מסיבות סוף שנה המדריך לאירוע מושלם 

'מסיבות סוף שנה' במערכת החינוך הפורמלית מגן ועד כיתות ו'
המדריך לאירוע מושלם
"מסיבות סוף שנה" הפכו זה מכבר לאירוע רווח בקרב בתי ספר,גני ילדים וועדי הורים בכל רחבי הארץ.
בעבר התאפיין הנושא בעיקר במסיבות המציינות סיום תקופה כגון: מעבר מגן חובה לכיתה א' וסיום בית הספר היסודי (כיתה ו') ומעבר לחטיבות הביניים.
במאמר זה אנסה להציג תמונת מצב אמיתית של "שוק" המסיבות בסוף השנה תוך כדי ניסיון לאפיין מהי מסיבת סוף שנה מוצלחת.

 
מסיבות סוף שנה מטרות אפשריות
פרידה חוויתית של התלמיד מביה"ס (מהחברים,מהמורה,מההנהלה וכן הלאה...)
השארת רושם "טעם מתוק" בעת יציאה לחופש הגדול
אירוע מגבש לקראת שנת הלימודים הבאה
ניצול איכותי של תקציב (בביה"ס או בקופת ועד הכיתה)

 מסיבות סוף שנה: מסיבה כיתתית,שכבתית או בית ספרית
מרבית בתי הספר בארץ אינם מקיימים מסיבות בית ספריות ,מיעוטם מפעילים מסיבות שכבתיות ועיקר המסיבות הינן מסיבות כיתתיות. הדבר נובע בעיקרו מסיבות תקציביות ואי יכולתם של בתי הספר להכיל תקציב למסיבות סוף שנה.
מרבית בתי הספר שמקיימים מסיבות סוף שנה בית ספריות עושים זאת אחת משלוש סיבות:
1 גבייה "לא חוקית" של כסף מההורים.
2 אי ניצול של תקציבים קיימים במהלך השנה.
3 סיוע תקציבי מגורם חיצוני (רשות מקומית לדוגמא)
המסיבה הכיתתית הינה האירוע הרווח ביותר במערכת וזאת עקב הקצאת תקציב למסיבת סוף שנה ע"י ועד ההורים הכיתתי.

 מרכיבי המסיבה הכיתתית
מרבית מסיבות הכיתה מורכבות מ-3-4 רכיבים תקציביים:
1 מתנה למורה הכיתה.
2 מימון תוכן לאירוע.
3 מימון ברמה כזאת או אחרת של אוכל/כיבוד לאירוע.
4 מימון,השכרת מקום לפעילות (במעט מאוד מקרים)/מתנה אישית לכל תלמיד.

עלויות המסיבה ותקצוב מסיבות סוף שנה
מרבית המסיבות בארץ מתקיימות בחוסר תקציב מובהק.
המחסור בתקציב גורם במרבית הפעמים ל"רכישת" תכנים זולים וברמה נמוכה למדיי.
להלן המודל התקציבי הנכון לתכנון מסיבת סוף שנה:
1 מתנה למורה 100-150 ש"ח.
2 "תוכן" איכותי לאירוע 950-1500 ש"ח.
3 שונות 150 ש"ח.
תקציב נדרש: מינימום: 1100 ש"ח . תקציב סביר: 1400 ש"ח. תקציב מכובד: 1700-2000 ש"ח.
לטעמי כל הקשור לאוכל אינו צריך להיכנס למסגרת התקציבית ובכך ל"זלול" את התקציב הקיים.
בחישוב פשוט ניתן לראות שבכיתה ובה 35 תלמידים יש צורך בגבייה של 40 ש"ח מכל תלמיד כדי לקיים מסיבה סבירה בתקציב של 1400 ש"ח.
למרבה הצער אני פוגש יותר ויותר ועדי הורים אשר בקופתם ניתן למצוא רק: 700 או 800 ש"ח למסיבת סוף שנה.
מיקום המסיבה בפנים או בחוץ
להלן ניסיון לאפיין את מסיבות סוף השנה ואת הדרכים לביצועם.
מסיבות סוף השנה מתחלקות בדרך כלל לשניים: מסיבות בחוץ (out door) מסיבות בפנים (in door )
יתרונות למסיבה המתקיימת בחוץ: פעילות בחיק הטבע (חורשה,יער,חוף הים) ובאוויר הפתוח.
פחות פורמאלי מאפשר קיום קשת הפעלות מגוון.
חסרונות למסיבה המתקיימת בחוץ: בחודש יוני חם מאוד והלחות גבוהה (בעיקר באזור החוף) יש צורך להכין תאורה וגנרטור (אם המסיבה ארוכה או מתחילה בשעה מאוחרת יחסית).
זבובים,יתושים,דשא רטוב,בוץ וכן הלאה.
ישיבה על הארץ/דשא מצריכה הערכות מראש והבאת: מחצלות,כסאות וכו'.
יתרונות למסיבה המתקיימת בפנים: מיזוג (אל תעיזו לעשות אירוע במקום סגור ללא מזגן!).
שליטה טובה יותר של מפעיל האירוע בנוכחים. ריכוז טוב יותר של הילדים בנעשה.
ביטול כל החסרונות למסיבה המתקיימת בחוץ.
יותר נוח מבחוץ!

 דוגמאות תכנים למסיבות סוף שנה (בעיקר לאירועי הפעלה)ע"פ גילאים:
גיל:גן א'-ב' סוג אירוע:"הפנינג מתנפחים"
בחוץ או בפנים:בחוץ מדשאה או רחבה מרוצפת.
מרכיבי אירוע:מתנפחים,ציוד נופש פעיל,הגברה,הפעלה ניתן לביצוע כפעילות יבשה או רטובה (מגלשת מים)
דגשים:האם יש מספיק ציוד לכולם,האם קיים ציוד מגוון?, ניסיון המפעיל?.. משך הפעילות?..
מחיר ממוצע: 1600 ש"ח.

