מסמכי חובה על פי חוק עבור עובד חדש בארצות הברית 

מסמכי חובה על פי חוק - עבור עובד חדש:

1. Form I-9, Employment Eligibility Verification. - מסמך המוודא האם לעובד אישור עבודה תקף לעבוד בארה"ב. העובד נדרש לפרט מהו הסטטוס בו הוא נמצא בארה"ב (אזרח, Green Card, ויזת עבודה וכד').

בנוסף, על המעסיק לוודא תוך שלושה ימים מיום תחילת ההעסקה את אישורי העבודה והתעודות המזהות אותן רשם העובד בטופס. רצוי לתייק את הטופס והעתק מהמסמכים המוזכרים בו בתיק העובד. http://www.uscis.gov/files/form/I-9.pdf - הטופס Form I-9 והוראות מילוי בקובץ

Form W-4, Employee?s Withholding Allowance Certificate .2. - טופס זה ממולא ע"י העובד ומכיל פרטים לחישוב ניכוי המס משכר הברוטו של העובד. הטופס מכיל פרטיים אישיים של העובד וכן נתונים לגבי מצבו האישי והמשפחתי לחישוב נקודות הזיכוי ממס. את טופס ה- W4 יש להעביר לחברה המכינה את משכורות העובדים לצורך חישוב ניכוי המס ממשכורות העובד. רצוי לתייק עותק בתיק העובד. קובץ pdf - טופס W4 והוראות מילוי -
http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw4.pdf

3. העתק מה- Social Security Card ורשיון הנהיגה (Driving License) של העובד לתיוק בתיק האישי.

4.(State Authority) New Hire Reporting Form - טפסים הנדרשים להגיש לרשויות על פי חוק בכל מדינה ומדינה. יש לוודא אם הרשויות המתאימות מהם הטפסים הנדרשים בקליטת עובד חדש.


מסמכים נוספים (רשות)

5. Direct Deposit Form - עובדים המקבלים את משכורתם בהפקדה ישירה לחשבון הבנק נדרשים למלא את הטופס הנ"לץ העובד יאשר למעסיק בחתימתו את העברת הכספים ויפרט את פרטי חשבון הבנק אליו יעברו הכספים.

6. EMPLOYEE INFORMATION SHEET - טופס המרכז את פרטי העובד, נתוני שכר, חשבון בנק ועוד.

7. NDA - במידה והתאגיד מעונין להגן על מידע מסחרי רגיש הנמצא בידי העובד מתוקף עבודתו ניתן להחתים את העובד על הסכם לשמירת סודיות ( confidentiality agreement או Non-disclosure Agreement - NDA). יש להתייעץ עם עו"ד או יועץ משפטי בקשר להסכמים משפטיים מטעם התאגיד. ראה דוגמא להסכם Confidentiality Agreement.