איך בוחרים אם כך תוכנת מסופונים לאנשי השטח שלכם?
1.תמיכה בתהליכים עסקיים:
לארגון אשר מעוניין למחשב את אנשי השטח על ידי תוכנת מסופונים קיימים תהליכים עסקיים מסוימים אשר נהוגים בו. אותם תהליכים כוללים את הרישומים, הבקרה, הפעילויות והטפסים הקיימים. חשוב ביותר לוודא כי תוכנת המסופונים המוצעת תומכת בתהליכים העסקיים הקיימים. (לשם הבהרה: סוכני שטח אשר מוכרים בשיטת van sale זקוקים לדוגמא לתוכנת שטח אשר תתמוך בתהליכים של ניהול מלאי, הפקת תעודות משלוח, הפקת חשבוניות, בדיקת אובליגו ואשראי, ניהול מחירונים והדפסת מסמכים בשטח.)
בנוסף, עליכם להיות בטוחים כי תוכנת המסופונים הנבחרת מסתנכרנת היטב עם תוכנת הארגון ERP.
דבר נוסף אותו יש לוודא הינו כי תוכנת המסופונים כוללת עמדת מנהל במטה של החברה. עמדה זו מיועדת להצגת כל הארועים בשטח במחשב PC, בצורה אוטומטית ושוטפת. עליה להדגיש ארועים חריגים בזמן אמת.
יש לוודא את התנהגות התוכנה בעת ריקון הסוללה או בעת תקלות אחרות במובייל. התוכנות החדשניות יודעות לטפל היטב במצבים אלו ושומרות גיבוי של כל הנתונים בכל עת. וודאו איפוא כי בעת תקלה יודעת התוכנה שבחרתכם לשחזר בצורה אוטומטית ושקופה את כל ההזמנות ואת כל הפעולות שבוצעו על גבי המסופונים.
בטרם רכשתם את התוכנה חשוב לבדוק שהיא ידידותית למשתמש, שהיא פועלת במהירות על קבצים רחבי היקף ושניתן לשדרג את גרסאות החדשות שלה באמצעות האינטרנט. כמו כן יש לבדוק האם התוכנה יודעת לתפקד במצב של OFF LINE דהיינו כאשר התקשורת מושבתת. ישנם סוכני מכירות אשר מגיעים למרתפים ולשטחים שאין בהם קליטה סלולארית. חלק מן המערכות הקיימות כיום בשוק אינן נותנות מענה לבעיה זו.
2. מתי פותחה התוכנה ?
לשאלה זו חשיבות רבה. תוכנות אשר פותחו בזמן האחרון ניחנו בתכונות מתקדמות יותר והן תומכות במגוון אפשרויות שלא יכולות להתקיים בתוכנות ותיקות יותר.
3. גמישות התוכנה לשינויים בעתיד
חשוב מאוד לוודא שתוכנת המסופונים גמישה לשינויים ולצרכים עתידיים. כדאי לבדוק גם אם יש בתוכנה מחולל מסכים גמיש ושאר כלים גמישים, אשר יאפשרו בעתיד התאמות
ושינויים ללא צורך בהשקעה רבה.
4.אינטגרציה עם תוכנת ERP
כאשר בוחרים תוכנת מסופונים חשוב מאוד לבדוק את מידת הסנכרון שלה עם התוכנה הארגונית הפעילה בעסק. יש לוודא שהתוכנה כוללת "מנוע ממשקים" גמיש אשר מאפשר ביצוע ממשקים ל- ERP של הארגון. האינטגרציה בין התוכנות אמורה לכלול את כל המידע הנחוץ לתמיכה בתהליכים הארגוניים ולהיות יציבה. אם מדובר בשני ספקים שונים, אינטגרציה כזו דורשת שיתוף פעולה בין בתי התוכנה. עדיף לבחור בית תוכנה אחד שיספק את תוכנת המסופונים ואת התוכנה הארגונית, אך גם שיתוף פעולה בין שני בתי התוכנה יכול להביא לאינטגרציה טובה ומספקת.
כדי לוודא שהאינטגרציה טובה, חשוב לוודא שקיים תאום טכני של תשתיות האינטרנט, השרתים וה- data base אשר שתי המערכות זקוקות להם כדי לפעול בהרמוניה ובתיאום.
