המשרד שלך מוכן להובלה ? 

 המשרד שלך מוכן להובלה ?

 הובלה של משרד מתחלקת ל 3, לפני, במהלך ואחרי. כאשר האמצע (מבחינתכם) הוא דווקא החלק הקל של בין לבין. לא באתי להסביר לך איך להוביל את המשרד אלא משהו שלטעמי חשוב לא פחות והוא הארגון וההיערכות של העסק לקראת המעבר.

"אין חכם כבעל ניסיון" אומר הפתגם, אולי, אך אם נלמד מניסיונם של אחרים נהיה נבונים, ומה יותר טוב מלקבל הכל מוכן במאמר זה? הבה נתחיל;

הובלת משרד מתחילה בתכנון המקדים
תתחיל לתכנן ולצפות את כל המהלכים הבאים בעזרת המוביל או איש מקצוע מחברת ההובלות ומסביר לך מהם הדרישות והשלבים של העברת המשרד, מה העלויות ומה נדרש מבחינת השירותים הנלווים להשלמת המעבר. תכנון מדוקדק הוא מתכון להובלת משרד בראש שקט.

צעדים בוני אמון עם לקוחות וספקי המשרד
שימו לרגע את עצמכם בצד השני, חישבו אילו אתם הייתם הספק הלקוח או עובד בחברה, האם היה מחמיא לכם לקבל את הידיעה על המעבר מגורם שלישי כדרך אגב? האם זה היה מפריע לכם להתנהל מול החברה להתארגן ולהתכונן להעתקת השירות והאספקה למשרד החדש ברגע האחרון ללא הודעה מראש? לכן, עשו לעצמכם טובה והודיעו בצורה אישית לכל אחד ואחד שיש לו אינטגרציה עם החברה שלכם.

כיצד המשרד החדש יהיה מוכן?
אל תסמכו בעיניים עצומות על הקבלן או בעלי המקצוע על המתווך העורך דין או מנהל הפרויקט, פנו זמן וקיפצו לבקר, עקבו מקרוב איך נראה הקיים בשטח, תכננו היכן תעמוד כל עמדה, שתפו את המנהלים והעובדים, שמעו לעצתם וקבלו רעיונות, וודאו שהכל יושלם בזמן, לכו על תשתיות חזקות ומודרניות למיחשוב וראו שהכל מתבצע בזמן אמת בהתאם לתכנית.

הובלת משרד = העברת פעילות עסקית
זה שהמשרד שלכם יעבוד במקומו החדש אומר שכל הנראות והתפעול תסתגל לתנאי התעבורה החניה ההוצאות והנגישות של הקיים באזור החדש, על מנת שהעברת המשרד תהיה חלקה ובלי בעיות התאימו את שיטות העבודה, רעננו חוקים ונהלים, חדשו, העזו, גוונו, היו מקוריים ויצירתיים, לקראת הובלת המשרד החדש היפטרו מהרגלים רעים שהתרגלתם אליהם בגלל אילוצי מרחב וזמן, רעננו מטרות משנה בארגון והגבירו מוטיבציה להשגת היעדים החדשים.

עיכובים ואיחורים בתפוקת המשרד
אני מציע לך לא להיות בטוח בעצמך, זה הרגע שבו אתה כמנהל אמור להוריד רגל מהגז, ולהסס, כן זו לא בושה, היבריס וזחיחות הן האויב האמיתי של שיקול דעת ואחריות, לא יתכן שהתפוקה תישאר 100% לא לפני העברת המשרד כשאתה "על ארגזים" לא בזמן ההובלה, ולא מיד אחריה בשלב של ההסתגלות למקום החדש, אתה אמור לצפות לזה, להכין את החברה לצפי הזה ולהיערך בהתאם, לדוגמא להכין הזמנות מראש, להעביר עבודה באופן זמני למיקור חוץ, לתגבר בכוח אדם, לדחות משימות לא דחופות ואפילו לוותר על הזמנות שאין ביכולתי לספק כאשר נוכל להציע מחיר אטרקטיבי ביותר למי שימתין מעט לכשנוכל כדי לא לפספס לקוח.

אריזה להובלת המשרד סוף השלב הראשון
הגעתם לשלב האחרון לפני ההובלה עצמה, אל תמהרו, השקיעו קצת זמן ומחשבה, אריזת משרדים היא מלאכה חשובה ומהותית לשלמות החפצים לא פחות מההובלה. החלטה על שירותי אריזה בתשלום על ידי חברה מומחית היא קלה הרבה יותר מאריזת דירה, אין לך זמן ולא מיומנות בשביל להתעסק בזה, מה גם שעובדיך יפסידו זמן יקר במשימות העבודה השוטפת לשם האריזה...