איך להימנע מתקלות בתכנון האירוע שלכם? 

אז הסיפור הוא כזה. אני אמנם רווקה מצויה ללא בעל פוטנציאלי ברשת, אבל כבר ראיתי ושמעתי בחיי כמה וכמה סיפורים על התרסקויות קולוסאליות של מערכות יחסים, רומנטיות, משפחתיות ועסקיות- בעקבות גישה לקויה לתכנון אירוע משותף. אז במקום להגיד "לי זה לא יקרה", המשיכו לקרוא וגלו איך להימנע, בכמה שלבים פשוטים ויעילים, מפירוק חברויות ארוכות שנים על בסיס אי הסכמה על צבע סידורי הפרחים.

כשמתכננים אירוע, ולא משנה באיזה סוג של אירוע מדובר- חתונה, בר מצווה, ברית, אירוע עסקי או מסיבת השחרור של שק"מיסטים ינואר 09- יש כמה כללי ברזל שכדאי להיצמד אליהם.

1.עלויות- הא'-ב' של תכנון אירועים מצוי בתקצוב נכון. זה אמנם לא להיט לשבת לקפה עם שותפכם לתכנון האירוע ולשוחח על כסף, אבל אין מה לעשות- כסף הוא מה שמסובב את העולם, ואתם לא תהיו היחידים שתוכלו להתחמק מלדון בו. לפני שמתכננים אירוע, יש לשקול ברצינות את האופציות הכלכליות שלכם. סביר להניח, אם לא ממש בא לכם להיכנס לחובות שיוחזרו על ידי הנכדים שלכם- שתרצו לתכנן אירוע שהעלויות שלו יתאימו לתקציב שברשותכם. על מנת שלא להיכנס לויכוחים מיותרים, שכן כסף ידוע בתור גורם מספר אחת לסכסוכים (קצת למעלה ברשימה מעל צבע סידורי הפרחים), השתדלו לרשום על דף את הסכומים המשוערים לצד הציפיות שלכם מהאירוע והשירותים שברצונכם לשכור. לאחר מכן, תאמו בין שני הטורים וודאו שהמשאלות שלכם ריאליות ומעוגנות במציאות- וחשוב לא פחות- בציפיות של האדם השני.

2.סדרי עדיפויות- במילה אחת- תעדפו. חישבו מהם חמשת הדברים החשובים ביותר, אלה שהאירוע שלכם לא יוכל לתפקד בלעדיהם- ושימו אותם בראש רשימת הדרישות שלכם. בהתאם, סביר להניח שאלה גם יהיו הדברים שתקצו להם את החלק הנכבד ביותר מהתקציב שלכם. לאחר מכן, את הסכום שנשאר הקצו לאטרקציות שהן בגדר מותרות עבורכם. שימו לב שכמעט אין מצב שבו תסכימו באופן מוחלט על מיקום האלמנטים השונים ברשימה שלכם- וזה בסדר. השתדלו לבוא אחד לקראת השני ולעשות כמה פשרות, ומובטח שתצליחו להגיע להחלטה הגיונית שתשביע את רצון כל הצדדים.

3.הגדרת היקף האירוע- לפני שאתם מתקדמים עוד בתכנון האירוע שלכם, חשוב לעצור לרגע ולחשוב כמה אורחים תרצו להזמין. כל אירוע ניתן לערוך באינספור גרסאות שונות על ידי משחק עם האלמנטים השונים שמרכיבים אותו, כאשר ההיקף שלו הוא אחד האלמנטים החשובים ביותר. תצטרכו להחליט אם אתם מעוניינים באירוע גדול ורועש או אולי באירוע קטן למשפחה הקרובה ולחברים הטובים, שיעניק לכם תחושה ביתית ביום החג שלכם. הכל עניין של טעם.

4.ציוות נכון- זה יכול להישמע מצחיק- אבל כשאתם הולכים לבחור משהו, ואני מדברת על כל דבר הנוגע לאירוע שאתם מתכננים- אין דבר חשוב יותר מלבחור פרטנר ראוי ללכת איתו. הדבר תקף עוד יותר כשמדובר בכלות לעתיד לחוצות על סף ההיסטריה אשר ב99% מהמקרים מאבדות כל חשיבה הגיונית והופכות ליצורים בעלי חמש זרועות שכולן דומות באופן מחשיד לשמלות קצפת בגוון קרם אביבי. קחו איתכם חבר או חברה שקולים, הגיוניים, רגועים ובעלי היגיון בריא- שיוכלו לאזן את חרדת ארגון האירוע שלכם ולהפוך את החוויה לקלילה ומהנה. רמז: אם אתם ממוצא פולני- השתדלו שלא לקחת איתכם קרובי משפחה.

5.בחירה נכונה של אולם האירועים- הדבר היחיד שיכול לעשות או לשבור את אירוע החלומות שלכם הוא ככל הנראה אולם האירועים שתבחרו לקיים אותו בו. לרבים מאיתנו (למי בעצם?) זו יכולה להישמע כמו החלטה שולית וזניחה, אבל לא כך הדבר. אולםהאירועים שתבחרו הוא זה שיתן את הטון לאירוע כולו ויקבע אם הוא יהיה הצלחה מסחררת או כישלון חרוץ שימשיכו לדבר עליו גם בברית של הנכד החמישי של הדודה שולה עוד שנתיים. ומכיוון שהדבר היחיד שאתם רוצים לשמוע על עצמכם בשיחות רכילות צהובות במסגרת המשפחה הרחוקה הוא קנאה חסרת מעצורים ולא עלבונות צורמים בסגנון אביב גפן אחרי שהוא לא הסתובב למישהו- כדאי שתבחרו נכון. בימינו, הסצינה המגוונת והמעניינת ביותר של אולמות האירועים נמצאת באזור המרכז. אז אם אתם רוצים שהאירוע שלכם ינצנץ כמו יהלום, לכו על אולם אירועים במרכז, ואם תוכלו להרשות לעצמכם- על אולם אירועים בתל אביב.

6.פרופורציות- אחד הדברים החשובים ביותר, שאתם פשוט לא יכולים להרשות לעצמכם להסתדר בלעדיו כשאתם מתכננים כל אירוע- הוא פרופורציות. לעתים, כשאנחנו מתכננים משהו שיש לו משקל רב עבורנו, אנחנו נוטים לההיפך ל, איך לומר את זה? אה, כן, מטרד סביבתי בלתי נסבל. אבל אל תתייאשו- זה לא חייב לקרות לכם! באמצעות קצת תה צמחים מהול בחמישים טיפות רסקיו, שעה של הספורט החביב עליכם בבוקר וחצי שעה של מדיטציה בערב- תוכלו לעבור את תקופת תכנון האירוע בהצלחה וללא פגע ואף להותיר את קרוביכם בריאים ושלמים. אם כל זה לא עוזר- מרשם מהפסיכיאטר הקרוב לביתכם יעשה את העבודה.

אז אם קראתם את כל המאמר ואתם עדיין מרגישים שאתם הולכים לפנות איש איש לדרכו לאחר המערבולת שקרויה תכנון האירוע שלכם, אז... ובכן- אין לי יותר מה לעשות עבורכם. סתם. קחו נשימה עמוקה (ואל תשכחו לנשוף כחצי שניה לאחר מכן כי אחרת זה לא יהיה אפקטיבי), שימו לכם סיטקום דבילי בטלוויזיה ותירגעו. לא מדובר בפיענוח סודות היקום. תכננו את האירוע שלכם באהבה, בקלילות ובהרבה סבלנות- ומובטח שתצאו מהצד השני בחתיכה אחת.