סריקת מסמכים - מדוע זה נחוץ?
דף הבית  >>  >>  הרשם  |  התחבר
מאמרים

סריקת מסמכים - מדוע זה נחוץ? 

מאת    [ 21/03/2008 ]
מילים במאמר: 225   [ נצפה 1961 פעמים ]

 
 

בעקבות הקדמה הטכנולוגית, ארגונים רבים עוברים לעבודה ללא נייר. הסיבה העיקרית לכך היא חסכון עצום בכסף, זמן ושטחי אחסון יקרים. מנהל הארגון מעוניין שתשומת לב העובדים תתרכז בתחום עיסוקים והתמחותם ולא בתיוק מסמכים בקלסרים והכנסתם לארכיון המסמכים ההולך וגדל.

ארגונים גדולים ומוסדיים נוטים להעסיק מספר עובדים באיסוף המסמכים בארגון, תיוקם בקלסרים (עבודה שאורכת זמן רב כשלעצמה), החזרת הקלסרים למקום או אחסונם ושליחתם בארכיב. הקדמה הטכנולוגית מאפשרת כיום לארגון להוזיל את עלויותיו באמצעות העסקת עובד פנימי שיתמחה בארכוב המסמכים.

אותו עובד יטפל במסמכי הארגון, ירכז אותם, יסרוק אותם, יגדיר את הנתונים הדרושים, יאחסן אותם בתיקיות הרצויות בשרת (ויבצע גיבוי ושמירתם ע"ג תקליטורים). במקום לאחסן את המסמכים בקלסרים ותיקיות התופסים שטח רב ויקר במשרד הארגון יכול לוותר על שמירת הניירת החל מהרגע שהיא נסרקה ועברה למדיה דיגיטלית (אלא אם כן חלה עליה חובת שמירה למספר שנים). באמצעות הליך של סריקת מסמכים תעבירו את הארגון שלכם לסביבה ניהולית באמצעות ארכיון דיגיטלי.

בארגונים גדולים שטחי האחסון (או ארכיון מסמכים) מתפרסים על מאות מטרים יקרים המכילים תיקים רבים. מלבד עלות האחסון היקרה קיים סיכון שהניירת לא תשמר בצורה טובה ובטוחה והמסמכים יצהיבו, יתבלו ויעלו עובש, באופן כזה שיהפכו להיות בלתי קריאים.

פן נוסף הוא הפן הבטיחותי. במקרים כגון פריצה וגניבת המסמכים, הצפת שטח האחסון, שריפת המסמכים, ארועי טרור או כל אסון ארגוני אחר, כל המידע שנצבר בארגון ייעלם אף הוא ולא יהיה ניתן לאחזרו.

המאמר נכתב ע"י האתר דוקיומנטס. ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שרותי סריקה, ארכיון דיגיטלי http://www.documents.co.il info@documents.co.il 054-5880060

מאמרים נוספים שעשויים לעניין אותך:

שליחת המאמר שלח לחבר  הדפסת המאמר הדפסת המאמר  קישור ישיר למאמר קישור ישיר למאמר  דווח מאמר בעייתי דווח על מאמר בעייתי  כתוב לכותב המאמר פניה לכותב המאמר  פרסום המאמר פרסום המאמר 

©2017
כל הזכויות שמורות

מורנו'ס - שיווק באינטרנט

אודותינו
שאלות נפוצות
יצירת קשר
יתרונות לכותבי מאמרים
מדיניות פרטיות
רשימת כותבים
כותבים מומחים
עלינו בעיתונות
מאמרים חדשים
פרסם אצלנו
לכותבי מאמרים: פתיחת חשבון חינם
כניסה למערכת
יתרונות לכותבי מאמרים
תנאי השירות
הנחיות עריכה
לבעלי אתרים:



מדיה חברתית:
חלון מאמרים לאתרך
תנאי שימוש במאמרים
ערוצי מאמרים ב-RSS Recent articles RSS


מאמרים בפייסבוק מאמרים בטוויטר מאמרים ביוטיוב