במהלך חיינו אנו חווים אירועים משמחים ומיוחדים, ולכן אנו צריכים לדעת איך להפיק אירוע בצורה טובה. המטרה שלנו היא שגם האורחים יחוו איתנו את האירוע, יביעו שביעות רצון ויזכרו אותו לאורך זמן. כבעלת ניסיון בתחום הפקת אירועים, אשמח לשתף אתכם ולהעביר לכם ידע מהניסיון שצברתי בתחום.
הטיפים שארשום בכל הם איך לערוך אירוע אשר יתאים לצרכים האישיים של כל אחד ואחת מכם.
הנושא הראשון בו נתמקד הוא גם החשוב מבין כולם. זהו השלב הראשון בדרך לאירוע שלכם - בחירת אולם.
האירוע בפתח ואנו צריכים להחליט - להיכן נזמין את יקירינו ביום השמחה? ההחלטה היא קשה, ולכן ריכזתי עבורכם כמה המלצות לגבי בחירת המקום:
מיקום
דבר ראשון שעליכם לעשות הוא להחליט האם אתם מעוניינים לערוך אירוע רב משתתפים או אולי אירוע אינטימי - למקורבים ביותר. המגמה היום היא להזמין את החוג המצומצם - אלה שבאמת רוצים לחגוג את שמחתנו. במידה ויש מספר מצומצם של אורחים חשוב לבחור מקום קטן, זאת בכדי למנוע מצב שבו הקהל הולך לאיבוד בחלל ריק וגדול.
עדיף לבחור אולם שקרוב למקום המגורים וקרוב למספר הרב ביותר של המוזמנים.
חשוב מאוד לבדוק כי יש לאולם חניה ללא תשלום המספיקה לכל האורחים, אנו רוצים שיקירינו יגיעו למקום רגועים.
הקפידו להסתכל על ניקיון, אל תתביישו לבקש לראות את המטבח, הוא זה שישקף אם המקום נקי.
בימי הקיץ החמים, כשהלחות גבוהה מאוד חשוב לוודא שהמיזוג מספיק למספר המוזמנים, נא לבדוק שיהיה מיזוג גם במרכז רחבת הריקודים.
אם אולם כלשהו נראה לכם - שריינו מקום!
אוכל
אחד הדברים המשמעותיים ביותר בבחירת אולם הוא טיב המנה. חשוב לזכור כי בסופו של דבר האורחים יזכרו בדרך כלל את האוכל, מכוון שאנו רוצים שהמוזמנים שלנו ייהנו, אל לנו לשכוח פרט זה. במידה ואתם לא מכירים את האולם ולא שמעתם המלצות, אל תתביישו לבקש לערוך טעימות, האורחים מכבדים אתכם ומגיעים להשתתף בשמחתכם - מגיע להם לאכול אוכל טוב.
יש צורך להתאים את המנה המוגשת לקהל. מקום שמכבד את עצמו יציג כמה סגנונות תפריטים לכל סוג קהל, ואף יהיה גמיש ויבנה לכם תפריט שמתאים לצרכים שלכם, האם יהיה בופה או הגשה אישית - האם גורמה או שמא תפריט בסגנון BAR-B-Q - ניתן לגוון את סוג התפריט בהתאם לשעות האירוע - תפריט קלאסי לבר מצווה בשעות הערב או ארוחת בוקר במזנונים המוגשת באירוע זבד הבת ביום שישי בשעה 09:00 בבוקר.
נושא המנה המוגשת הוא בין החשובים בבחירת אולם, ולכן נתמקד בו במאמר נפרד.
תקציב
החליטו על תקציב הגיוני לאירוע. שימו לב שהמחירים שמציעים לכם כוללים מע"מ.
תמיד תתייעצו עם מנהלי האירועים על מנת לקבל עזרה ולהרכיב תקציב - להם הניסיון, הם יוכלו לדאוג למחיר מוזל בעבור שירותי חוץ והם ידעו להמליץ על בעלי מקצוע טובים.
הכי חשוב - לראות מה הכימיה הנוצרת ביינכם לבין מנהל האירועים. הוא זה שידאג לכם וילווה אתכם מרגע סגירת האירוע ועד סיומו. חשוב מאוד שאתם מרגישים שיש על מי לסמוך, שהיחס הוא של הקשבה, הבנה וביצוע בשילוב ידע והניסיון של הצוות המקצועי. הכימיה בינך לבין מנהל האירועים היא שתקבע כמה שליו תהייה במהלך האירוע.
