היי, אפשר להפריע לך לרגע?- על מדיניות הדלת הפתוחה של מנהלים 

יעל היא מנהלת בכירה בשירות הציבורי אליה כפופים שמונים מנהלים ועובדים.

היא נשואה, בת 43, ואם לשלושה ילדים.

לא תמיד יעל היתה מנהלת בכירה. למעשה, היא התחילה את עבודתה כפקידה באותו מקום עבודה לפני 20 שנה.

במהלך השנים, היא צברה ידע ונסיון, ובהדרגה קודמה, דרך תפקידים ניהוליים שונים עד לתפקיד בו היא נמצאת כיום. תפקיד בכיר, משמעותי ובעל השפעה.

יעל היא אשה נמרצת, ועיניה חומות וגלויות. היא מטופחת, ונוהגת להגיע בבגדים אופנתיים ומוקפדים לעבודה.

היא פותחת את היום בברכת בוקר טוב, אותה היא נוהגת לומר לעובדים במחלקות השונות, אליהן היא נכנסת  במהלך "סיבוב הבוקר" שלה.

לאחר מכן היא מגיעה למשרדה, בו היא מקיימת ישיבות עבודה רבות, ועסוקה במטלות תכנון ובקרה מול המחשב.

אני פוגשת אותה במסגרת תהליך ארגוני בו אני מלווה שדרת מנהלים בכירים.

יעל מרגישה טוב בעבודתה, וזוכה להוקרה והערכה. היא מרגישה סיפוק ומקרינה סביבה אנרגיות גבוהות וחיוביות.

"אני מרגישה שאני מבזבזת יותר מדי זמן על שיחות עם עובדים" אומרת יעל בגילוי לב, " קורה פעמים רבות שהם באים, דופקים על דלת משרדי, ובאים לשאול או לבקש משהו, אך למעשה הם מפריעים לי באמצע העבודה שלי, ומוציאים אותי מריכוז.  אני לא מעיזה לסגור את דלת המשרד שלי, מפני שאני דוגלת במדיניות הדלת הפתוחה, וחשוב לי לשמור על קשר עם העובדים שלי, אך אני מוצאת את עצמי מגיעה למשרד לפני שבע בבוקר, רק כדי להימלט משיחות מיותרות ומהפרעות ולעבוד בשקט."

כפסיכולוגית ארגונית ומאמנת מנהלים שרגילה לעבוד עם חברות עסקיות בתעשיית העילית היה עלי התרגל לתרבות ארגונית אחרת לחלוטין במגזר הציבורי.

במשרדי ממשלה שונים, ובחברות ציבוריות וממשלתיות- הקצב שונה , הנורמות החברתיות אחרות.

אם בחברות הייטק באיזור השרון והרצליה, נוכחתי לראות מצבים בהם עובדים כמעט לא מכירים זה את זה מעבר לשעות העבודה ומחוץ לענייני עבודה, ותרבות העבודה דוגלת, ללא מילים, בפרטיות העובד, הרי שבסקטור הציבורי אנשים ממש חיים זה את חייו של זה, רגילים להיפגש אחרי שעות העבודה, מכירים היטב את בני המשפחה של העובדים האחרים ומלווים את ארועי החיים האחד של השני.

אני חושבת על יעל  שעובדת קשה, מפגינה מוסר עבודה גבוה, ומנסה לשמור על איזון בין קשר טוב עם עובדיה לבין תפוקות מספקות בעבודה.

בעודי יושבת עם יעל, מגיע עובד המעוניין לדבר איתה. יעל מחייכת אליו ואומרת לו "מוטי, תגיע אחר כך למשרד שלי", וכך קורה מספר פעמים,

עובדים מגיעים, ויעל מבקשת מהם להגיע מאוחר יותר.

אני שואלת את יעל – "מה קורה עם העובדים הללו, שמגיעים יותר מאוחר למשרדך?" יעל מספרת לי שלעיתים קורה שהם מגיעים מספר פעמים במהלך היום, מפני שהיא בישיבות, או בשיחות טלפון, או שאינה יכולה להתפנות אליהם.

"למעשה" היא אומרת  "על אף מדיניות הדלת הפתוחה שלי, העובדים שלי מרגישים שאין לי זמן בשבילם וטוענים שאני לא זמינה עבורם... וזה די מתסכל. לא זו בלבד שהם בעצם מפריעים לי בביצוע העבודה שלי, בסופו של דבר הם לא מרוצים ומרגישים שאינם מקבלים ממני מענה..." והיא מוסיפה  "לפעמים אני מעדיפה לא לצאת מהמשרד, כדי לא לפגוש עובדים במסדרון, מפני שהם מיד יפנו אלי בבעיות שיש להם, ועלי יהיה לעסוק בבעיות אלה, במקום להתקדם עם העבודה שלי.."

