המדריך המלא להקמת ומעבר משרדים - שלב שלישי: תכנון המשרד - עיצוב פנים 

שלב זה, הינו שלב מרכזי בפרויקט ומטרתו לתרגם את חזונכם האישי והעסקי לנראות שאמור לשדר המשרד החדש לעובדיכם וללקוחותיכם, כמו גם להיות פונקציונאלי ולשרת אתכם באופן האופטימאלי בעבודתכם היומיומית.

העבודה עם מעצב/ת הפנים (אדריכל/ית) הינה צמודה ואינטנסיבית, שכן ברצוננו לקצר את משך הזמן מהתכנון לביצוע ככל הניתן (בהמשך נפרט מדוע). יחד עם זאת, כמות הערות והסקיצות המועברות בין הלקוח לאדריכל/ית במעין פינג פונג אין סופי, מגיעים לסיומם הזמני כשה"דד ליין" מגיע ואין ברירה אלא לחתוך ולעצור.

על מנת שתהליך זה יהיה יעיל ואפקטיבי ככל האפשר, עלינו לספק למעצב/ת הפנים מידע רב ככל הניתן ובעיקר מידע מעובד, מגובש ועקבי. על הגורמים הרלוונטיים במשרד לגבש צוות חשיבה/היגוי או למנות גורם אחד אשר יקבל את ההכרעות הדרושות. כמו בכל נושא אחר בחיים, כשיש יותר מגורם אחד שצריך לקבל החלטה, משך התגובה מתארך, תוכניות משתנות מקצה לקצה ואף חוזרות לנקודת המוצא.

כמנהלי פרויקטים מנוסים בעולם זה, איננו מתביישים ואף מרגישים מחויבים להגיע בעת הצורך עד לרמות הגבוהות בארגון ולחתור להכרעות. כל יחידת זמן חשובה, כמו גם השמירה על כוחותיכם וכוחות המעצבים, לקראת השלבים הבאים. לעיתים מגיעים כל הצדדים לשחיקה גבוהה בשלב זה ועושים הכל רק כדי לסיים את התהליך (בעיקר האדריכל/ית של הפרויקט, שכן כל שינוי והתאמה נוספים מצטברים לשעות עבודה רבות, כשתמחור הפרויקט נעשה על ידו טרם תחילת העבודה - ובנקודה מסוימת הוא מרגיש כי מכאן ואילך הוא מפסיד - עלינו להימנע ככל הניתן מהגעה לנקודה זו).

עלינו לצייד את המעצבים במפרט הטכני הצמוד לחוזה, בתוכניות הנוכחיות של המשרד המיועד, בהגדרה ברורה ומגובשת של המראה העיצובי המבוקש בסיום השיפוץ והתאמת הנכס, הגדרת מספר החדרים וכמות העובדים וחדרי השרות השונים הרצויים לנו ושימושם (פרוגרמה).

מעצבי הפנים, כמי שעוסקים במקצוע פרופסיונאלי אך גם באומנות, יבקשו לתת ביטוי ליצירתיות שבהם, לחדשנות ולאסתטיקה. לעיתים שאיפותיהם לא יעמדו בקנה אחד עם התקציב המיועד ויש לאתר זאת מבעוד מועד.

לרב, כשנשאל מעצבי פנים או אדריכלים כמה עולה פריט מסוים, עבודה מסוימת או כל נושא הקשור ליישום בשטח בפועל הם יאמרו לכם שאינם יודעים (על הגורמים לכך נפרט בהמשך).

לכל בחירה שהם מבצעים או מציעים יש משמעות עצומה על הפרויקט. עבודות מיוחדות, שימוש בחומרי גלם מסוימים, אופן תכנון חלוקת הפנים, חיפויים, זכוכיות ורשימה אין סופית של פרטים יעשו את  ההבדל בחשבון הסופי. כמו כן,לכל תכנון עיצובי יש השפעה על משך זמן הביצוע לצורך יישומו, זמן אותו יש לקחת בחשבון.

