסיס השוואתי. לאחר מכן נבנה עלות הפרויקט.
כך ניתן לדעת איזה תקציב צריך להקצות לו. כמובן שכל החישובים, צריכים להיות מבוססים על סוג הפרויקט, אורכו, אופי בנייתו, שטח הפרויקט ועוד. במילים אחרות, הוא לא יכול להיכתב בחלל ריק אלא חייב להיבנות על פי נתוני הפרויקט עצמו. אחרת הוא לא יהיה מדויק ולא יהיה ישים. אם הזכרנו דיוק, הרי שזו גולת הכותרת של כתב כמויות. הדיוק חייב להתבצע הן במחירים שבשוק והן באופי הפרויקט. בעת הכנת כתב כמויות, צריך להכיר את השוק, לדעת מה הטווחים שנעים בו, כמה ניתן לשחק בהם וכיצד כל הספקים משתלבים זה עם זה בסיכום הכללי.
אופי הפרויקט חייב לבוא לידי ביטוי בכתב הכמויות, אחרת נבסס אותו על פי אלמנטים שלא נוכל להשתמש בהם. למרות הדיוק שכתב כמויות חייב בנוי על פיו, אזי שהוא חייב גם לעמוד בטווחים שונים, קרי לצאת מהמסגרת הנוקשה ולהיות גמיש. זאת על מנת שלא להיקלע למצב בו יש חריגה מסוימת ולא ברור מהיכן נביא את הכסף. חריגות אלו יכולות לנבוע בגלל עלייה במחירי החומרים, לוח זמנים שהשתנה, תוספות שנרצה בהן ועוד. הגמישות חייבת להיות בגבולות הסביר ולא אינסופית.
