כיצד לייעל את עבודת המשרד, מזווית קצת אחרת? 

בבחינת שאלה זו נעסוק במאמר זה במתן הסבר על דרכים לייעול העבודה המשרדית ע"י ציוד משרדי מתאים ואיכותי.

כל מנהל ארגוני יספק לכם דרכים רבות לייעול העבודה במשרד ולייעול עובדי המשרד, אך אנו נציג את הנושא מזווית שונה, מזווית פרקטית ויומיומית.

סדר וארגון - תחילה עלינו לדאוג שסביבת העבודה תהיה תמיד מאורגנת, מסודרת ונקייה ולכן עלינו להחזיק במשרד כלי ניקוי, פחים, שקיות ואפילו מגרסה. סביבת עבודה נקייה ומסודרת תסייע לעבודה מסודרת יותר וכך העובדים שלנו לא ישכחו לבצע אף מטלה. כמו כן, בעזרת ארונות תיוק וקלסרים נוכל לשמור על המידע העסקי מסודר, נגיש ונוח לעובדים.

איבזור נכון לכל פונקציה במשרד – עלינו לדאוג שלכל עובד יש את האביזרים שלו, שיקלו עליו את ההתנהלות במשרד. למשל, נדאג שלמזכירה יהיה פתקיות, מאגר עטים, ניירות להדפסה, קלסרים לתיוק, שדכן, מחורר ועוד. למנהל המלאי, למשל נדאג לעמדה נוחה, מחשב, פד נוח למפרקי כף היד, מנורת שולחן, ניירות משובצים, סרגלים, מדבקות, אביזרי אריזה ואחסון, נייר דבק ועוד. למנהל השיווק נדאג ליומן שנתי, מחשב, פתקיות, מדפסת ועוד.

ריהוט נכון למשרד – למעט כסאות נוחים לעובדים, כסאות מנהלים, שולחנות, כונניות וארונות אחסון נצייד את המשרד גם בכיסאות המתנה לאורחים,

עיצוב המשרד – אין ספק שעיצוב המשרד ישפיע על האווירה אותה הוא משדר, הן לעובדי המשרד והן ללקוחות ומבקרים ויתרום רבות לתפיסת העסק. חשוב להשקיע בעיצוב המשרד ולשדר סביבה נעימה ומתאימה. נוכל לעשות זאת ע"י הדבקת טפט מעניין לאחד מקירות המשרד, ע"י תליית תמונות מלאות צבע וחיות, ע"י תליית שעון קיר מרשים, ע"י רכישת אביזרי משרד "מגניבים" כמו סטנד מעניין לעטים, מתקן מעוצב לפתקיות, אטבים ועוד.

מוצרי חשמל ואלקטרוניקה - למוצרי החשמל והתקשורת יש חשיבות עליונה בייעול העבודה במשרד. מדפסת משוכללת, פקס, סורק ואפילו מרכזיית טלפון - הם כולם מכשירי חשמל שמטרתם לשפר את תנאי העבודה, לקצר תהליכים ובכך להוביל לתפוקה גבוהה יותר של הארגון.

בל נשכח את הכיבוד – העובדים מבלים שעות רבות במשרד וחשוב לדאוג שגם להם וגם ללקוחות המגיעים לביקור תהיה אפשרות להכין משקה כמו קפה או תה, או אפילו לדאוג שיהיה כיבוד שיסייע להם להתעורר ולהתרכז בעבודה.

בין אם אתם מנהלים עסק גדול, קטן או בכלל עסק מהבית, רבים הסיכויים כי גם לכם יש צורך בלתי נגמר בציוד משרדי, לא משנה אם אתם צורכים מעט עטים, מרקרים, דפי ממו, נייר למדפסת וכו', במהלך היום יום שלכם, בעסק שלכם, אתם משתמשים בציוד משרדי מגוון, גם אם אתם לא שמים לב לכך.

למעשה, כולנו משתמשים בציוד משרדי כל הזמן וחשיבות הזמינות של הציוד היא גבוהה. ציוד משרדי איכותי ונכון יכול לייעל את שיטות העבודה במשרד. ייעול זה יכול להתבטא בנוחות העבודה (באמצעות כלי כתיבה נוחים, יומנים איכותיים, או אפילו אמצעי הדגשה וזיכרון כמו דפי ממו או מזכרים), אבטחת מידע שניתנת להשיג באמצעות ציוד משרדי כדוגמת מגרסות, או בכלל חיי פנאי ובילוי במשרד באמצעות מוצרי מזון וכיבוד.

כדי שהעובדים שלך ירגישו מוערכים ובסביבה נעימה, תוכל לדאוג לציוד משרדי איכותי וזמין, שיוכל לסייע להם לעבוד טוב ובצורה יעילה יותר.