5. מקצועיות בית התוכנה
כדאי לבדוק מהו הרקע המקצועי של בית התוכנה שאתם עתידים להשתמש בתוכנת המסופונים שלו. בין השאר רצוי לבדוק את הוותק והנסיון, לברר מיהם הלקוחות ומה מידת שביעות רצונם מהתוכנות שברשותם. כמו כן רצוי לקבל חוות דעת אודות הרמה המקצועית של העובדים ועל תחומי ההתמחות של החברה.
6. בחירת החומרה
השוק העולמי גדוש בדגמים רבים של מחשבי כף יד, מסופונים וטלפונים סלולאריים חכמים. הטלפונים החכמים (smartphone) מתחדשים כל הזמן וקשה לבחור בין האופציות הרבות. כדי לבחור תוכנה מתאימה, חשוב לבדוק את מערכת ההפעלה הדרושה ולהתאים לה ציוד שישרת את אנשי השטח בצורה הבטוחה והפשוטה ביותר. בחרו בית תוכנה אוביקטיבי ועדכני הבקיא בכל רזי המכשירים.
שימו לב למדדים הבאים: קונפיגורציה מלאה של המסופון, עוצמת מעבד, מערכת הפעלה נתמכת, עוצמת הסוללה, זמן הפעלת הסוללה, גודל המסך וכן חברת הסלולאר שתספק את התקשורת וסוג התקשורת הנדרש: Infra red/ GPRS/ WiFi/ Bluetooth.
בנוסף שווה לשקול את הצורך במסופון אטום וקשיח, והאם הוא מכיל: קורא ברקוד, קישוריות למדפסת ומצלמה. בנוסף ודאו איזה אחריות היצרן מעניק ולכמה זמן, מה איכות השירות הניתן וכו'.
7. לוח זמנים ליישום
אחרי שבדקתם את התוכנה את החומרה ואת הסינכרון ביניהן, כדי לבדוק מהו לוח הזמנים להפעלת המערכת המשולבת. זכרו להקצות זמן להרצת פיילוט אשר יבחון את טיב המערכת על ידי המשתמשים לפני הפעלה ממשית בשטח.
8. הטמעה, הדרכה והפעלה
תוכנת מסופונים צריכה בעקרון להיות ידידותית למשתמש גם למשתמשים שאינם בעלי רקע בתחום המחשבים. כדי לבדוק זאת, לאחר אספקת התוכנה ועם סיום ההכנות להפעלה, כדאי לבחור נציג אקראי מן המשתמשים בשטח ולבקשו כי יפעיל אותה לצורך תקופת נסיון מוגבלת. אחרי הפיילוט הראשוני יש להדריך את המשתמשים בתוכנה בצורה מסודרת, לקבל מהם משוב ורק אז להטמיע את הערותיהם ככל הניתן. כדאי ללוות את תפעול המערכת בימים הראשונים כדי למנוע תקלות.
9.עלויות
כדי לבחון את התשלום עבור התוכנה כדאי לבחון שני מסלולים אפשריים:
רכישת זכות שימוש בתוכנת המסופונים לפי מספר המשתמשים, או השכרת אותה התוכנה לפי מספר המשתמשים (on demand), בתשלום שכירות מדי חודש.
אל תשכחו שבנוסף לעלות התוכנה עצמה קיימות עלויות נוספות כמו עלויות התקנה, אינטגרציה, הפעלה והטמעה. .
לסיכום, הבחירה בתוכנת מסופונים היא בחירה משמעותית לארגון וחשוב לבצע אותה תוך הפעלת שיקול דעת מירבי. התייעצו עם מומחים ורכשו רק אצל ספק מנוסה ו"בעל קבלות". זכרו : בחירת נכונה של תוכנת מסופונים מוצלחת יכולה להזניק את העסק שלכם.
האמינו לנו: ההמלצות הללו מתבססות על נסיוננו העשיר בפיתוח תוכנות עסקיות שונות, בין היתר תוכנה ניידת למסופונים טריניטי ותוכנת ה- ERP אולימפוס.
אז שיהיה בהצלחה!
נכתב על ידי מומחי אקזקיוטק פתרונות תוכנה,מפתחת תוכנת ה ERP ומערכת מסופונים טריניטי לניהול עסקים.
