איזה מנהל לא מצא עצמו בסיטואציה שעליו למתוח ביקורת על עובד? כיוון שאיש אינו אוהב לקבל ביקורת ומדובר בעניין רגיש על פי רוב, מנהלים רבים חשים אי נוחות, מבוכה, חשש, ואף עצבנות כשהם צריכים למתוח ביקורת על אנשי הצוות שלהם. אך אל דאגה, סרט ההדרכה "שיפור ביצועים: ביקורת" מציג 7 כללים שיעשו לכם את החיים הרבה יותר קלים ואת תהליך העברת הביקורת לבונה ויעיל.
רובנו לא אוהבים להיות בצד שמקבל ביקורת, במיוחד לא פנים אל פנים והסיבה שאיננו אוהבים זאת היא שכמעט כל מה שקשור בביקורת הוא עניין רגיש. זה משפיע על האגו, על היחסים, על הדימוי העצמי, על התדמית שלנו בעיני אחרים. זה יושב במרכזו של שדה מוקשים רגשי ענק, זרוע בתחושות של אי התאמה, עוול, כעס, השפלה, טינה וכו'. זאת גם הסיבה שרובנו היינו מעדיפים להימנע, עד כמה שאפשר, מהעברת ביקורת. ואם אנחנו כבר כן מגיעים לסיטואציה בא עלינו למתוח ביקורת, בדרך כלל אנו כל כך חוששים לעשות את זה לא בסדר, שכמעט תמיד אנחנו בסוף עושים את זה רע. הסרט "שיפור ביצועים: ביקורת" מדבר על מה שמותר ואסור לעשות ולהגיד, כשמישהו אחר עושה טעות בכוונה או לא בכוונה או עושה משהו לא בסדר.
איך, מתי ואיפה עושים את זה כמו שצריך?
ישנן כמובן סיבות פורמאליות בהן ניתן לדון בהתנהגות לקויה של אנשים, למשל ראיונות משמעת והערכה, אבל רק טעויות מעטות יכולות לחכות זמן רב כל כך ואין צורך שזה יקרה. אסור שראיונות הערכה יהיו הפעם הראשונה בה המרואיין יגלה שעשה משהו לא בסדר. כמעט כל העברות הביקורת צריכות להיות "טיפול שוטף", ולא "טיפול עשרת אלפים" וזה חייב להיעשות כי כולם עושים טעויות. הרעיון הוא לא לתת לאף אחד להמשיך את אותה טעות. אז איך עושים את זה? מה אומרים? ואפילו יותר חשוב, איך אומרים?
כולנו יודעים שאם עושים את זה לא טוב, זה עלול להחמיר את המצב, אולי אפילו בהרבה. למרבה המזל אין צורך להמציא את הגישה. הגלגל הומצא כבר, קיימת טכניקה, קיימים כישורים.
7 הכללים של העברת ביקורת:
כלל 1 - לעשות זאת מהר, פנים אל פנים ובפרטיות
חשוב להגיב במהירות לעבודה לא תקינה. אם מנהל לא מגיב מיד, העובד עלול לחשוב שהטעות והטיפול בה אינם חשובים. לכן לא מומלץ לחכות להערכה התקופתית, אלא להעניק טיפול שוטף לטעויות ולהתנהגויות לקויות.
כלל חשוב נוסף: לעולם אין לנזוף באנשים בנוכחות אחרים, במיוחד לא בפני עמיתים זוטרים. זה מאוד משפיל ומתאים להתנהגות רודנית.
כלל 2 - להסכים על העובדות
אל למנהל להניח שהוא יודע את העובדות ובודאי שלא להטיח האשמות בעובד. חשוב להגיע להסכמה לגבי העובדות, כך שניכם יודעים על מה אתם מדברים ונמנעים מאי הבנות ותסכולים.
כלל 3 - לשאול שאלות ולהקשיב לתשובות
חשוב לתת לעובד הזדמנות להסביר מה קרה ומדוע. בדרך זו ניתן להבין מה אפשר לשפר.
כלל 4 - למתוח ביקורת על הפעולה, לא על האדם
לעולם אין לבקר אנשים, תכונות אופי וכדומה. זה לא בונה. יש להתמקד בהתנהגות או בפעולה של העובד.
כלל 5 - להסביר למה זה חשוב
עובד שמבין את החשיבות של מעשיו יהיה מחויב יותר ובעל מוטיבציה גבוהה יותר. משפטים כמו "זה חשוב כי ככה אני אומר" או "כי זה הנוהל" לא ישיגו את המטרה לשפר.
כלל 6 - להסכים על הפתרון
חשוב להגיע להסכמה ולא להכתיב את הפתרון. פעמים רבות העובד יודע טוב יותר מהו הפתרון היעיל ביותר ולכן כדאי לתת לו להציעו בעצמו.
כלל 7 - לסיים עם מחמאה
כדי לעורר אצל העובד מוטיבציה להשתפר, יש לשים לב שהוא לא ייצא מהשיחה מדוכדך, מתוח או עם ביטחון עצמי ירוד, לכן חשוב לסיים במחמאה. שהעובד ירגיש שסומכים עליו.
מנהלים רבים מעדיפים להימנע מהעברת ביקורת בתירוצים שונים ומגוונים: "אני לא רוצה להיכנס להטפות"; "אם אין לך משהו נחמד לומר, אל תאמר בכלל"; "אני לא רוצה להרגיז אותו"; "מנהל צריך להפגין טאקט והתחשבות" וכיו"ב.
אלא שאם מנהל ייכנע לפחד שלו ויימנע מהעברת ביקורת הוא גם ימנע מהעובד שלו הזדמנות לשפר וייתקל שוב באותן בעיות גם בעתיד.
כדי לבדוק עצמו, על המנהל לשאול עצמו בתום שיחת ביקורת, האם העובד יודע מה עשה לא בסדר? האם הוא הסכים שזה היה באשמתו? והאם הוא יודע מה לעשות בעתיד? וכאמור, כדי שהשיחה תניע את העובד להשתפר, חשוב שהעובד ייצא ממנה בהרגשה טובה ולא כעוס, מלא טינה וחסר מוטיבציה.
נורית נחום היא יועצת סרטים במולטידע. החברה מנהלת מאגר סרטים המיועדים להדרכה במקומות עבודה.
הטרדה מינית
בטיחות בעבודה
תרבות ארגונית
הטרדה מינית
בטיחות בעבודה
תרבות ארגונית
