התאמת מדפסת לצורכי הארגון 

הטרנד הירוק אומנם כבש את העולם ורבים מנסים לצמצם היום  את כמות ההדפסות שמצריכות שימוש בנייר, בכל חברה ובכל משרד, וגם באלו בעלי הגישה הירוקה ביותר, עדיין משתמשים במדפסות מכיוון שזהו מוצר משרדי נחוץ וחשוב לפעילות משרדית תקינה. יחד עם זאת, לא כל מדפסת מתאימה למשרד ובטח שלא כל מדפסת תאפשר לשמור על הוצאה סבירה עבור שירותי ההדפסה. שימוש במדפסת נכונה תאפשר לארגון להוזיל את עלות הדיו ואת עלות הנייר. התאמה נכונה של מדפסת לצרכי המשרד תבטיח גם תפוקה טובה יותר של העבודה

לייזר או רגילה
בעבר, ההבדל העיקרי בין המדפסות התבטא בסוג הדיו ובשיטת ההדפסה. היו מדפסות רגילות שהתאימו לשימוש הביתי. מדפסות אלו נמכרו אומנם במחיר מאוד משתלם, אך הצריכו הוצאה גבוהה על רכישת הנייר והדיו. מדפסות שבעשור האחרון נמצאות בכל המשרדים, הן מדפסות לייזר שמאפשרות להוזיל את עלות ההדפסות. למדפסות אלו יתרונות רבים נוספים כמו למשל מהירות ההדפסה ואיכותה. מדפסות לייזר מגיעות גם עם אופציות הפעלה שימושיות עבור משרד כמו למשל הדפסה על נייר בגודל לא סטנדרטי או הדפסה דו צדדית. אם כן, התשובה להתלבטות ברורה, עבור שימוש משרדי, יש לרכוש אך ורק מדפסת לייזר

על פי רמת השימוש וגודל
היום ניתן למצוא מדפסות מאוד משוכללות המגיעות בגודל קומפקטי ואינן מצריכות לפנות חדר שלם לצרכי אחסון המדפסת. מדפסות יותר מקצועיות שנמצאות בשימוש בבתי הדפוס הן מדפסות גדולות מאוד בעלות תאים רבים ומגוון עצום של פונקציות הדפסה. על מנת לבצע התאמת מדפסת לצורכי הארגון בצורה האופטימאלית ביותר, חשוב לקחת בחשבון לא רק את הגודל שלה ואת מחירה, אלא גם להתחשב בצרכי המשרד. אם זה משרד עורכי דין או רואי חשבון, תצטרכו מדפסת יותר מקצועית, אם מדובר על משרד טכנולוגי שאינו משתמש בהרבה חומר מודפס, אלא בעיקר במיילים, יתכן ותתאים לכם מדפסת לייזר קומפקטית ולא יקרה

אולי כדאי לשכור במקום לקנות
אם בעבר הייתה אפשרית רק רכישה של מדפסת, היום קיימות חברות שמציעות שירותי השכרת מדפסות. מלבד שירות ההשכרה, חברות אלו מציעות גם את שירותי התיקונים וגם מספקות את הדיו ואת הנייר למדפסת. בעבור שירות זה תתבקשו לשלם סכום חודשי קבוע שיצויין בחוזה השירות מול החברה על פי רמת השימוש הצפויה