רווחים או נזקים?? 

"אני רק מנהלת החשבונות. מה שבעל הבית עושה עם הכסף שלו....זה כבר עניינו"

זו התשובה שקיבלתי ממנהלת חשבונות של לקוח שהתחלתי לעבוד איתו ולחקור מדוע חסר יותר ויותר כסף בחשבון הבנק ללא קשר למחזור העסקי.

מנהל מנהלת החשבונות בעסק שחושבים שהם רק פקידה, שמתעדים את החשבונות הנכנסים מספקים, ואומרים לבעל העסק כמה עליו לשלם, גורמים נזקים והפסדים שנדרש משקיף מיומן כדי לחשוף אותם.

האם התפקיד של מנהל החשבונות, הוא באמת רק לתעד חשבונות?!

מאחר ויש לי תפקידים כיועץ במספר חברות במקביל, יש לי את היתרון להשוות רמות שונות של התנהגות בעלי תפקידים.

אם לבעל העסק חסר את הידע המלא של התפקיד, הוא תמיד יהיה בפיגור.

הנה שלוש דוגמאות מעשית לנקודות לבדיקה אצל מנהל חשבונות בעסק.

זה ממש לא בעיה.

בקלות יש דוגמה לכך בעסק שבו מנהלת החשבונות, הייתה באה לעבודה.

כן. באה לעבודה.

מה רע בזה? שזה בדיוק מה שהיא הייתה עושה.

היא הייתה זו שאליה הגיעו כל החשבונות של הספקים.

בכל פעם ששמעתי עליה מבעלי העסק, נאמר לי שהיא הייתה מאוד מאוד עמוסה בלטפל בכל הניירת הזו.

בסופו של דבר כאשר הגיע מועד התשלום לספקים - היו חסרים מאות אלפים כדי לעמוד בכל התשלומים.

תפקידו של מנהל החשבונות, ליצור שיטת עבודה שמונעת הוצאות גדולות מהכנסות בתזרים.

מנהלת חשבונות שמסבירה לי, איך אין לה מה לעשות בנוגע לכל החשבונות האלה שמגיעים....ואין לה שום סמכות להשפיע על הרכש - היא חסרת אחריות.

הוכחה לכך, היא מנהלת חשבונות, חדשה יחסית שהכנסתי לתפקיד ועברתי איתה על המדינות של "הוצא פחות ממה שאתה מכניס."

וגם על כך שהכנסה ברוטו מחושבת מכסף אמיתי שהופקד (ונפרע) בבנק. כלומר לא שק דחוי.

לא תשלום שצריך להיות כאן. לא שק שצריכים לשלוח לנו או כל דבר אחר מלבד מטבע קשה שהופקד בבנק כנגד תוצרת אמיתית (לא הלוואות).

אותה מנהלת חשבונות, אחרי שביצענו פרויקט ניהול תזרים בעזרת אמיר תזרים מזומנים, ידעה להגיד בדיוק כמה כסף יהיה חסר בעוד 30 יום, וללחוץ על תהליכי רכש נכונים יותר.

כתוצאה, היא ידעה הכין את בעל העסק לקראת מה שהולך לקרות ואף להמליץ איך לטפל במערך האשראי בבנק בצורה נכונה יותר.

במהלך הכנסתה לתפקיד, הבהרתי למנהלת החשבונות, שאפשר לרכוש ולהתחייב רק לאחר שאושר תקציב מראש או אושרה הזמנת רכש.

הזמנת רכש בפועל מתחילה ממסמך פנימי המתעד מה רוצים לרכוש, וכמה זה צריך לעלות וכמובן פחות או יותר מתי הכסף מתוכנן לצאת בפועל.

לעיתים זה נראה כמו "עודף בירוקרטיה" ואיטיות שאי אפשר לסבול.

אבל האמת היא שעדיף שזה יהיה משהו שאי אפשר לסבול.

 ועם הזמן יוכח שככל שזו תהיה מערכת שאי אפשר לסבול אותה, כך יצטמצו ההוצאות.

אותה מנהלת חשבונות שהכנסתי לתפקיד החלה לשים גבולות לאנשי הצוות, בכל הנוגע להוצאות.

היא שמרה כל כך טוב על הכסף של החברה, שהצוות התחיל להצמיד לה את הכינוי "סטאלין" מאחר והיא שלטה ביד רמה בצמצום ההוצאות בחברה.

ואכן, המצב החל להכנס תחת שליטה.

באמת?!

בוא נתבונן פעם נוספת.

אם מנהל או מנהלת החשבונות רואים את התמונה של ההוצאות, מהצד השני, אם הם נוגעים ישירות או בעקיפין בגביה ובהכנסת הכסף.

מנהל חשבונות שמנסה להתמודד עם פערים בין כמות המזומנים לסכום התשלומים בעצמו, הוא שוב דוגמה למנהל חשבונות חסר אחריות.

מנהל חשבונות טוב, יעמוד על כך, שהוא יהיה מחובר למערכת ניהול המכירות וידרוש וידרוש וידרוש שיכניסו כמות גדולה של כסף שתכסה את ההוצאות + רזרבות.

נדירים הם מנהלי החשבונות שיודעים לדרוש מבעל העסק, ממנהל המכירות, מנציגי המכירות, ומכל איש צוות אחר תפוקה אמיתית שסוף להכניס יותר כסף לארגון.

האמת היא שמנהל חשבונות טוב - יוצרים.

נתקלתי בזוג אחרים שמנהלים חברה גדולה מאוד.

הגישה של אחד האחרים הייתה "אם אני כבר משלם משכורת גבוהה, אז האדם שנכנס לתפקיד צריך לדעת את הכל ולבצע את כל מה שנדרש בתפקיד."

למרות שהמחשבה היא יפה ונשמעת הגיונית, היא כזו רק למראית עין.

גם מנהלי החשבונות הבכירים ביותר, מפספסים ומלכתחילה עולים הרבה כסף.

לכן הפתרון האופטימלי (לא האידיאלי) יהיה למצוא ולגייס תוך כדי סינון ומיון מנהל חשבונות שמראה מידת אחריות ואכפתיות גבוהה, ולאחר מכן, להכשיר אותו לתפקיד כפי שאתה היית רוצה שהתפקיד יתבצע.

אם אינך יודע איך התפקיד צריך להתבצע בצורה מושלמת - פנה אלי ואשמח לעזור.

לחץ כאן לקרוא עוד