חשיבותה של המזכירה בעולם העסקים 

גם אם לעיתים נדמה כי מקצוע המזכירות בחברות עסקים למיניהן נלקח כמובן מאליו, המציאות העסקית האינטנסיבית מוכיחה אחרת. תחום המזכירות עונה על צרכים רבים ומגוונים, שלרוב אינם נראים על פני השטח. במילים אחרות, כשאתם חושבים על מזכירה, האם אתם חושבים על צורך אחר מהכנת קפה? גם אם תכחישו, אצל אנשים רבים זוהי התשובה הראשונה שעולה לתודעתם. עקב כך, לפניכם סקירה קצרה על תפקידיה וחשיבותה של המזכירה בחברות עסקים. אמנם בתחום המזכירות, בין אם בחברות עסקים ובין במשרדים מתחומים אחרים, עוסקים לעיתים גם גברים, אך בכדי להתאים את הנאמר לרוב הממלאים את התפקיד, נתייחס כאן אל המקצוע בלשון נקבה.

עסקים רבים מתבססים על העובדה שזמן שווה כסף. הנחה זו גורסת שכל זמן המושקע בדברים שאינם תורמים ישירות לרווחי העסק, גורם להפסדי כספים. אם נצא מנקודת הנחה שמנכ"ל חברת עסקים, לדוגמא, יבלה את יומו במענה על טלפונים או בהדפסת מכתבים ללקוחותיו, מרבית הסיכויים הם שהוא יבזבז זמן יקר מיומו רק על עיסוקים אלו, במקום לגרום לרווחי החברה לעלות. על צורך חיוני זה עונה המזכירה. תפקידה בכל חברת עסקים הוא לטפל בנושאי אדמיניסטרציה הכוללים, בין היתר, מענה לטלפונים, הדפסת מכתבים, קביעת פגישות ותפעול מכשירי המשרד השונים. על ידי פעולות אלו היא מאפשרת למנהל החברה לעסוק בנושאים העיקרים בהם עליו לטפל, באופן שעדיין יגרום לפעילות שוטפת תקנית של המשרד.

דבר נוסף שמזכירה בחברת עסקים מאפשרת הוא הפרדת העיקר מהתפל. עסקים רבים כוללים התנהלות מול לקוחות, בין אם באופן טלפוני ובין אם באופן פרונטלי. המזכירה בעצם נותנת מענה ללקוחות השונים ברמה הראשונית ומעבירה לטיפולו של מנהל החברה את אלו הדורשים את טיפולו. בנוסף לכך, שיחות טלפוניות רבות כוללות גם פניות שאינן קשורות באופן ישיר לפעילות הרווחית של חברת עסקים. לדוגמא, שיווק טלפוני של מוצרי משרד כגון דיו, יועיל אולי לתפעול השוטף של המשרד, אבל יימנע ממנהל החברה לעסוק בתחומים אחרים, מהותיים יותר. לכן, כאשר שיחה שכזו מגיעה אל המזכירה, היא יודעת כיצד לנתב אותה למקומות בהם היא יכולה להועיל, אם בכלל, מבלי להפריע לעיסוקיו של המנהל.

אלמנט מהותי אחר אותו מזכירה בחברת עסקים מאפשרת הוא קבלת הפנים הראשונית ללקוחות החברה. מאור פניה של המזכירה בהחלט יכול לתרום להרגשתו של הלקוח. לדוגמא, כאשר לקוח מגיע למשרדי חברת עסקים כלשהי ומזכירה חייכנית ואדיבה מקבלת את פניו ומציעה לו כוס קפה בזמן שהוא מחכה לפגישה עם המנהל, רוב הסיכויים הם שהוא ייכנס לפגישה במצב רוח טוב, דבר שיתרום רבות לרווחיותה של החברה.