ביקשתי מיעל לעבור איתה על סדר היום שלה. איך נראה יום עבודה שגרתי שלה, מה קורה בו בשעות היום. חילקנו את היום לשעות, ועברנו שעה שעה תוך התבוננות על סגנון עבודתה של יעל.

הסתבר לשתינו, לאחר שהתבוננו בו, שהיום בעצם מנוהל, אך לא על ידי יעל, אלא על ידי אירועים שמתרחשים ופניות לא מתוכננות.

יעל הבינה שהתפוקות שלה אינן גבוהות מספיק. בנוסף, סגנון עבודה זה הקרין על כל המנהלים והעובדים הכפופים לה, ואף הם עבדו באופן דומה.

חשבנו על יצירת שינוי.

יעל הרגישה בסוג של מלכודת. היא רגילה לעבוד בצורה זו כל כך הרבה שנים. היא פחדה מיצירת אווירה מרוחקת ומנותקת מהעובדים אליהם היתה קשורה, היא חששה מאד "לסגור את הדלת"- ובכך ליצור ריחוק פיזי ורגשי מעובדיה.

הצעתי ליעל לערוך שינוי קל :

ליצור שעת "קבלת קהל" בה עובדים יכולים להכנס למשרדה באופן חופשי ללא קביעת פגישה מראש, והיא מצידה תפנה שעה זו ביום לשוחח איתם ותתפנה מנושאים אחרים.  הצעתי להודיע למנהלים הכפופים אליה על שעת "קבלת קהל"  ולבקש מהם להעביר מסר זה לעובדיהם. כמו כן, לבקש מהם לומר לעובדיהם להמנע עד כמה שאפשר להגיע למשרדה של יעל בשעות אחרות במהלך היום.

דנתי עם יעל בהשלכות של שינוי זה, מה יקרה בעצם לעובדים שהיו רגילים להגיע, וכעת ימצאו "דלת סגורה" במשרד ומנהלת שאינה פנויה לשיחה איתם.

"כשאני חושבת על כך", אמרה יעל "השינוי הזה יועיל לא רק לי, אלא גם להם, מפני שכיום הם מגיעים אלי שוב ושוב, ואינם מקבלים מענה. בנוסף,  יש "טיילת" במחלקות. עובדים הולכים ממקום למקום, ומבזבזים זמן רב מדי בשיחות סרק עם אחרים, במקום לשבת בעמדה שלהם ולהתרכז בעבודתם... למעשה אני עצמי עודדתי פעילות זו, שאינה לרוחי...אם אאמץ את הרעיון של שעת "קבלת קהל" מצד אחד אצמצם את הזמן שבו העובדים יכולים לפגוש אותי, אך מצד שני כשהם יגיעו בשעה היעודה, הם ימצאו אותי פנויה אליהם ויקבלו מענה מיידי ומקצועי ממני.."  לאחר מספר ימים, יעל קיימה ישיבת מנהלים שגרתית, ובה סיפרה למנהלים על החלטתה. להפתעתה, המנהלים היו מרוצים, והביעו הסכמה ורצון לכך.  

חודש לאחר מכן פגשתי שוב את יעל במשרדה.  יעל חייכה והיתה רגועה, שמחתי לראות שאין הפרעות בעבודתה והיא מצליחה לקדם את משימותיה. יעל סיפרה שהעובדים אכן מגיעים בשעה היעודה, שנקבעה מראש כשעה פנויה לשאלות של העובדים.  "אני לא יודעת ממה כל כך פחדתי קודם. זה כל כך הגיוני. האמת היא שחשבתי על הרעיון הזה במהלך השנים, אך חששתי לבצע אותו, וכעת אני רואה שהתוצאות טובות, העבודה מסודרת יותר, אני מצליחה להתרכז, ומגיעה לעבודה בשעה 8, במקום ב7,  לאחר שפיזרתי את הילדים שלי במסגרות שלהם". 

התובנה ממקרה זה היא  ש"מדיניות הדלת הפתוחה" אינה בהכרח מצב שבו אכן דלת המשרד פתוחה לכל הפרעה, בכל שעות העבודה,  אלא התחושה של העובדים שלמנהל יש מקום, זמן ואנרגיה עבורם, שיש זמן שהוא (או היא) מקשיב להם. הדלת הפתוחה אינה מבטאת בהכרח זמינות פיזית מוחלטת , אלא פתיחות ונכונות להקשיב, לפתור בעיות ולהוות דמות תומכת- גם אם הדבר מתרחש בזמנים ספציפיים, מוגבלים וידועים מראש.