בחירת המקום היא ההחלטה הראשונה והחשובה ביותר בדרך אירוע, אך כמובן שזאת רק ההתחלה.
הטיפים שארשום בכל הם איך לערוך אירוע אשר יתאים לצרכים האישיים של כל אחד ואחת מכם.
הנושא הראשון בו נתמקד הוא גם החשוב מבין כולם. זהו השלב הראשון בדרך לאירוע שלכם - בחירת אולם.
האירוע בפתח ואנו צריכים להחליט - להיכן נזמין את יקירינו ביום השמחה? ההחלטה היא קשה, ולכן ריכזתי עבורכם כמה המלצות לגבי בחירת המקום:
מיקום
דבר ראשון שעליכם לעשות הוא להחליט האם אתם מעוניינים לערוך אירוע רב משתתפים או אולי אירוע אינטימי - למקורבים ביותר. המגמה היום היא להזמין את החוג המצומצם - אלה שבאמת רוצים לחגוג את שמחתנו. במידה ויש מספר מצומצם של אורחים חשוב לבחור מקום קטן, זאת בכדי למנוע מצב שבו הקהל הולך לאיבוד בחלל ריק וגדול.
עדיף לבחור אולם שקרוב למקום המגורים וקרוב למספר הרב ביותר של המוזמנים.
חשוב מאוד לבדוק כי יש לאולם חניה ללא תשלום המספיקה לכל האורחים, אנו רוצים שיקירינו יגיעו למקום רגועים.
הקפידו להסתכל על ניקיון, אל תתביישו לבקש לראות את המטבח, הוא זה שישקף אם המקום נקי.
בימי הקיץ החמים, כשהלחות גבוהה מאוד חשוב לוודא שהמיזוג מספיק למספר המוזמנים, נא לבדוק שיהיה מיזוג גם במרכז רחבת הריקודים.
אם אולם כלשהו נראה לכם - שריינו מקום!
אוכל
אחד הדברים המשמעותיים ביותר בבחירת אולם הוא טיב המנה. חשוב לזכור כי בסופו של דבר האורחים יזכרו בדרך כלל את האוכל, מכוון שאנו רוצים שהמוזמנים שלנו ייהנו, אל לנו לשכוח פרט זה. במידה ואתם לא מכירים את האולם ולא שמעתם המלצות, אל תתביישו לבקש לערוך טעימות, האורחים מכבדים אתכם ומגיעים להשתתף בשמחתכם - מגיע להם לאכול אוכל טוב.
יש צורך להתאים את המנה המוגשת לקהל. מקום שמכבד את עצמו יציג כמה סגנונות תפריטים לכל סוג קהל, ואף יהיה גמיש ויבנה לכם תפריט שמתאים לצרכים שלכם, האם יהיה בופה או הגשה אישית - האם גורמה או שמא תפריט בסגנון BAR-B-Q - ניתן לגוון את סוג התפריט בהתאם לשעות האירוע - תפריט קלאסי לבר מצווה בשעות הערב או ארוחת בוקר במזנונים המוגשת באירוע זבד הבת ביום שישי בשעה 09:00 בבוקר.
נושא המנה המוגשת הוא בין החשובים בבחירת אולם, ולכן נתמקד בו במאמר נפרד.
תקציב
החליטו על תקציב הגיוני לאירוע. שימו לב שהמחירים שמציעים לכם כוללים מע"מ.
תמיד תתייעצו עם מנהלי האירועים על מנת לקבל עזרה ולהרכיב תקציב - להם הניסיון, הם יוכלו לדאוג למחיר מוזל בעבור שירותי חוץ והם ידעו להמליץ על בעלי מקצוע טובים.
הכי חשוב - לראות מה הכימיה הנוצרת ביינכם לבין מנהל האירועים. הוא זה שידאג לכם וילווה אתכם מרגע סגירת האירוע ועד סיומו. חשוב מאוד שאתם מרגישים שיש על מי לסמוך, שהיחס הוא של הקשבה, הבנה וביצוע בשילוב ידע והניסיון של הצוות המקצועי. הכימיה בינך לבין מנהל האירועים היא שתקבע כמה שליו תהייה במהלך האירוע.
בחירת המקום היא ההחלטה הראשונה והחשובה ביותר בדרך אירוע, אך כמובן שזאת רק ההתחלה.