למנכ"ל, מנהל/ת התפעול, מנהל/ת הרכש, מנהל/ת המשרד או מי מטעמכם, ברב המכריע של המקרים,  אין את הניסיון המקצועי או הידע הדרוש על מנת לבחון את המוצע להם באופן מקצועי ומושכל ולאזן בין המוצע, לבין ההשלכות התקציביות ושאר הפרמטרים שציינו לעיל. כמו כן, לעיתים הפתרונות המוצעים לנו בתוכניות יהיו אולי אסתטיים אבל מאוד לא פרקטיים, ודרוש ניסיון על מנת לאתר אותם בשלבי התכנון. כשנתחיל בבניה או נאייש את המשרד נאלץ לחיות אם האילוץ או לשנותו בעלויות לא מבוטלות (זמן, כסף, אנרגיה).

במקרים רבים, לפני תחילת התהליך מעריכה ההנהלה שהגורמים הפנים ארגוניים שנבחרו לאיפיון, ניהול, בקרה ופיקוח על הפרויקט  יכולים להתמודד היטב עם מטלות הפרויקט. חשוב, להבין, להסתמך על ניסיונם של אחרים ולזכור, כי התהליך גוזל שעות עבודה ארוכות ורבות, אשר אינן בפעילות הליבה של הארגון ובתפקידו השוטף של הפרט. העובד או  הגורמים שמונו לעסוק בו יפגעו בלית ברירה בתפוקות ובאיכות של עבודתם - בזו השוטפת, בפרויקט או בשניהם גם יחד.

מעצבי הפנים יגישו לכם תוכניות עליהם תדרשו לחתום בסיום התהליך ולאשרם. לצורך כך נדרשת מיומנות טכנית וניסיון על מנת לקרוא ולהבין אותן. לא מדובר רק על קווי המתאר של הקירות כי אם על פרטים טכניים רבים המופיעים בתוכניות. אישורכם לגובה מסוים, לכמות או מיקום מחייבים אתכם ומאשרים כי הסכמתם לכך. כמו כן, נתונים אשר לא יופיעו במקומות מסוים שנראים לא חשובים או שבהיסח הדעת לא מופעים גם כן יחייבו. בעלי המקצוע ימקמו אותם היכן שהם מבינים ולעולם זה לא יהיה המקום הרצוי או האופטימאלי ומכאן ההשפעות שתיארנו קודם לכן.אילוצים בשטח ושינויים מצד השוכר הם כמעט בלתי נמנעים ומטרתנו לצמצמם לאפס.

ניסיוננו הרב מאפשר לנו להוות גורם מתווך בניכם למעצב הפנים (ושאר בעלי המקצוע). אנו מייצגים אתכם, ורק אתכם - במתח הטבעי שבן שני צדדים עסקיים המתקשרים לביצוע עבודה. מטרתנו להוות גורם מייעץ המתאר לכם את המוצע, הבוחן שלא נשכחו פרטים, מסב את תשומת לבכם לכל נושא הדורש תשומת לב מיוחדת ומעביר את הערותיכם לתיקונים ולמימוש. ניסיוננו מאפשר לנו להציע רעיונות יצירתיים, להסב את תשומת לבכם למשמעויות כלכליות, להתריע על מגבלה פונקציונאלית צפויה בתפקוד היומיומי או בתחזוקה.

זכרו: לכל המלצה או פתרון שתקבלו יש משמעויות איכותיות ותקציביות ויש לאזן בניהן.

עלינו לבקר כל העת את התכנון המוצע והתאמתו ככל הניתן למפרט הטכני. במקרים שאין הלימה, עלינו לקבל החלטה מושכלת תוך הבנת המשמעויות הנובעות מכך.

קראו את הפרק הרביעי - תכנון מול יועצים ותוכניות - חשמל, מיזוג, מתח נמוך, תקשורת, אינסטלציה ועוד...