 גיל: מסיימי גן ועד מסיימי כיתה ה אירוע: "טיול עששיות לילי"
בחוץ 
מרכיבי אירוע: סיור שעה וחצי עם עששית לכל ילד,הורה וילד,חוויה לילית.
דגשים:באתרים ידועים,מוכרים ומורשים.
מחיר:1400-1600 ש"ח.

גיל:גן עד ד'
סוג אירוע: סדנאות תיפוף/הקשה
בחוץ או בפנים
מרכיבי אירוע:בעיקר הפעלה ולעיתים גם סדנאת יצירה.
דגשים:לבדוק שיש מספיק ציוד לכולם.
מחיר:1100 ש"ח.

גיל:ג'-ד'-ה
סוג האירוע: מחפשים את המטמון
בחוץ:רצוי בפארק מתוחם
מרכיבי אירוע:משימות קבוצתיות,ניווט בסיסי,הפעלות בשטח
דגשים: לבצע רק עם מקצוענים!!!
מחיר:1400 ש"ח.

 גיל:ג'-ו'
סוג אירוע:סלטרון או משימטרון (אירוע הפעלה תחרותי בין מס' קבוצות)
בפנים או בחוץ:בדר"כ בפנים
מרכיבי אירוע:אירוע רב מימדי ומגוון מאוד,הפעלה משותפת להורים ולילדים
דגשים:לבצע רק עם מקצוענים!!!
מחיר:1500 ש"ח.

גיל:ג'-ו'
סוג אירוע:מסיבת שדאות,אתגר ובישולי שדה
בפנים או בחוץ: בחוץ
מרכיבי אירוע: אירוע הפעלה,תחרויות,סדנא, משחקים,הכנת מאכלים
דגשים:לבצע רק עם מקצוענים!!!
מחיר:1600 ש"ח.

 גיל:ג'-ה'
סוג אירוע: משחקי חברה ,הפעלות שונות,תחרויות ספורט 
בחוץ או בפנים: בשניהם
מרכיבי אירוע: משחקים,תחרויות.
דגשים: להקפיד על משחקים קצרים ובעלי אפקט חזק בלבד!
מחיר ממוצע:1400 ש"ח.

גיל:ה'-ו'
סוג אירוע: קריוקי
בפנים או בחוץ(אבל בחושך)
מרכיבי אירוע:שירים
רצוי:רצוי להוסיף לקריוקי עוד אלמנט אחד לפחות כדי לגוון.
מחיר:1100 ש"ח.

כמובן שניתן למצוא דוגמאות נוספות. רשימה זאת אינה כוללת אירועים ותכנים פרונטאליים כגון: מופעים והצגות.

 איתור מפעיל איכותי למסיבות סוף שנה
מסיבות סוף שנה כמו מסיבות חג וכמו דברים רבים אחרים קמים ונופלים בעיקר על בחירה נכונה או לא נכונה של מפעיל האירוע.
"שוק" מפעילי האירועים בארץ מונה מאות אנשי מקצוע בעלי ניסיון כזה או אחר ובעלי יומרות כאלו ואחרות.
להלן מספר טיפים לאיתור הטובים שבהם:
1 - קבלו המלצות על המפעיל. בקשו מהמפעיל 2-3 טלפונים של ממליצים,שוחחו עם אחד לפחות.
2 - תבדקו אם יש לו אתר באינטרנט,כיצד האתר בנוי ומהו הרושם הראשוני שלכם מהאתר עצמו.
ריבוי תכנים,תכניות והסברים מראה על ידע מקצועי ונסיון עשיר.
3 - כמה שנות ניסיון יש למפעיל?. ...שנה,שנתיים או מעל חמש!
4 - כיצד הוא נשמע בטלפון?...האם הוא משדר ביטחון?...האם הוא נשמע מקצועי?.... כריזמה,אסרטיביות,ביטחון עצמי,כושר ורבאלי,אינטלגנצייה - אלה הן התכונות ההכרחיות למפעיל מוצלח ואיכותי.
5 - האם למפעיל יש רשימת ממליצים באתר האינטרנט עצמו?... רשימה כזאת תיתן לכם מייד תחושה שמדובר במקצוען אמיתי.
6 - האם זהו עיסוקו הראשי של המפעיל?. ..ואולי מדובר בחלטוריסט!!!
7  - האם הוא מציע תכנים,תכניות הפעלה במחיר נמוך ממחיר השוק?....
מחיר נמוך מאפיין בדר"כ בעלי מקצוע בינוניים.
צריך לקחת בחשבון שחודש יוני בו מתקיימות מסיבות סוף השנה,הוא החודש/ העמוס ביותר בשנה
למפעילי אירועים וזאת מכיוון שבחודש זה מתקיימות מרבית מסיבות יום ההולדת,בת ובר מצווה וכל מסיבות סוף השנה בארץ (גני ילדים,בתי ספר יסודיים ותיכוניים). כאשר הביקוש עולה עולים גם המחירים או במילים אחרות בתקופת השיא אין הנחות!!!
8 - אם המפעיל מתעקש על המחיר ואינו מוכן לתת הנחה! סימן טוב, לסיכום: אם תפעלו בהתאם לרשימת הטיפים המוצעת קיים סיכוי מצוין שתמצאו את המפעיל האידיאלי למסיבת סוף השנה שלכם.